中国政法大学张永然：基于法大智慧学工建设实践的思考

跟很多文科院校一样，政法大学整体上信息化基础差，起步晚，当ERP系统、成绩单自助打印这种在很多综合院校都已经普及了的时候，我们还在靠人工。在碰上迎新季毕业季的时候经常是辅导员白天跑盖章、晚上加班熬夜复制粘贴做表格，领导呢，埋头在电脑前审核签字。

大量简单重复性工作浪费了很多时间和精力，学校和部门对信息化的需求迫切。另外，学校没有计算机专业，学工部30多个人，包括学工处就业指导中心的老师，都是清一色法科背景，对IT技术知识相对陌生，完全没有独立开发建设能力，在信息化建设上没有经验和相关知识背景。

我认为学工系统一定要解决数据和流程这两个问题。数据是任何系统驱动的基础，没有数据系统是动不起来的。流程式是管理的核心，实际上我们在日常的学生工作中，我们做的所有工作都是流程，学生申请、院系审批、学校最后的审议，都是流程。而我们面临的现状却是，无论是数据还是流程，都是我们学生工作中的瓶颈。

首先来说数据，最基础的数据实际上是从招生数据来，招生数据经过学习数据，最后进入考务数据，这些数据源数据网都不在我们学工系统。而学工处的工作经常涉及到各种基础数据，比如民主信息党员信息、身份证号等各种各样的信息，涉及到公安、教务、统战、国际交流合作等各种各样的部门。学工部不产生源信息，却需要统计信息，另外学工即使本身也产生了一些数据，这些数据也很难被有效记录和运用。还有请假离校、奖惩，我们往往是平了之后，形成一个纸质文件，顶多会有些有心人做一个excel表格，以备学生查询，这样就导致我们数据方面实际上是处于劣势的。

在流程上，我们先以学生请假为例，现在打个电话可以请假，发个短信可以请假，QQ微信可以请假，请同学帮忙代请假。其实辅导员们不可能记得这么清楚，如果我们只重视请假结果，而不重视请假流程，我们就会发现，如果学生真的出现意外的话，那辅导员、学工部拿什么来对抗作为学校免责的证据，这是我们面临的一个很重要的问题。再来看看奖学金评选，也有类似的情况。奖学金评选通知时效过了之后，有学生会来找你说老师我因为家里边各种各样的原因忘了通知，这时候我们辅导员就会面临一个问题，我是给你办呢还是不给你办，我给你办，上下全部受影响，我要不给你办，有些同学有可能就会产生群体性事件，大家知道在自媒体时代，每个人的声音会被无限的放大，而且通过这种各种渠道，他会不承认自己违反规则，他会说这个老师多么不近人情。

所以在数据准确的基础上，我们要流程更加明确，那就是不同的主题，每个人有不同的账号，有不同的权限，他必须在不同的步骤中建。 

因为当时学校整体信息化建设急速推进，实际上是几个系统在同时建，还有一个底层的学校信息数据中心也在同步开发中，就涉及到系统之间的融合以及融合如何落地。

另外也担心建了系统之后，过两三年到升级的时候，供应商商说这个该升级了，需要把系统全给推倒重建，那我们也没钱再买，所以系统的灵活性，能否迭代，也是一个很重要的问题。

所以我认为我需要的产品一定需要满足高度融合，无缝对接其他业务系统。智慧校园发展到现在，我们需要的不是一个单独的智慧系统，而是各个系统的整合，一开始定位，就一定要通过统一身份认证，直接和我们的智慧发展对接。 这个起点是必须的，如果没有这个起点，我们可能面临的问题，就像大家需要不同的密码，不同的账号去登录不同的系统，那可能更加繁杂。第二，系统一定是稳定开放，便于升级和增减。我个人理解开放性，指的就是这个产品它一定像手机那个安卓系统一样，所有的模块可以通过APP的形式去添加，而且这个添加不会影响整个系统的稳定。

在2016年3月份大学工系统建设正式立项以前，其实从2006年开始，我们就断断续续做过一些零星的尝试，06年花4万买过一个系统，但使用体验非常差，仅仅上线半年就被废弃，12年建立的本科生迎新网算是一个起步，但是由于缺乏整体规划，每一年迎新时采集的学生信息即使沉淀下来，最终也没有被有效利用，后来我们还做过学生就业方面的服务系统，结果也是同样的情况。

13年以后，借着学校整体信息化建设往前往深推进的东风，也是响应黄进校长提出的“现代化、科学化、国际化、法制化、信息化”号召，我们积极筹划，经过多次申请在16年初我们获得了学校130万的专向拨款，要求建设一个涵盖学生培养全过程的数字方案，正式启动了统一的、整体的政法大学学生信息平台建设项目。16年11月份完成招标部署，17年9月份正式上线运行。系统功能设计上，要求遵从各项科学规范，关注师生实际使用效果，切实提高师生工作效率，通过业务流程梳理帮助厘清工作程序，塑造师生规则法治意识。

系统基本架构：

打造学生信息一张表：

构建学工全场景应用模块：

随着我们智慧学工pc端基本完善，有一些应用已经可以跑起来，所以下一步就是做到一云多屏，这也是现在移动化趋势，每个老师、同学都有手机。比如我们已经上线了的辅导猫，请假离校这种都可以在手机上通过辅导猫完成，灵活方便。 

基于我们刚才讲的数据和流程这两个核心，做进一步的系统功能优化。

流程方面首先是从提升用户体验角度出发，现在的办事大厅原理还是模块添加方式，是以管理为核心。以后我们希望打造一个个性化的以用户为中心的体验方式。比如说，资助中心的老师就只要在他的个人办公中心看资助相关的模块，其他模块不用看，比如说我们今年上线的针对辅导员老师的辅导猫这个产品，就是专门为辅导员群体设计，产品功能都是从减轻辅导员工作量，提升辅导员工作效率角度出发。

然后是优化流程。现在在实际工作中，虽然很多流程在系统中审批过了，但考虑到档案留存还是会考虑各种签字，因为大家总感不放心，但实际上电子证据同样是证据，所以在推动无纸化办公方面还需往深进行。

另外对于有些业务，如果能实现自助服务，那一定要推行自主服务。现在我们学校两个校区都有自助服务大厅，财务的、一卡通的，其实，教务、研究生院，都有很多业务可以进行自助服务。

还有继续推进智慧校园下各个系统的融合。我们刚才也谈到数据中心，它本身实际上容易造成信息的缩减，我们如何让数据跑起来，让数据动起来，最主要就是要各个系统融合起来。目前的信息化建设，对于学生来说，他其实有时候很麻烦，因为好多模块，比如他要去教务系统查成绩，到学工系统来请假，那么我们能不能把这些关联的业务都体现出来，整合起来，以专项服务的形式推给师生？ 

在数据方面提升数据数量和质量，这一点在实际中要做到并不容易。虽然能确立数据标准，但是不同的系统在经过数据中心的时候，会有数据衰减和误差。

比如，评奖学金的时候，需要教务的信息，教务信息上，成绩往往和培养方案挂钩的。但是经过数据中心的推动之后，我们和培养方案形成了一个没有挂钩的情况。因为现在随着我们学校人才培养改革的进行，全校通选课程，每个同学即使在一个行政班，但他可能在全校的各个部分上课，而且在一个班里有可能就有三种或者四种的培养方案，我们在评奖学金的时候，实际上是按照培养方案来确定它的比例和范围的。所以这个数据过不来，我们最后就没法进行一个分类，往往还是要辅导员先在线下，要把培养方案的这个课掌握和确定之后，形成一个基本的结果之后再走程序，这个可能是我们下一步要改正的，那就是在数据质量上一定要下功夫。

基于数据，我们可以形成学生行为数据的分析，比如说学生啊去哪，看些什么书，进而形成学生的行为画像。 

大数据时代，在注重个人隐私保护的情况下，学校如何采集、使用学生信息如何才是合理合法，我们如何用才不侵犯学生权利，管理权边界在哪里？我们可以去看看《民法通则》里面关于公民隐私权侵权责任的描述和界定，内容很多很详细。

系统管理流程是制度的体现，学校想通过系统来塑造学生的这种规则和法治意识，这是刚性原则，少了线下管理伸缩的柔性，那么如果谁在系统的流程中出了问题，是不是就应该让他承担责任？能否“法外开恩”？我个人觉得，这种刚性规定可以作为一般的原则，如果有特殊的情况还是可以例外，可以宽容一下。

系统的依据是规章制度，依据规章制度，设置流程，开发功能模块，但这就造成了一事一模块，系统变得越来越庞大，在学校的一站式网上服务大厅，大家进到那个大厅里边就会看到密密麻麻的模块，虽然有搜索有定位的功能，但上百个服务模块实在是太多了，搜起来也很慢，如果对业务划分不清楚的话有时甚至不知道搜什么。所以，如果把这种以事为中心，转化成以人为中心，实现从个人使用视角出发的开放系统架构，就能避免陷入一个永远没有尽头的不断增加模块导致越来越冗余越来越不好用的服务大厅。