独家丨南京理工大学：综合人事服务建设过程的经验和思考

南京理工大学（以下简称南理工）隶属于国家工业和信息化部，是国家211工程重点建设高校，并入选“江苏省高层次人才创新创业基地”和国家“创新人才推进计划”国家创新人才培养示范基地。

今天我主要是把建设信息化的背景、目前开发的状况以及在建设过程当中的一些思考和遇到的一些问题，和大家一起交流。

首先简单介绍下南理工人事处系统的历史状况。

我2005年进入人事处的时候，我们已经有一个很简单的人事系统在用，但那时候信息化并不是一项工作必须要走的流程，大家会觉得录入数据是一个“额外”的附加工作，所以很少有人去系统里更新数据，导致系统里的数据越来越不准确，最后就形成一个“越不用越不好用——越不好用越不用”的恶性循环。

到了2009的时候，我们人事处下决心要重新做一个系统，但是当时这个系统也没有用得起来，为什么呢？

一是重复填写。各部门数据割裂，经常重复填写，很多教职工不愿更新或补充数据。

二是数据不全。当时考虑也不够周全，很多数据项没在里面，在工作当中需要的数据没有。

三是维护不佳。这也主要分为两方面，一方面当时那家外包厂商的技术支持跟不上，我们提出来的要求不能满足；另一方面也是因为当时处里面没有专人对接把工作落到实处。系统没有及时维护，大家也都不用了，事实上这套系统很多功能也设计了，年度考核、职称评审、甚至临时工的合同到期提醒都有，但是使用不方便。种种原因，导致了实际上都没有运用起来。

在2013年时学校决定要从整个校园的信息化规划的角度进行顶层设计，在之前的现代教育中心的基础上成立了信息化建设与管理处，通过这个部门加强学校信息规划的顶层设计，统筹学校的信息的规划，破除部门边界，分离管理和服务。

过去，科研有科研的系统，教务有教务的系统，人事有人事的系统，而这些系统有着严格的边界，数据标准不一致，不能互相传输、抓取，还要到另一个系统导出来再导进我的系统。

所以学校的信息化处提出了“校级大人事系统”的概念：为教职工个体完成生命周期各阶段的服务获取为目的；以“业务场景”为边界，建立松耦合的小服务，打破部门边界；所有数据实现校级统一、源头管理、授权使用的校级大人事系统转变。

第一是服务教师。能用起来，提高效率，而不增加教师的负担。比如年度考核，为什么有的老师要抵触？因为以前老师只要用word文档，机器里有的数据直接粘贴一下就能打印了，现在还要让他输入信息，教学量科研量，他们当然怨声载道。但我们如果能做到无需他重复填写、直接抓取，自然提高效率，让他们省心了。同时界面美观、操作便捷、使用顺畅，也让老师们用起来更舒心。

第二服务业务。通过数据共享让管理高效，让管理智能，能通过信息化了解到每项工作的状况。

先说说建设过程：

• 2013年成立信息化处，后来信息化处进行信息化规划提出要建立大人事的信息化系统，2014年12月学校将人事处信息化建设立项；

• 2015年1月到2015年4月，进行了整理的需求梳理和调研，和人事处、信息化、组织部、离退休处等几个部门一起进行需求梳理和调研；

• 2015年5月-2015年12月，确定了整体思路，启动开发；

• 2016年1月，教职工信息统计分析、个人信息、新进报到正式上线。三月份年度考核和上线，这个上线指业务流程能完全从线上走。所以年度考核上线后，2015年的年度考核全部从线上走，完全使用起来。还有异动管理、离退休这些，也已经完全做好了，近期准备完全上线。

再说说具体建设情况：

第一，配合学校构建统一的网上办事大厅。

这与传统的人事信息管理系统不一样：传统的人事信息管理系统是要登录学校的一个平台，再找到人事信息管理网站点击进去；

现在学校有个统一的网上办事大厅，这里面集成了不仅仅是人事部门的模块，还包括其他的模块，包括校办做的办公系统，本科生教学系统等。

涉及到人事处的有教职工信息管理，这里还涉及到权限的分配，不同的部门、学院，有不同的查询权限；我的人事信息查询，可以查询到我个人的信息、教学、科研等信息；新进人员报道的程序，现在我们已经完全能够在线上完成整个报道流程。

第二，建立信息管理机制：

• 确定人员、实现全覆盖。我们目前把教职工信息、干部信息、各类人员信息等全校所有人员信息都管理起来了

•  明确信息管理权限、源头维护。源头维护就是哪个部门的职责范围内的数据哪个部门维护

• 核心数据可追溯、可定点追踪。比如“副教授”改为“教授”，什么时候改的、什么人改的都可以查询，并且个人改完，部门还要审核。

• 查询和统计可授权，保障信息安全。不同的人查询什么信息、学院查询什么信息都有权限控制。

第三，建立个人档案中心

首先是基本信息，现在我们是把能想到的数据都列进去了。除了基本的人事信息以外，我们在个人档案中心里面，也有一些数据要从其他的部门抓取过来，教学工作量、科研成果、科研经费、科研项目等等，包括工资都在个人档案中心的体现。整体上是从单一部门到多部门的共享、静态数据到全生命周期建立个人档案中心的一个转变。

第四，上线查询与统计。可以通过姓名或者工号进行查询，也可以性别、学位、岗位分布、职称、年龄啊等几个条件交叉查询统计，生成各种统计图表，也能点击进去看到具体明细。这个也是我觉得比较棒的地方。

第五，上线新进报道。以前是新进入职报道的教师自己去跑13个部门完成报道手续，但通常一天肯定跑不完，经常到办理部门后发现相关负责人不在，有些服务不到位的学院让老师自己跑，但新老师连校园里的路都不认识，所以至少要2-3天。

去年我们放寒假最后一天，最后一天大家都要赶着放假了，可能大家觉得会报道办理会比较费劲。当天正好有一个新教师来报道，但当时我们已经上线了新进报道服务，这位新老师从启动报道到完成所有二级单位报道只花了20分钟，各单位收到短信就及时处理了，非常方便！一般来讲，现在我们的新进教职工平均1-2个小时都能完成。国资处啊、财务处啊、医院啊、工会啊、保卫处啊这些部门都是可以在网上办理了，不用过去跑了，比如病历卡啊、爱心互助金合同啊、工作证等，后续有时间再去拿就可以了，也会有手机短信通知提醒你。

第六，上线年度考核。我们2015年的年度考核，个人填报、部门审核、学校审核全流程支持全是网上完成。我们可以设置部门的优秀率是多少，超过这个比例报不上来的，这样能有效的控制考核工作的规范性。

另外考核委员会认定的时候，近3000个教职工，要查谁的信息，也能直接从网上调出来看。各个单位有多少人优秀、什么情况都能马上查到，这在以前的都是完全不能做到的。

个人教学、科研数据都是直接从教务部门和科研部门抓取过来的，教职工不用重复填写了。系统刚上线的时候也存在数据不够准确和全面的问题，比如手机号码，以前数据是不全的，但我们在年度考核中设置必须填写个人手机号码，这样就很快完成了全校教师工个人信息的搜集，反向推动了学校数据质量的提升。

上面讲的就是我们目前已经使用的几个模块。整个系统使用的感觉总体上可以总结为这么几点：

这次我们的系统不仅用起来了，感觉用的还不错，我个人感觉这里面有以下几个原因：

一是学校的统筹规划。学校成立信息化处，从顶层设计进行规划，不再靠人事处单个部门来推进人事信息化。

二是信息化部门牵头推进。我们人事处大部分是不懂技术的，尤其像我是文科出身，所以我们只提供了需求提出“我们需要什么”，至于具体怎么实现，由信息化处来推动完成的。

三是碎片化服务、逐步上线。一个个服务模块逐步上线，上线后就开始使用，使用过程中反向完善数据，而不是以前一个系统开发完一下子全部扔过来。

四是主动协调、寻求支持、精益求精。我们处里人事科主要负责这次人事建设的相关工作，他们在这个过程中都积极寻求帮助，跨部门主动协调。很多人都很惊讶我们这么多部门怎么协调，怎么让其他部门来愿意积极使用？这里面我们人事科的同仁们确实做了很多工作，他们不断跟其他几个部门做工作，耐心地讲给他们听，让他们了解这个系统，并且详细地告诉他们能带来怎样的便捷。其他部门的同事们只要了解了、使用了，自然有感觉，觉得好用、有效果，自然也愿意一直用了。

另外，我们在整个系统建设过程中其实也发现了一些问题，正在进一步思考中，这里也拿出来跟大家交流下：

第一个是数据的准确。现在南理工已经将人事处有的所有信息都录入进去了，但是现阶段还是不能保证准确，实际上任何时候都不能保证100%准确。后续还有核实、查档等等基础工作。同时怎么保证数据能够及时更新？比如职称评审完了，如何能够第一时间完成数据维护。

第二是信息化的可持续性。现在是校领导非常重视，但是信息化不是买个电视机放在那就行了，还是要持续的维护。学校能不能持续的重视，持续的给与支持？我们也在思考。如果我们能不断完善功能和用户体验。让学校领导和老师们觉得离不开这个系统，那自然会受到重视。

第三个是部门间业务的协同。比如，寒假前我们想上线年度考核，这就要搜集当年度的信息和数据，相关部门说还没有统计出来呢，所以上线计划相对就要后延。；还有一个是开放系统的安全性，怎么在开放的情况下保证数据的安全，也让领导放心。

最后还有如何挖掘数据价值。数据丰富后，要思考的是如何从简单的呈现继续挖掘数据的价值，进行深层次的分析？比如人才引进，应聘时能否输入个人相关信息后，系统能综合其他的数据（比如整个学校教师科研情况、教学情况、论文情况、项目情况等），从而能判断出这个人才能否达到学校的要求？这都是我们进一步在思考和探索的。

谢谢大家！