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天津科技大学学生处副处长崔永根:学生工作信息化1995到2016

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日期: 2016-10-18
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天津科技大学学生处副处长崔永根:学生工作信息化1995到2016  

 

10月14日举办的“轻松管理 便捷服务 智慧决策”-- 云时代下高校学生工作转型全国巡回研讨会·天津站的现场,天津科技大学学生处副处长崔永根老师发表了《学生信息化探索及未来趋势刍议》的演讲,下面根据实录整理。

 

我今天主要想站在一个用户的角度,围绕“学生工作信息化建设和未来发展趋势”,来和大家分享一下自己的经历和关于工作的粗浅见解。主要按照以下四个方面来介绍一下自己的心得。

 

第一,学生工作信息化转型的认识;

第二,天津科技大学在学生工作信息化建设方面的探索和实践;

第三,天津科技大学学工系统使用情况和建议;

第四,未来学生工作信息化建设发展的趋势。

 

一.学生工作信息化转型的认识

 

“信息化”是人类社会发展历程中一次重大的产业革命,它改变了整个社会的运转方式,包括人的生活方式和工作方式。学生工作作为社会工作的一部分也发生了深刻的变化,具体体现在了工作模式,工作理念、工作渠道、工作对象等各个方面。

 

1.学生管理工作的变化

 

在信息化大背景下,广大学生工作干部可以直接感受的变化主要有四个方面。一是学生工作数据和资料的数字化;二是学生管理工作的程式化和信息标准化;三是管理分工的精细化和系统的专业化;四是工作渠道的多元化。

 

关于数据资料的数字化、管理工作的细化等不用多说,都是大家能够直接感受到的变化,这里主要谈谈工作的程式化和信息的标准化。

 

工作程式化主要是现实工作要适应计算机系统工作特征的要求,比如同样的一件服务工作,如果完全由人来操作的话,其中的顺序和方式会因人而异。例如在接待学生的时候,有人习惯先弄清学生的身份,再问事由,而有的同志可能会先问事由再确定学生身份。这个在我们看来并没有什么本质区别,但如果在计算机系统设计过程中,就会是截然不同的两种模式。所以,要推进信息化,首先要求我们的工作要实现程式化,要在诸多实现工作目标的途径中优选一套最科学的流程固定下来,以方便在计算机系统中实现。

 

再说信息的标准化。比如我们要统计学生民族构成情况,在计算机中输入的是“汉族”还是“汉”,对人看来是一样的概念,而这是在计算机系统里代表完全不同信息,统计数据的时候就会产生偏差。因此要想获得准确的统计数字,就要求我们信息要统一规范。

 

随着管理工作的不断深入,现在的学生管理工作更加精细和精准,需要处理的数据量越来越庞大,这样单凭计算机的简单应用是远远不能满足需要的。因此就要求我们利用功能更加具有针对性、效率更高的信息管理工具。因此各种信息管理系统应运而生。

 

2.学生管理工作对信息系统的需求

 

出于以上的考虑,大家在实际工作中逐步总结出了对信息系统的基本需求。

 

首先,要便于使用。便于输入、便于存储、便于编辑、调用和输出。

 

第二,要逻辑清楚。面临的数据量越来越大,计算机里的文件夹,换一个使用者需要花很长时间去了解每个文件夹所在的位置。这就要求对数据的整理、整合和存放过程当中必须要有条理、系统性,还要有固定的模式。

 

第三,流程要科学。相对之前模糊化的管理,对于计算机系统而言,就要求按照绝大多数人的思维逻辑和习惯,把流程一步步规范,按照计算机编程固化下来,才方便我们使用。

 

第四,信息要安全。数字化、网络化以后,数据变得越来越公开。以前数据是存在自己的抽屉和文件夹里的,现在我们的数据都存在人人都可以访问的云端,因此信息的安全性不由我们不去重视。

 

第五,兼容性要好。信息化系统的实用对硬件设备和系统平台都有较强的依赖性,管理系统只有具备良好的兼容性,才能满足更多的人们在不同设备上实用的需求。

 

二.天津科技大学在学生工作信息化建设方面的探索和实践

 

1.高度重视学生工作信息化建设,扎实推进信息化革新

因为有了上面的一些认识,20年来,我们学校的学生工作一直在信息化的道路上不断进行着实践和探索。这个探索的历程我认为可以分为三个阶段,第一个阶段是全面推进学生工作领域的计算机管理和单用户应用程序的普及;第二个阶段是学生信息管理的网络化共享平台的运用;第三个阶段是在网络与管理功能相结合,搭建起办公自动化平台。

 

天津科技大学学生工作的信息化建设最早可以追溯到1995年,当时为提高统计效率,一个师兄用Foxbase编写了高基报表统计程序。

 

1997年被我在整理工作资料时一个误操作给删除了,迫不得已下,自己买了一本FoxPro的书,边学边练重新编写了一个。

 

1998年学校奖学金制度改革,由于公式很复杂,手工计算不方便也不易统一标准,于是又编写了奖学金评定程序。

 

由于尝到了信息化的甜头,于是在1999年把日常工作中常用的学生档案的管理、人数统计、成绩管理、奖学金评定、奖助学金发放等功能进行了整合,编写了“天津轻工业学院学生管理系统”,实现了较为完善的单机信息化管理体系。

 

天津科技大学学生处副处长崔永根:学生工作信息化1995到2016
(天津科技大学1999年投入使用的单机版学生管理系统)

 

接下来的两年里,我又设计了天津轻工业学院艺术类招生考试管理系统、招生录取语音咨询系统等应用平台,进一步扩大了学生工作的信息化范围。

 

2005年,学校单机化的管理越来越不方便。计算机学院学生工作办公室制作了我校第一套基于WEB技术的学生信息管理系统,实现了学生管理工作与互联网的第一次亲密接触,使学生工作信息化进入到一个新的阶段。

 

2009年学校通过系统的策划,与金智联合研发了“天津科技大学学生工作信息管理系统”,2010年,学校建成了信息门户平台,进入了网络办公自动化和智慧校园建设的新阶段。

 

经过这一历程,也使我产生了三点感触:一是眼光要放远;二是专业的事要交给专业的人来做;三是要重视协同工作。

 

天津科技大学学生处副处长崔永根:学生工作信息化1995到2016
(天津科技大学当前信息门户)

 

2. 大力推广学工系统的使用和普及

 

为了巩固信息化建设成果,持续推进信息化工作模式的转变,我们从2010年起在学生工作中坚持了“四个凡是”,以功能依托和行政指令相结合的形式促进使用与普及。

 

· 

凡是能进系统的学生工作信息,都进系统;

 

 

凡是可由依托系统开展的工作,都用系统;

 

凡是可从系统中统计的数字,都依托系统;

 

凡是可以提供权限的部门,都给使用权限。

· 

 

3. 依托系统进行学生工作规范化建设和改革

 

信息化建设不仅是我们对系统和软件的单向要求,其实学生信息管理系统的应用对学生工作本身的改革也是一种反哺。为了更好地让系统发挥作用,学校重新设计了所有的工作业务流程。这是我们编印的《学生工作规程选编》,里面把所有学生工作都以流程图的形式一项一项规定下来,一方面方便信息系统的设计和完善,另一方面也有利于形成工作的规范和严谨。

 

信息化建设的反哺作用不仅如此,其实它的使用在一定程度上倒逼我们去和各个部门沟通配合,进而加强了部门之间的联系,形成了协同工作机制,建立了全员育人的良好氛围。

 

天津科技大学学生处副处长崔永根:学生工作信息化1995到2016  

《学生工作规程选编》

 

三.天津科技大学学工系统使用情况和建议

 

1.使用情况

我们的学工信息管理系统已经有将近8年的时间,8年来,系统不仅帮助我们提升了工作效率,也帮助我们实现了系统管理的便捷服务,同时还促进了学生管理的规范化和科学化建设。当前学校的困难生的认定、奖学金的评定以及发放等工作都是依托系统来做的。总体而言系统使用的还是非常顺利和方便的,这里必须要为这套系统点一个大大的赞!

 

2.使用中的问题

第一,系统功能划分过细,容易让人产生混淆;

第二,功能架构有待优化和丰富。

第三,个别功能当前已针对性不强。

第四,报表功能当前不能完全满足需要。

第五,系统UI需要更加人性化的设计。

 

3.出现问题的原因

不过也要客观的讲,当前系统使用过程中也逐渐显露出一些不足和问题,我们归纳了一下,原因大致有五个方面:

 

第一,工作中新情况、新问题的出现,使系统的方便程度下降;

第二,工作人员流动对系统使用习惯和熟练程度的影响;

第三,数据录入的不规范造成系统部分统计结果有误差;

第四,数据对接共享延迟造成的数据阶段性失准;

第五,软件本身有些不完善的地方。

 

当然,8年前人们的观念和现在是不一样的,金智今天提出的三朵云,值得我们借鉴。

天津科技大学学生处副处长崔永根:学生工作信息化1995到2016

(金智教育三朵云的使用场景)

 

 

四.关于学工系统未来趋势的设想

 

学生工作是管理与教育相结合的工作,核心任务是“立德树人”,是教育工作,管理是教育的辅助工具和手段。这是一个基本的定位,必须要明确。所以在学生工作无论如何转型,这个格局是不会变的。

 

而且随着信息化技术的介入,管理效率不断提高,老师们在管理工作上投入的精力应该是一个递减的过程,或者是在精力不增加的前提下所从事的管理任务量不断增加的过程。这样以保证老师们可以有更多的时间去从事计算机代替不了的个性化教育工作,以及关于管理的设计和组织工作。

 

这就需要学工系统发挥几个基础的作用,即:工作信息存储调用功能、数据统计分析功能、标准化服务工作的处理功能、和依托数据的教育评价功能。其中前两项是当前系统和技术已经基本实现的功能,第三项是当前一个阶段正在不断完善的部分,最后一项是在未来的阶段发展的方向。

 

1.信息和数据管理方面

 

对所有学生工作数据、资料有序组织、云端存储;

 

对学生状态、经历、评价等信息的记载和管理;

 

为工作人员提供易于操作、高效率、高准确率、方便快捷的数据维护窗口;

 

具有高度贴合实际需求的常用查询、统计和报表打印功能,和可自行设定的个性化数据分析能力。

 

 

2. 服务功能方面

 

首先要提供安全快捷访问和使用的平台接口,如有专属的客户端软件或针对移动平台的网页平台;

 

具有常用学生事务服务的功能,如:奖学金、助学金、补贴、荣誉称号等的申报、审批,以及生活、学习、娱乐信息服务等与学生生活息息相关的各项功能;

 

具有不同对象(师生)关于学生个体、群体获奖助情况、学习情况等具有统计、查询等功能;

 

于班级、宿舍等学生组织的管理整体状况的汇总、统计功能。

 

3.教育功能发挥方面

 

对于学生学习、社会实践能力、诚信等指标积累和量化记录;

 

对于学生某方面或综合素质等的评价定级,并以此发挥育人和引导效能;

 

 

平台内外教育信息的展示推送等;

 

此外,一款优秀的学生管理软件应该还要有高度人性化的人机交互界面设计,让人乐于使用、方便使用。

 

 

因此,我认为今天的主题在未来将拓展为:轻松管理、便捷服务、智慧决策、量化教育、高度安全。

 

 

 

10月19日,小智就要去参加“轻松管理 便捷服务 智慧决策”---云时代下高校人事工作转型全国巡回研讨会·北京站的会议,如果你也有相关高校人事工作的见解,欢迎扫描下图报名参加哦~

 

天津科技大学学生处副处长崔永根:学生工作信息化1995到2016  

 


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