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攻略 | “迎新大考”之现场迎新风险及应对措施

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日期: 2016-08-26
浏览: 17

 

攻略 | “迎新大考”之现场迎新风险及应对措施
   从本月底开始,全国各大高校将接过高考的接力棒,陆续进入迎新模式,随着高校信息化理念的不断深入,传统手工办理的迎新方式已经陆续被数字化迎新所代替,学校工作流程、各部门职责、工作方式都将发生变化,由于现场迎新涉及人数较多,对于未经磨合的工作人员来说,现场风险预估及应对措施显得尤为重要。

 

以下为金智教育研究院总结的迎新现场保障前后的主要问题及注意事项,供各位老师了解。

 

攻略 | “迎新大考”之现场迎新风险及应对措施


1.现场迎新的保障,都需要做哪些事?

【答】前一天保证每个报到点电力、网络通畅、电脑运行正常,并且安装了迎新输入设备所用的驱动软件,如扫描枪、二代身份证读卡器等。对于重要的报到环节,需要配置备用设备,如电脑、接线板、扫描枪等。

 

2.迎新当天早上需要做些什么?

【答】迎新一般为期2天,其中上午9:00-11:00,下午14:0016:00是迎新的高峰期,特别是第一天。在迎新当天一般在7点左右,新生开始陆续到达。此时需由学校和公司方共同组成的保障小组到每一个迎新报到点,逐一确认各报到点的电脑操作人能够成功登录系统,并掌握系统的使用方法,了解报到情况的查询方法。保障组由学校工作人员负责保障电力和网络,公司方负责检查软件的正常运行。

 

3.如何保障各个迎新点的同步推进并及时协调

【答】一般会设置迎新报到总服务台,由学校迎新工作负责人在服务台驻守,一方面解答学生的疑问,指派工作人员进行学生引导;另一方面集中获取、处理和协调各个报到点的故障报修,监测迎新进度。

 

现场各个报到点的工作人员及时向迎新总负责人通报当前报到实时情况。现场迎新总负责人可以灵活安排工作人员进行的现场接待。

 

校领导如需获取迎新进度信息,也到总服务台。服务台在监测到迎新报到的峰值时,可通知校领导可以前往迎新现场,接待贫困生代表,发放免费物品等。

 

4.迎新现场通常会出现哪些问题?如何处理?

【答】通过综合超过100家迎新系统上线后现场迎新的实施经验,我们发现,迎新现场的问题大多集中在两方面:一是网络及硬件的突发故障;二是学生的报到证件缺失、信息校验出错。

 

前者主要的解决方案为在重要的迎新点采用备用设备;后者则是采用手工方式先行记录,后续再系统中重新核实校验并更正。

 

5.如果现场出现故障,一时解决不了怎么办?

【答】如果某一个报到点的问题一时不能排除,切忌做长时间停留,可以引导学生先完成其他报到点的验证后,再返回处理。如遇特殊情况,可采用离线报到的方式处理,对报到人员做好记录,以便于后期导入系统中。

 

6.移动迎新要注意哪些事项?

【答】办理人员提前安装移动端APP,避免现场临时安装时因手机型号出现无法安装的问题;对保卫处进行授权,可以从手机端时时了解到报道统计情况,以保证现场秩序以及人身安全。


现场

攻略 | “迎新大考”之现场迎新风险及应对措施

 

风险1迎新系统网络故障,系统无法访问

【对策】1、联系学校网络中心网络保障责任人,修复网络。2、迎新现场人员手工在本机利用EXCEL记录办理学生的学号和办理内容,待网络恢复后再把数据进系统。

 

风险2电器设备(如插座、电线)出故障、现场迎新系统电脑死机、扫描枪故障,导致该办理点不能正常办理迎新手续。

【对策】如为电脑故障可以重启电脑或启用备用的电脑。其他问题一般更换备件。扫描枪故障可以更换为手工输入学号。

 

风险3 通知书遗失或读取失败,导致该学生不能扫描办理。

【对策】采用手工输入学号。

 

风险4由于各种原因,导致学生在某个点排长队,不能快速的办理报到手续。

【对策】1)告知总体协调人,协调现场志愿者引领学生去空闲报到点办理报到手续。(2)临时增设报到点,补充后备人员进行现场报到手续办理。

 

风险5 迎新现场发现学生的基本信息不对,比如院系或专业不对。可能影响院系报到环节办理:比如某学生本该属于A学院,但迎新系统中,该学生却显示属于B学院,从而导致该学生不能在A学院办理报到手续。

【对策】1)办理人员在本地记录下该学生的基本信息,待完成迎新工作后进行核实并更正;(2)预先准备一个能办理所有院系报到的管理员账号,以应付院系信息不对时,能够进行各院系环节的办理。

 

风险6 迎新系统服务器由于各种原因宕机,不能访问迎新系统

【对策】1)由专人重启服务器,现场人员重新登录系统。(2)启用备用域名服务器,现场人员登录备用服务器进行操作,备用服务器与正式服务器连接同一个数据库,可保证数据准确性。

 

风险7 迎新系统的功能BUG问题,可能影响某一环节的办理效果,或者导致功能不可办。

【对策】经由现场问题接口人立刻反馈给后端开发进行解决,并配合更新。原则上现场不接受功能性需求调整,也尽量不接受程序bug调整,避免重启,除非导致迎新环节不可办理。


祝各大高校迎新顺利,

给2016级新生棒棒的迎新服务体验!



 


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