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南京农业大学李恒贝:服务化浪潮下的信息化构建新模式探索

来自: 李恒贝
日期: 2016-06-21
浏览: 30

6月15日的北京互联网+时代的学生管理研讨会上,南京农业大学信息中心主任助理李恒贝老师做了题为《服务化浪潮下的信息化构建新模式探索》的分享,以下根据李老师分享实录整理。

 

南京农业大学李恒贝:服务化浪潮下的信息化构建新模式探索

 

各位老师,今天我的报告是《服务化浪潮下的信息化构建新模式探索》。

 

我一直在信息中心,就是在服务化模式还没被提出来的时候,我也关心信息化的建设模式问题,尤其是在互联网时代,老师和学生的要求都越来越高,特别是很多学工处的老师,面对大量的学生,现在的学生们都是互联网的原住民,他们的要求非常高。在这种情况下,我们信息中心关心什么?业务部门关心什么?所以我就有了第一个问题,我们为什么要做信息化?从我这些年的经历和思考,做信息化最本质的就是要为人服务,最核心的就是做好数据的积累。


数据积累,我觉得这是作为信息中心的人必须要做、而且始终要关注的一件事。如果信息中心不给学校积累真实的数据资产,只是搞一个工程或者搞一个基础设施的维护等,那么将来一定会被各种各样的社会服务机构所取代,因为学校本质的东西你没有把握。

 

今天我的报告包含了这几部分,
第一部分,MIS系统模式下的校园信息化建设思考;
第二部分,基于碎片化服务的高校信息化架构思路;
第三部分,南京农业大学的建设与实践。

 

 

MIS系统模式下的校园信息化建设思考

 

我们学校做信息化这么多年,做了三四十个系统:比如说OA系统、职称评审系统、科研奖励系统、资产管理系统等等,在这过程中我们也有了很多思考和体会。在做OA系统我们就发现了在做信息化系统的时候要获得领导的支持,来保证系统的正常上线使用。后来做职称评审和科研奖励系统的时候,我们深刻的体会到在数据积累过程中一定存在着数据生产者和使用者的矛盾,这种矛盾可以通过业务驱动来解决。在建立资产管理系统的时候,我才体会到想要把系统做好必须要做到这几件事,第一,必须把管理制度设计好;第二,必须把用户体验做好;第三,能够在一个应用里面把学校所有的信息能够全部关联。

 

 

数据共享不深入

 

同样我们也发现一些MIS系统问题,在信息化建设过程中,我们解决了用户一站式登陆的问题,后来我们开始注重数据标准建设,实现数据共享,我想信息中心和业务部门的老师都知道这个事情会带来极大的便捷。但是所谓的数据共享,除了人的一个基本信息以外还有多少数据能够被共享? 数据标准发布了,也有系统管理了,但有哪个业务部门建系统或使用系统时执行了?


后来我就做了一些分析,MIS系统建设中其实有两个本质问题没解决,第一个原先我们做的管理信息系统,业务的流程是不清楚的,一个管理人员他有很多权限,领导说怎么样就怎么样,内部流程的随意性和跨过流程的封闭性都在系统里面体现了。第二个就是数据的缺失,实际业务数据积累起来是很困难的,有的时候你积累数据人家都不用,信息中心建立起来的系统,别的业务部门都不去使用,标准只能是一纸空文。用户行为数据,在原先的MIS系统模式下根本没有这套收集的技术,或者大家根本不知道什么用户行为数据。

 

师生不愿意使用

 

其实做信息化就是服务于人,人首先是师生,我们原先做的信息系统老师和学生不愿意用,他们用起来不方便,因为我们根本没有站在他们的角度去考虑,他们怎么可能方便呢?信息中心自己都没有把流程理清楚,怎么可能使老师和学生方便呢?老师填表,反反复复填姓名、性别、单位,如果只是把手写的变成电脑打字,这个根本就不叫信息化。

 

业务部门不满意

 

我们天天服务的业务部门,你做的系统要想要让他会用是非常困难的一件事儿,反复培训,培训完了还不会用,这就说明什么?第一,只能说明我们的系统做的太复杂,他们不会用。第二,系统不好用,并不是系统的问题,而是业务需求的变化在学校里是个常态,经常会有一些新的业务出现,这种业务出现往往是原先系统很难满足的,要去定制,定制有周期,快的至少要几周,慢的都几个月,有的一年都改不完,你说业务部门能对信息中心满意吗?

 

领导无感知

 

信息中心年年花一大笔钱,最痛苦的就是校领导经常问,钱花哪里去了,你们天天在忙什么?校领导为什么会这么问呢?因为我们做的事情没有价值体现啊,你为学校流程的改造、效率的提高、师生的满意度做过贡献吗?没有。

 

信息中心压力山大

 

信息中心天天忙这么多事儿,真的是左右为难压力山大啊。第一,系统运维、安全保障人手不够。第二,边缘应用无暇顾及,很多普通师生需求难以及时响应,这是时候就会导致师生的抱怨不断。第三,跨部门业务流程整合难,新型的业务孤岛依然存在。现在就别说跨部门了,现在能把一个部门的业务流程搞清楚就很不错了。

 

系统推进过程困难重重

 

在学校信息化工程建设过程中,各个学校做信息化都是校领导挂帅,部门很支持。开信息化会议的时候都达成一致,全面支持信息化建设,但实际工作还是非常难做,因为这个工作全部落在一线的工作人员身上,也就是说所有的工作都落在负责信息化业务的科长和负责部门具体业务的科长身上,他们有很大的工作压力。让各个业务部门的科长天天围着信息中心去把信息化建设做好,这是一件非常困难的事情。所以信息化在刚开始一定是非常痛苦的过程。

那遇到以上的问题我们该如何去解决?

 

 

基于碎片化服务的高校信息化架构思路

 

由于当前高校正处于一个变革时期,从各学校的信息化建设实践来看,从学校整体业务出发全面梳理学校各类业务应用,建立统一规范的业务模型在短时间内几乎不可行。南京农业大学在近年的工作实践中总结出了“碎片化服务”的建设思路,并以此为核心,在顶层设计上以企业架构为指导提出了高校信息化架构的实施框架。

 

什么叫碎片化服务

 

简单的来讲就是把一件事情想清楚了就去做

 

这件事情是一件什么事情呢?有头有尾,有起点有终点,能够完成一个完整的业务逻辑,这就是碎片化服务。但是这些碎片化服务在数据层面是相互支撑的,在业务层面是一个松耦合,可以聚集在一起形成一个大业务。

 

南京农业大学李恒贝:服务化浪潮下的信息化构建新模式探索

 

其实他的本质也很简单,就是这么三个:


第一就是化整为零,快速响应服务建设需求。比如说我要搞学生活动报名,我希望能在一两周之内把这个服务应用开发出来,而且很快就上线。


第二,数据的UC关系。这是信息中心非常关心的,学校数据库里面有这么多数据,数据表这么多,哪些数据是哪一项业务产生的,我们始终想把它理清楚,但是我们一直理不清楚。

 

2011年我启动了一件事情,想把学校表里面的所有UC关系分析清楚,但是实际上做了整整一年,我没有得到任何一个我想要的结果,因为业务部门不理解也不想承担责任,因为数据是谁生产谁负责。但是通过碎片化服务我能把UC关系很好的分析,因为我给到业务部门的数据表不复杂,而且这张表是他的业务驱动师生去填的,然后我就逐个去询问,逐个的去分析数据的UC关系,当然这是很漫长的过程。


第三,流程透明。因为碎片了,业务分析清楚了,所以流程是透明的,流程的结点也是清楚的。通过这种碎片化的服务我们能够把一个业务部门或者一个学校里面大量的业务分散出去,让各种各样的人来参与建设。

 

碎片化让信息化服务更高校、更精

 

主要体现在两个方面:

 

第一,比如说以前我们建设学工系统,我要想在系统上做一些改动或者增加,我必须找系统供应商,很麻烦,响应很慢。但是信息中心的工作是始终要围绕着学校师生的服务的,我不能停下来。所以我希望通过碎片化服务,让信息中心想做的任何服务不依赖于任何供应商,我可以自己开放去建设。这样我就能把学校全部的应用服务逐步做出来,同时还能实现个性化的主动化推送。

 

第二个有了碎片化服务,UC关系有了明确的分析,我们才能真正的把数据做到整合,整合后根据数据的一致性,我们就知道哪个数据是真的,哪个数据是假的,才能后有数据服务和决策支持。

 

 

南京农业大学的建设与实践

 

其实我们在一开始也是做MIS系统,到了2014年的时候我们面对信息化发展瓶颈,我们开始寻求突破,我第一个想法就是让老师和学生用的方便一点。以前我们用的系统,想进去做个事情,我们会一个一个点进去,点进去找到我自己的项目。在2013年底2014年初的时候,我就想到会不会有这样的系统,可以让我们一登陆门户以后我想干什么直接点一下就行了,让用户省点事,但这样就会产生一系列各种各样的服务,这个服务肯定要有个底层平台去组织管理。

 

验证1:如何减小数据错误对业务运行的影响?

 

到了2014年年底我通过几个服务应用做了试点,比如我做的聘期考核的服务,我们人事数据服务里面应该是完善的,但是我们并不能保证所有人数据都是准确的。通过聘期考核这项服务,我让每个老师人事的基本信息数据全部给老师界面,老师点开后发现里面的数据是有错误的,自然会找人事处部门。通过这个服务我们可以将自己的原有系统数据的准确性进一步提高,同时也解决了当我有新的服务应用上来以后,数据出现错误,如何保证我的业务正常进行。

 

验证2:数据如何共享和同步?

 

比如干部试用期满考核,我们都知道人事系统里面有个人的基本属性,比如你是不是干部,这是组织部给你定的,组织部门定完以后,人事系统的数据怎么才能同步跟新?我想很多老师肯定会关心这个问题,所以通过这个服务我就来寻找一套方法去做,系统需要做什么改变,服务和平台之间的数据传递关系该怎么去做,后来这个问题也解决了。

 

验证3:开放性是否可行?

 

数据共享性的问题解决了以后,我再来解决开放性的问题,我拿出几个服务应用设计好,我们吸引老师和第三方厂商报名来开发, 开发完接入到平台,这样下来以后,我觉得第三方的开发接入是可行的。

 

碎片化之旅:迎新系列

 

去年学工处要上迎新,我们就用了这种方法。前前后后不到一个月的时间,用碎片化的方法构建了迎新的一系列服务。原来我们讲的迎新是建立一个迎新网站,把数据导过来,老师学生上去查上去填。

 

而现在碎片化服务的做法完全不一样,在底层做一些应用,给不同的人在不同的时间提供不同的服务,给与不同的界面。借这个例子再来解释一下什么是碎片化服务?比如基础信息采集,迎新的时候需要采集,但这也是独立的应用,我们把这块和其他应用全部撇开,它随时拿出来都可以用,但是只不过在迎新业务期将这些业务放在一起就形成了一个大的业务,这就是碎片化服务的基本特征。


我把这个方法介绍给学工处,他们做完觉得系统运行效果和数据统计都很好,到后来他们又做了两个应用,也用碎片化服务构建,效率很高,一个星期上一个,运行效果非常好。这些都是在我的应用管理平台上看到的,包括它这个服务什么时候上线的,跑了多少人。如果学校的信息化能做到这样的程度,业务部门随时可以基于我的平台和标准来做,做完之后我只要看到业务应用程序就够了。

 

服务应用构建七步曲

 

我们要从以前的管理信息化往信息化服务方式去转变,把信息化工作做扎实,做一个用一个。
南京农业大学李恒贝:服务化浪潮下的信息化构建新模式探索

 

我们以前围绕管理者现在要围绕服务,想要把服务做好就要将服务应用的开发步骤分析清楚,这里我也总结出了七步走的方法,简单说下前三个步骤:

 

第一步,收集需求;第二步,需求分析。这两件事情是我们信息中心和业务部门要做的,因为厂商他们不是学校的人,他们不能够充分了解学校的业务情况,也不可能比我们更懂得学校,所以这件事情必须是信息中心和业务部门一起来做。第三步,原型设计。这块要找真正的专业人士做。

 

 

由此对信息中心也提出了要求,信息中心自我的能力要有一些提升,以前业务部门要做系统,信息中心的人就是把业务部门和厂家拉起来去开会交流,交流的结果也不管,其实这不是信息中心要做的事情,信息中心要做的事情是要把需求管理起来,帮助业务部门把流程梳理起来,然后和业务部门一起对服务设计进行管理。

 

具体有这么几个方面。

 

需求调研


1.以人为本的调研设计

调研需求就是围绕人来的,信息中心就是个纽带而已,真正的需求来自于业务部门,他们有大量的管理需求,比如说一个学生他想办一件事情,他要发起一个申请,然后交给辅导员去审核,交给院系的书记审核,学工处审核,学工处审核完了把结果公示,这就是常见的业务流程,流程一旦设计清楚,他每个环节要填哪些数据,展示哪些数据,围绕学生的特点来设计学生的界面,围绕管理者来设计管理者的界面,他们都有各自的特征,他们的需求都不一样。

南京农业大学李恒贝:服务化浪潮下的信息化构建新模式探索 

2.抓住主要人群

我们在做需求调研的时候,我们要关注几类人,一个是院系秘书,大部分院系秘书对我们做的系统只有抱怨,很少有喝彩声,偶尔某个内容对他有了点帮助,他们见面肯定赞不绝口;一个是辅导员,因为他们每天都面临着大量的学生,他们很关注信息化能不能给他们节约时间;还有一个是学校各个业务部门的一线管理的科长,这些科长使用感受是什么,这些都是我们要重点关注的。

 

3.去伪存真,方得终始后来我们就设计了服务的需求的采集表和分析表,这里其实最核心的就是问清楚这个服务提供给谁,你用什么方式提供给他,提供的结果是什么,就行了。问完了以后最重要的环节就要做去伪存真,有些需求是拍脑袋想的,有些需求根本就是不可实现的,要把这些全部去掉,因为信息化不是万能的。

 

流程梳理

 

各个业务部门的老师每天面临的业务是纷繁复杂,有一大堆事每天交织在一起,怎么把这个事情弄清楚,有个万能的法则:复杂问题简单化;简单问题标准化;标准问题极致化。

 

今年我做了一件事情,是我们基金会的管理梳理,他说我基金会要有各种各样的捐赠,捐赠要立项,立项有各种各样的方式,然后我就给他从头到尾的分析,比如说一个部门你有那么多项业务,把这些业务列清楚,每项事情先后顺序是什么,排完以后对于每件事情我再进行分析,起点是什么终点是什么,进行拆解,最后把一团麻变成一张网。

 

针对复杂的流程梳理我也进行了总结:

 

第一,找出一个出发点和结束的标志;

 

第二,以事件为驱动,我们做信息化最重要的就是要服务于人,人一定是在一定的场景下碰到了困难他才需要信息化去解决,那么把他的场景和困难找出来以事件为驱动,你就能够把他的需求分析清楚。

 

第三,就是角色功能分析,对于一个事件的结点分析清楚了,每个人在这个结点上你要给他提供哪些便利,我称之为角色功能。

 

第四,拆解辅助应用。信息化给他提供了什么便利,你的数据支撑怎么样?如果数据没有,他还有哪些辅助应用帮你去产生这些数据,他的辅助应用是什么,辅助应用进一步用这种方式再一次循环,一定能够服务把它彻底打碎了去做,而且能够分析清楚,就是流程梳理的方法。

 

服务设计的管理

 

1把握一个原则:要听用户的,但不要照着做

设计的管理其实只要把握一个原则:要听用户的,但是不要照着做。以前我们做的以领导为中心去设计一些服务,现在就是以用户为中心,这个“用户“是广义的”用户“,我把所有的服务都碎片化以后,每个流程结点里面的人的类型都是你的用户,不同的用户一定有不同的使用特征、使用习惯和使用方法,你要围绕他们的需求去设计你的服务应用,但是也不能全部照搬。

2信息中心主导,做好数据UC关系分析

数据UC关系分析,一定是信息中心要和业务部门一起去做,信息中心是主导,如果信息中心不去做这件事情,这个事情在学校里就没人做,数据永远理不清楚。
业务部门在做业务一定有个原始的表单,你把表单找出来一个一个数据分析,跟做业务的人去沟通,明确结果的数据是什么,过程数据是什么,分析清楚。

3交互、视觉,一个也不能少

这个视觉设计一定要做,尤其我们面对着这些年轻的, 95后的大学生,一定要把他的界面设计的舒舒服服的。

 

总结

 

我们在做信息系统的时候要做一些转变:建设方式、思路模式都要发生一些转变。主要体现在三个方面:


第一是视角要转变。你看以前我们的视角是为管理者做管理信息系统,现在我们的视角一定是围绕着业务流程节点中的人,围绕着我们的用户去做他的界面,也就是说把面向师生的服务和为管理者的服务有机的整合起来,这是我们觉得比较好的服务方式。


第二是方法上的转变。现在我们不做大的业务系统,做碎片化的服务,今年我在学校里就是这么落地的。


第三是信息中心定位的转变。在这过程中信息中心做得更多的是规划、组织、协调。


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