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独家|南京理工大学涂庆华:信息化建设的终极目标是培育生态文化

来自: 涂庆华
日期: 2016-06-16
浏览: 29


62日华中地区高校人事业务交流研讨会现场,南京理工大学(以下简称南理工)信息化建设与管理处处长涂庆华老师做了题为《南理工信息化建设与思考》的分享,以下根据涂处长实录整理。

 

独家|南京理工大学涂庆华:信息化建设的终极目标是培育生态文化

 

各位老师,今天我的报告分为三个部分:

第一,五大理念与南理工信息化建设;

第二,智慧校园与“十三五”规划;

第三,构建信息化建设与发展生态的思考。

 

五大理念与南理工信息化建设

 

我们将习大大的“创新、开放、共享、绿色、发展“五大理念融入到南京理工大学信息化建设中。

 

1.创新

什么是人事?百度上的解释是关于工作人员的录用、培养、调配、奖惩等。想一想何为工作人员?人事处只管了很小一部分的在职教职工,还有组织干部管理、离退休人员管理每个高校后勤部门都是上千号人,那也是工作人员,也需要系统管理所以工作人员范畴要界定,这个想清楚了之后我们再考虑怎么构建人事系统。

 

变化是人事工作的主旋律。很多高校都建设了人事系统,但是我们感觉都没用好为什么呢?主要是因为人事制度是不断变化的。985211已经成为过去,双一流成为新的战略目标,大家都在如火如荼的争抢。任何一项改革变到最后都是人事制度的改革,如果人事制度不改革,所有的改革都没办法落地。在这种政策不断变化的情况下,信息化系统怎么能跟得上?这是大家共同思考的问题。

 

>>从管理视角向服务视角转型

 

我们做的是“大人事”。前期沟通的时候,我就提出不愿意再去做一个单纯的人事管理系统,我也不愿叫管理系统。管理系统是若干年前各个部门基于管理来构建的,但是高校实际上什么最重要?人最重要,都是高端的人才,清华的副校长上次在南理工做报告说,管理是什么?管理是服务。现在我们做的就是服务的系统,而且这个服务系统不仅是人事处的系统,而应该是学校级的系统,它基于统一的管理和服务平台,协同各个相关部门,服务于部门管理和教职工。

 

 

>>管理重心向学院下移

 

现在各个高校都在探索管理重心下移,以后院系管理是高校服务的核心,以前做所有系统的时候实际上都没有站在院系的角度去看问题,现在我们在做“大人事”系统的时候要把这个思路进行落地,我希望构建了系统以后南京理工大学的书记、校长坐在他的电脑前就能看到学校的人、财、物以及所有工程进展的情况。

 

对于校领导,在构建人员信息的时候,我们应该给他推送相应的统计分析,他一看就能了解到教授多少,副教授多少,以及年龄结构、学历结构、学院结构等等。

 

对于院系的领导,也需要了解自己院系的基本情况,书记、院长以前实际上是没有这个渠道的,有些学院两三百号老师,肯定记不过来,但是通过分配权限可以看到本院系相关老师的基本情况。

 

对于个人,以前还是管理的理念,觉得教职工不用看到一些信息,但实际上我们给教职工提供服务的时候,他们也应该能看到跟自己相关的信息,只有他看到自己的相关信息,才可能去修改一些质量不高的信息。我知道很多高校人事系统数据质量是不高的,可能下决心去做了一次核准,但是很快发现又不准了,职称信息、干部信息、部门调动等,几个月以后马上又面目全非了,没有一个高质量的数据,最后系统仍然是很困难的。

 

这个里面首先要构建老师的个人档案,在这个系统里面有些地方是个人可以修改的,是可以提醒修改的。我看到信息不正确的地方,我可以改,但是最后的终审权不在我。比如说如果觉得我的职称信息不准,我可以改一下,但是终审权在人事处,这个肯定不能随便改的,比如我的干部信息终审权在组织部。但是有些信息是我完全可以确定的,比如说手机号、邮箱、家庭地址等等,这些通讯联系方式自己最清楚,我可以修改。系统是实名制认证的,把责权分清楚就行。

 

 

>>服务价值

 

普通老师——

我们把新进老师的报到流程进行了梳理和优化,原来13个部门要逐一报到,现在有些改成事后审核了,原来的效率是两个星期完成报到流程,现在两个小时搞定了。


独家|南京理工大学涂庆华:信息化建设的终极目标是培育生态文化

 

传统的进校和离校大家都是拿着一个单子去每个部门跑,但是想一想,现在到海外去挖人,来的老师都是宝贝,他刚到这个学校,他哪知道东南西北。那么能不能从管理上将一些流程进行优化?比如说图书馆来了一个老师,因为数据没有同步过去不能借书,那你就让一卡通自动开通不就行了,有些流程不需要他再去跑一趟,不然的话很多老师会有意见的。

 

人事处——

以考核倒逼数据质量的提升。大家可能都觉得数据质量不高是很大的难题,让老师主动地去填很困难,我们以前也是,年底人事处通知教职工去网上填自己的信息,最后大家都不填。但有一个方法可以让大家都必须去填,就是考核!我想各个高校都有考核,考核是跟个人利益息息相关的,他肯定会去填,这跟最后的钱是挂钩的,考核做进去之后数据质量才会有大幅度的提升。

 

考核信息从哪里来?一是基本信息,从现有的人事系统里提取过来;二是跟个人考核相关的教务、研究生和科研等教学科研信息,这些数据从对应的业务系统里去提取。比如教务的就从教务系统里面去提,教务系统里面的数据不会有多大的问题,研究生和科研信息也是这样。把这几块整合起来之后形成一个老师的考核报表,同时各级审核结果也全部在考核结果汇总表上,这样就很方便,学校汇总上去领导一看就是一个完整的报表。

 

组织部——

实现信息数据的共享,为组织部门提供数据支撑。组织部门会有各类人员信息查询,比如现在产生一个干部,首先肯定是组织部门要根据工作时间、职称、年龄等条件进行筛选,筛选以后产生名单,然后进一步看他的工作经历、看科研等等基本情况。所以组织部门也要维护一些拓展字段,比如刚才说干部任职经历,传统的人事部门是不会维护的,人事部门只会关注老师当时的情况,但是作为组织部就必须要管,所以必须在人事基本信息的基础上去扩展几个字段,这样的扩展给组织部门提供了很大的方便。

 
 

离退休处——

做好离退休老师服务,将服务工作做到闭环。教职工从人事处到离退休处,基本数据是一样的,给离退休处这些字段的管理权限,他也不需要录入,也不需要校验以前的信息,但是可能会增加一些字段,比如说人事处不会维护子女信息,但是离退休处肯定要维护,包括一些老同志的慰问信息的记录等,所以我们给离退休处增加了一些拓展字段的维护权限。实际上这个拓展非常简单,但是就是因为这个拓展给离退休处提供了很大的方便,也给离退休老同志提供了很大的方便。包括去世人员的管理,这个正好跟人事处又可以对接,因为每个老人去世以后还有费用发放,这个对接起来可以形成一个闭环服务。

 

同时我们现在正在做职称评审、干部考核和行政管理。这三块实际上已经开发成熟了,马上就会上线。

 

2.协调

 

高校信息化的建设,从协调层面来说,实际上是管理、服务、人才培养三方面的协调,其实就是资源平台建设。

 

 

>>协调多部门资源,打造一站式服务门户

 

南理工现在打造了一个服务门户,我力求让所有的老师和学生都到这里获取一站式服务,不需要再进各个系统了,在这里可以享受各种各样的服务,这个服务背后是靠一个部门或者是多个部门去支撑,师生不需要具体知道,尽量减少师生的工作量。

 

独家|南京理工大学涂庆华:信息化建设的终极目标是培育生态文化

 

这是覆盖管理周期的特殊服务,原来通过统一认证进入信息门户再进入到另一个系统,现在力求把这些服务从原有系统里面剥离出来汇到服务门户里面,以后这种管理系统可能慢慢蜕变成部门管理人员持有,而所有的师生只需要到平台去获取服务就可以了。

 

3.绿色

 

硬件集中,网站集群。我们今年上半年做了一个比较高标准的700平方米左右的机房,把学校所有的服务器都集中到这里,同时构建一个私有云平台,这样给很多部门提供了帮助。

 

另外把网站做到综合网站群上,二级部门网站全部可以迁到这个平台,防止二级部门网站被黑,在国家对网络安全抓得比较严的时候,解决了很多部门的烦恼。

 

4.开放

 

微信。我们也做了微信服务平台,目前所有的移动应用都是放在微信端,通过微信端的应用,老师可以查工资、预约体检,体检以后可以查询体检结果。学生可以查成绩和报修,同时迎新评教都可以通过这个微信端来做,这样我们微信用户会增长的非常快。其实信息化主要在应用,系统建得再好,没人用都不行。现在师生的微信号我都有了,那我的影响力就大了。而且所有学生毕业以后,微信基本上不会变,这样校友系统也有基础了。

 

邮箱。我们的邮箱就是腾讯的,自己不建邮箱,现在腾讯邮箱空间不受限,最关键是跟微信和QQ无缝对接,收到邮件微信马上就会通知我,而且微信里面也可以收发。使用的老师都说非常非常好。现在国外也没几个大学自己建邮箱了。

 

5.共享

 

多网融合。学生用学号拨号进学校网,用电信拨号到核心后面的事情就交给电信了,移动、联通也是一样,学生在宿舍区可以选择任何一家运营商或者校园网,这样对于我们来说,一方面运营商会给我们交一点点资源占用费,另一方面也可以有效地节省我们的出口带宽。

 

校内外一卡通。我们做的一卡通,是拿南京市民卡作为载体的,不仅能够实现校内传统的功能,借书、吃饭、门禁等等,而且出去以后还能坐公交、坐地铁、超市消费等等。

 

校内数据共享。我们用一卡通的数据进行数据分析,定了几个贫困生评选的维度,比如说他天天基本上都在食堂吃饭,每个月都在300块钱左右,这样基本可以肯定他是贫困小孩。然后我们跟教育基金会合作,每个月从教育经费直接给他饭卡里面打300块钱,不用他主动申请了,通过这种方式可以保证他吃饭吃好一点,我想每个大学都有这个责任。

 

 

智慧校园与信息化“十三五“规划

 

 

这是我关于智慧校园与信息化“十三五“规划的整体思路

 

独家|南京理工大学涂庆华:信息化建设的终极目标是培育生态文化

 

建设一张网络。我们是想建一张有线无线一体化、无线为主、有线为辅的高速安全网络;无线网络只要输过一次密码,在学校无线覆盖的任何区域它都会自动接上,这个还是有一点特色的。

 

夯实两个中心。一个数据中心,一个流程中心,目前我们做的是数据,慢慢要去做学校的流程优化再造。

 

打造三大平台。我们逐步打造三个平台,慢慢介入业务管理和人才培养工作。

 

把握四个方向。大方向上,我们要跟随互联网的潮流,做到移动化、智能化,做到内外融合,同时要根据高校业务需求多变的特点,建立碎片化的服务。

 

 

 

构建信息化建设与发展生态的思考

 

我在学校人事处待过五年,在学校办公室待过五年,在信息处也有七八年了。我刚开始觉得信息化是个技术问题,但我后来慢慢发现技术根本不是问题,只要你想得到的,技术都能实现,而管理的优化、管理流程的再造这才是发展的方向

 

但是我现在又慢慢觉得管理还不是一个终极的状态,实际上到最后就是信息化发展的生态文化因为有的时候管理和技术并不完全能解决问题。同样信息化方面也是生态培养的过程,这部分我总结成五步走战略。

独家|南京理工大学涂庆华:信息化建设的终极目标是培育生态文化

 

第一,明确定位

 

角色定位到底是什么?是技术部门,就仅仅做技术支撑?远远不够。实际上作为信息处不仅仅要站在技术的高度,还要站在学校管理引领的高度,要站在书记校长的角度思考问题。我跟我们党政办副主任探讨OA问题时,我说我们要从全校角度来看,要建设一个院系的院长和干事都需要的办公系统,而不是仅仅供党政办使用的办公系统,所以信息化部门一方面要技术,另一方面更要引领。

 

 

第二,培养意识

 

为了培养信息化的发展生态,我们要不停地给校领导灌输这种意识。我一年要开两次网络安全和信息化领导工作会议,我们书记和校长是双组长。我说书记你得管安全,人家习大大都管安全了,你不管安全谁管,校长管建设。信息处天天希望让校领导关注,说实话换你到他的位置你也不会太关注,因为他的脑子里面更多的是双一流、院士、长江、人才培养、科学研究、社会服务等等,但是我们要跟他们灌输信息化怎么样促进这方面的核心竞争力的提升。同时我们还做了宣传手册,我们主动去做宣传。

 

第三,建设队伍

 

构建两个队伍,一是自身信息中心队伍必须要起来。信息化的服务工作,如果没有技术支撑队伍也做不起来。我把我们信息中心年轻骨干,全部召集起来,构建了一个精英团,不按照日常部门职责分工去做,而是每个人跟1—2个部门。如做人事的仲老师,她一直跟着人事处,对人事业务很了解,而且她有技术,这个对个人成长非常有好处,对部门信息化推进也有好处。

 

同时要构建第二支队伍,不能把信息化部门孤立,要把院系、业务部门的专业信息人员充分利用起来,每个部门都得有,年终我们给大家评奖、发奖金、激励大家,让大家觉得做信息化还行,跟着我们共同做,这样才能把信息化工作做大做强。

 

第四,统筹协调

 

在信息化统筹协调方面,信息处做得是比较多的,学校的整体规划和方案设计都是信息处在统筹,这个压力很大。

 

一方面,因为我们有很多系统不能打通。比如某个业务部门请相关厂商做业务系统,后期为了全校的信息化规划,我需要将系统打通,但是业务部门和厂商不配合,那肯定不行。如果业务系统都是我信息处来建,这些厂商合同都是信息处去对接的,接口没问题、数据打通没问题、流程打通也没问题,所以我们首先牵头把综合人事系统做完了,现在正在牵头做综合大OA系统,后面我们还会建设几个学校层面的业务系统。

 

另外一方面,统筹信息化经费这个要下功夫。如果没有信息化部门专门统筹经费,业务部门是不会主动规划信息化建设经费的,所以经费的统筹对信息化有较大的促进。

 

第五,以人为本

 

以教师为本,以学生为中心。如果信息化不能跟人才培养、科学研究和社会服务相结合,肯定不行。

 

我们经常讲,大学有“大师”,比如很多高校都会有长江学者;“大楼”,它有很好的实验条件和办公室;实际上还有一个“大策”,就是围绕着这些老师和学生服务的决策等等。信息化部门在“大策”上大有可为,提供优质、便捷、高效的教学科研服务,这是信息化部门必须做的一件事。

 

另一个是规章制度保障,有些东西一旦成熟了之后应该立马形成规章制度,靠制度才是最根本的。最后我们希望达到业务运行放心、网络安全安心、用户使用顺心、领导满意、师生满意,这就是我们所追求的“三心两意”。

 

 


 


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