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你不可不知的高校业务流程梳理 | 第1期:高校信息化太囧的那些年

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日期: 2015-12-21
浏览: 39


第1期 高校信息化“太囧”的那些年
   
    

2015年12月21日


经历了如火如荼的数字校园建设“从0到1”,高校已经完成了IT基础设施、核心业务系统建设和应用集成。“互联网+”汹涌来袭,传统“大张旗鼓买设备、轰轰烈烈建系统”的路子已看不到未来。金智教育研究院特邀南京农业大学信息中心主任助理李恒贝,与大家对话“你不可不知的高校业务流程梳理”,共同探讨服务化转型的落地之路。



高校信息化走到今天,很多高校IT同行们都越来越关注“业务流程梳理”。如何搞定这块难啃的“硬骨头”?今天,想跟大家分享的是我个人在这个行业一路走来的 一点思考,聊聊高校信息化“太囧的那些年”,追根溯源症结所在,然后再讨论如何通过清晰的流程梳理,推动学校服务化转型。当然,需要说明的是,今天我们所 讨论的信息化主要是指“管理信息化”,《教育信息化十年规划纲要》中所说的基础设施和资源暂不在今天的讨论之列。




信息化都做了啥?





简单的来说,这么多年,学校的信息化主要做了三件事:首先,我们建立统一门户,实现各业务系统一站式登录,解决了以往用户名密码多个登录框多次输入的问题。其次,我们开始关注信息标准的建设。虽然学校一开始做三大平台,首要提到的是建标准,但是现在我们回过头来看看,信息标准改了多少,有没有发生变化,为什么信息标准不能持续迭代和更新?这是个问题。第三,部分数据实现了共享。我们把各类信息放入共享平台,各部门从共享平台里面取用很方便,但是再往深处探讨,我们发现能共享的只有极少一部分数据,深度的共享很难。这也就是为什么我说是“部分”数据实现了共享,原因很简单,很多数据在平台中是缺失的。




这些年那些尴尬事



大多学校都很努力的进行了一轮又一轮的信息化建设,在取得丰硕成果的同时却也带来了三个不尽如人意的结果:


(1)业务部门不满意

为什么不满意?系统庞大、功能繁多,任何一个系统上线都需要培训,而且光培训一两遍那是远远不够的!其次是业务需求多变,系统响应不及时,今天做好了流程, 明天换一个领导你就得改;而且每调整一次流程,没有几个月下不来,有的甚至长达一年;等你改好了,业务部门热乎劲早就过去了,还觉得你做事拖沓。


(2)师生用户不愿用

太难用,用户体验太差!为什么?普通用户与管理者使用同一套系统本来就是一个问题,一大堆不需要用的东西摆在面前干嘛?点那么多层菜单,换了是你你也烦!同时,很多师生迫切需要的服务又是没有系统支撑的,学生想借一个教室、想交个电费,这件事有人管吗?没人管!


(3)校领导无感知

每年学校要往信息化里面投钱,但是带来了什么样的感受?信息化做得好或者不好,领导们衡量的标准是什么?日常决策缺乏数据支撑,领导首先想到的是信息中心,他不会想到数据是业务部门弄出来的,而信息中心能拿出来了吗?拿不出!所以领导没有感知。


结果:信息中心左右为难,压力山大

一是系统升级、更新基本都在拍脑袋。为什么系统要升级?是因为系统不好用吗?换了别家的就能解决问题吗?


二是跨部门整合流程,信息办根本没有这个能力,新的业务孤岛依然存在。当信息化触及学校核心业务,心里更有压力——平时跟我们没关系的事,为什么突然都变成我们的事呢?


三是核心业务之外的边缘需求无暇顾及,响应普通师生的需求服务成为困扰。




太囧



那么,囧,来自哪里?


首先,领导很重视。

我 相信在信息化过程中,几乎每个学校都会成立一个信息化领导小组,一般都由一把手校长亲自挂帅,分馆领导任副组长,各个部门领导为成员,同时下设专家组,并 成立信息化办公室,由信息中心的领导任办公室主任。在这一点上可以看出校领导对信息化重视程度是不容质疑的,对信息化的认识也是到位的。


其次,部门很支持。 

校领导组织开会,各个部门都积极参会。校长一问支不支持,各部门拍手表态说,“好,没问题”!部门领回去后还会把信息化的工作进行安排,这也能看出各部门对信息化还是支持的,他们也希望信息化能给他们带来价值。


然而,工作真难做!

既然有前面两条了,为什么信息化工作还会难做?大家都知道:真正做信息化,工作都是落在一线人员身上。他们要在原有的工作模式下再增加一份工作。理解的认为信息中心在帮他有利于他的工作,不理解的会觉得你在给他找麻烦!所以这时候,信息中心的人就是求爷爷告奶奶,或直接陷入了一个死循环,信息化的推进很多时候是需要“刷脸”的。


 


追根溯源



(1)组织架构有点虚

这 种组织架构是一种形式上的东西,学校的任何一个职能部门代表学校行使某一方面的职能,同样信息中心应该给出信息化顶层设计的方案,然而信息中心在现在的这 种组织架构中的位置是处于执行层面的,也很少有学校的信息中心具备这样的能力。缺少顶层设计,大家就只有“摸着石头过河了”。


记得我们学校在全面启动信息化建设时也进行了这样的架构,当时我提出信息化要落实到各个部门,得有人跟我们对接,我们除了把各部门领导为信息化责任人,还在各单位设置了信息主管一职,看似是一件可以落地的事,其实在我们的实际工作中一样困难重重,原因很简单:信息化工作一不算他们的工作量,二没有考核机制,说白了就是可做可不做。


(2)信息化不走心

我 们做的应用系统都是为谁做的?是为业务部门做的,好一点学校说为学校部门的业务做的。再深究一下,给业务部门做信息化业务系统是给谁做的?业务人员,更多 是这个部门的领导。底下人说的再多没有用,领导说这个功能要改,那个功能要改,还不是领导一句话。所以说我们之前的信息化建设更多只盯住了一个点——就是 业务部门,甚至只是业务部门的领导。我们大家都说做信息化要“以人为本”,现在看来我们前面的建设方式重点只关注了业务部门的“人”,而广大师生似乎没能 从我们的信息化建设中获得多少益处,说得严重点,他们其实是“被信息化”了。


那么造成以上这种现象的原因是什么?为什么学校的信息化建设陷入如此之囧境?其背后的本质又是什么?




流程不清与数据缺失



(1)流程不清

流程不清包含两层意思:第一,业务部门内部流程不清:自己所辖业务领域里面的业务流程不清楚;问业务人员,你的流程为什么要这样,不知道。大多数人的回答是“前面的老师是这样做的,我来接手就接着做了”。第二,外部流程不清楚:外部流程主要是指从一个部门到另外一个部门的这种跨部门流程。这种不清楚表现在两个方面,一是流程不透明,就是师生不知道事情办到哪一步了,现在在哪个部门;另一个方面是有些业务该怎么办,其实是没有人给个定论的。比 如,有个老师买了几本电子教材要报销,财务部门说“你得先做资产,价格超过额度了”;于是老师来到资产部门,资产部门说“你这是图书,要找图书馆”;图书 馆说“我这只盖纸质书的章,电子的没法盖”…… 这是最近我碰到的一个真实的例子,我不知这位老师最后报了没有,因为我也没法指导他怎么办,我也不知道这个流程究竟该如何。


(2)数据缺失

前面我提过,做信息化有一个原则叫“以人为本”,其实后面还有半句是“以数据为核心”,这是我们做信息化以来一直坚持的一个原则。


我始终认为:信息中心最大的价值就是“为学校积累真实的数据资产”。这句话其实包含了两个关键词,一是“真实”,二是“数据”,就是说不能是“假数据”。然而,大家回学校后扒扒自己学校的公共数据库,看看到底情况如何?我敢说:绝大部分学校数据是缺失的,有些数据还是重复的,甚至与业务系统之间的标准交换都是错误的!假数据有没有我不敢说,但我觉得用上报数据填入我们的数据平台,其真实性是要打个问号的,如果信息化做了5-8年以后,你依旧拿不出校领导需要的真实的数据,“有一种失败叫瞎忙”,这些搞不定,信息中心的价值到底何在?




流程和数据是信息化的两大难点,数据是根本,流程是信息化价值体现最有效的途径。通过流程的梳理可以积累数据,为校领导提供决策的数据依据。




2013 年底,我们学校在做总结的时候,我就提出了校园信息化建设过程中的两大难点:“流程和数据”。2014年4月又写了篇文章也是讲这个的,我认为,我们做学 校的信息化工作,数据是根本,而流程是信息化价值得到体现的最有效的途径,也是积累真实数据根本方法。然而如何积累真实的数据,如何理清学校的各类流程, 谁能把这两件事做好……


面对高校信息化建设如此之囧境,专家学者也发出了声音。蒋东兴老师在一篇文章中写道:



“很多高校信息化建设陷入进退维谷的境地;高校自身的信息化队伍日益紧缺,安全稳定运行的 压力与风险日增。什么是科学、可持续的高校信息化建设与运行模式?当 前阶段意见相当分裂,缺乏共识,甚至开始导致高校信息化行业发展方向出现迷茫。”--蒋东兴,付小龙,袁芳,吴海燕,刘启新.《大数据背景下的高校智慧校 园建设探讨》[J].华东师范大学学报(自然科学版).2015(3)第S1期:120-125.




当信息化成为国家战略,当我们听到“没有信息化就没有教育现代化”的声音,我们是否还在抱怨管理体制给我们带来的障碍。显然抱怨是解决不了问题的。我们要实现模式上的变革!



下期预告    

第2期  扭转局势 服务碎片化

通过服务的碎片化,我才能做到个性化和主动推送——把所有的服务放在个系统里,是无法做到“这个服务这段时间对他开放,那段时间对他开放”。但是碎片化服务以后,服务可以精确到达每一个人。



以上内容节选自线下训练营第5期满意度提升特训营中李老师的分享。





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