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蒋利平独家分享:湖南科技大学自助迎新系统建设

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日期: 2016-11-14
浏览: 25

114日,轻松管理 便捷服务 智慧决策”---云时代下高校服务化转型全国巡回研讨会·长沙站的现场,湖南科技大学学生处副处长蒋利平老师独家分享了湖南科技大学自助迎新系统建设概况。以下整理自现场实录。


 蒋利平独家分享:湖南科技大学自助迎新系统建设

 

今天与大家分享湖南科技大学自助迎新系统建设概况,从以下五个方面做介绍:

(一)湖南科技大学自助迎新建设背景;

(二)“拎包即入住”的项目理念;

(三)“自助报到+支援服务”的总体模式;

(四)自助迎新系统功能;

(五)自助迎新初见成效;

 


1.湖南科技大学自助迎新建设背景

 

湖南科技大学迎新概况:

 

湖南科技大学是一所学科门类齐全、办学特色鲜明的综合性大学,是国家国防科技工业局与湖南省人民政府共建高校,教育部本科教学工作水平评估优秀高校、教育部卓越工程师教育培养计划高校;是全国首批创新创业50强高校、全国毕业生就业工作50强高校。我们经常用三个来简要的概括学校的基本现状:36000多名学生,3100多亩土地,3000多名教职员工。

 

学校平均每年新生人数大约是8300-8600人,来自全国31个省市自治区。迎新时间一般是放在老生开学后第一个周的周末,只安排一天时间,工作涉及学工处、招就处、团委、教务处、宣传部、财务处、保卫处、后勤处、网络信息中心9个部门以及各学院。为方便学生报到,学校在长沙火车站、湘潭火车站、汽车站和高铁站(湘潭北站)四个地方设迎新站点。

迎新工作任务十分艰巨,学工处作为牵头部门,压力很大。为了减少学校现场迎新的压力,我们于20154月份通过公开招标,开始建设自助迎新系统。

 

迎新系统于去年820正式上线运行,支持研究生、本部学生以及潇湘学院三个层次的学生自助报到。从2015年自助迎新系统开放以后,校内就不再设迎新服务点了。据统计,约95%的学生都是通过自助迎新系统完成网上报到,来校以后直接进寝室即可。

 

环境和形势都在不断地变化,促进我们要更新理念、改变服务方式:

1、形势在变——由数字化校园向智慧校园转变;

2、需求在变——由重管理向重服务的方式转变;

3、技术在变——由传统PC端为主向以手机、平板等移动智能终端转变;

4、观念在变——由担心、不放心、怕麻烦向主动接受、积极推动转变。

 

 

2. 新生报到“拎包即入住”的项目理念

 

建设自助迎新系统,我们的理念是要尽可能实现绝大多数学生到校以后都能够拎包入住。迎新工作从本质上讲也是一项服务工作,是树立学校形象、扩大学校影响的良好机会。我们科大有50%以上的学生来自于外省,绝大多数学生和家长都是第一次到湘潭、到科大,所以我们想从新生到校开始,就为新生、家长创造一个良好的印象和体验。我们希望通过减少环节,简化程序,优化流程,让新生花最短的时间、费最小的精力完成所有报到手续,同时也降低学校在迎新过程中的人力、物力、财力消耗。

 

为了实现拎包入住这个目标,我们对迎新工作的环节和流程进行了认真的梳理。一般来讲,大部分高校的迎新都有以下环节:验证身份、信息采集、各类咨询、安排宿舍、缴费、绿色通道、卧具发放、钥匙发放、体检等等,那么哪些环节是必须在现场来完成的呢?经过讨论,我们认为,绝大多数环节都可以由学生网上自助完成,只有钥匙发放必须现场领取。因此我们根据这一特点设计了自助迎新的总体模式。

 

3. “自助报到+支援服务”的总体模式

 

我们总体采用了自助报到+志愿服务的迎新模式,除了领取钥匙之外的这些环节,都由学生通过网上自助办理的方式来完成,整个过程当中,都有志愿者提供一对一的服务。在这过程中,为了项目的顺利实施,需要重点解决四个问题:

 

1.咨询问题

原来新生到校以后可以直接咨询老生或老师,现在学生在家里就要自助办理报到手续,不解决好咨询问题,必然会给新生和家长心里添堵。主要是四种途径来解决:每个新生寝室安排一名志愿者、安排人专门负责解答网上咨询、系统开放期间辅导员值班、学校专门开通两路咨询电话四种方式。

 

2.寝室位置导航问题

一是学生会提早联系安排专属志愿者,二是校内沿途安排了许多迎新志愿者,三是通过移动平台,我们开通了校园自动导航,可以给你规划一条从你的家出发到寝室的路线,基本上可以导到所在寝室的楼下面。

 

蒋利平独家分享:湖南科技大学自助迎新系统建设

(校园地图导航)

 

3.卧具发放问题

学校领导大力支持,为了给新生提供更好的服务,由后勤负责将卧具提前打包并负责全部送到寝室。

 

4身份核实问题

这是招生办比较关心的,不能容许有人冒名顶替等等这些情况发生,所以我们采取两个措施:一是报到时严格的资格审查,通过志愿者查验身份证和录取通知书才能领取钥匙;二是入学后2周内由招生办组织严格的资格审查。

 

 

4. 自助迎新系统功能

 

根据不同情况,每个学校有不同的功能需求。这里讲一些共性功能。

 

1.基本信息采集

主要包括新生的基本信息和交通信息,基本信息主要用于各学院辅导员提前了解新生的基本情况;交通信息则为学校提前安排各迎新站点的接待提供参考依据。

 

2.自助选择宿舍

宿舍按学院、班级分性别已经录入了宿管系统,学生登录后在班级范围内进行自助选择。每人只有一次机会,提交后不能再进行修改。

 

3.自助缴费

缴费标准根据宿舍选择生成。主要有两种方式:一是通过网上银行自助缴费,缴费结果能够即时查看;二是通过存到学校下发的银行卡由银行批扣,缴费结果需要在自助迎新系统关闭后2-3天内才能查看。

 

4.管理功能

系统的管理端提供了咨询管理、志愿者管理、绿色通道管理、报到办理等功能,针对每个管理模块,可以分配不同的权限,设置各自的规则等等。

 

5.查询统计功能

这个系统需要做到随时查看新生的报到状态办理完成情况、可以对新生的报到情况进行分类统计、可以统计各学院绿色通道审批办理情况、可以对新生的各类采集信息进行统计。

 

6.移动迎新平台

移动端主要是为了方便新生随时查阅各种信息,并提供导航服务。

 

7.入学教育测试

迎新网上开辟了专门的入学教育专栏,包括适应性教育、安全教育、规章制度等内容,学生收到录取通知书之后就可以自行查阅学习。系统正式开放以后,学生可以进行入学教育测试,测试通过后才可以办理网上自助缴费手续。我们制作了内容涵盖规章制度、校庆校史、安全教育、组织发展等方面的300题的题库,由300题按不同内容的权重生成若干套考试题目,学生考试试卷随机抽取,每天有2次考试机会,考试时间120分钟,每5分钟自动保存一次;考试时间结束后重新登录则自动调换试卷,80分视为通过。学生测试通过后的试卷保存为永久的电子资料,随时备查。

 

8.绿色通道

绿色通道主要分两种:一是申请了国家贷款的学生;二是没有申请贷款但是无法缴清学费的学生。从近两年的情况来看,申请了贷款的学生是主体,两类学生合计大约占到我校新生人数的13%左右,每年达1100多人。如果不解决好这批学生的自助报到问题,拎包入住的效果会大打折扣。我校绿色通道手续全部由学生在网上自助申请,提供相应的证明材料,经学院和学校审批两个环节,全部在网上完成,审批情况学生可以及时查看;学校审批完成后学生等同于完成了网上自助缴费,到校后可以直接进寝室。

 

 

5. 自助迎新初见成效

 

提高了新生的报到率。实际上我们现在采用的自助迎新方式,相当让我们学校提前就跟新生建立了联系,我们可以提前获得信息。在学生观望和犹豫的时候,我们老师或者学生干部和志愿者打一个电话关心一下,他可能就来学校报到了。

 

现场迎新的压力大大缓解。原本要考虑一个两万人的场地,联系后勤要接电源、接照明、接网络,要担心出太阳还是下雨,现在压力大大缓解,并且新生来校以后不用排队,不用背着被子到处跑,相对协调难度也有所降低。

 

促进了管理规范和信息公开。比如我们绿色通道,所有学生都可以,我们录取通知书也邮寄了国家的政策,通过自助迎新系统就可以看到学校提供的这一项服务,这是公开的。只要你符合条件,材料齐全,公章是清晰的,我们都审批。

 

有利于迎新工作部署的科学化。比如我们可以提前了解学生家庭经济状况,对特别困难的学生予以特别关注;有一些学生个子特别高,到了1952米,床需要加长,我们可以提前告诉后勤做好准备;还有我们在4个地方接站,知道了每个地方每个时间段到的人数情况,如何派人派车就有了依据。

 


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