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独家|梁震鲁:从管理、服务、教育角度谈学生工作的信息化建设

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日期: 2016-11-02
浏览: 20


10月28日,“轻松管理、便捷服务、智慧决策——云时代下高校服务化转型 · 全国巡回研讨会 ”在济南举行。齐鲁工业大学网络信息中心副主任梁震鲁老师发表了《从管理、服务、教育角度谈学生工作的信息化建设》的演讲,参会老师纷纷表示深受启发,以下整理自现场实录:


学生工作管理平台主要的三大职能是“管理、服务、教育”,从以下五个方面来阐述:

  • 学生管理工作的特点

  • 从管理的角度解析学生工作信息化建设需求

  • 从服务的角度解析学生工作信息化建设需求

  • 从教育的角度解析学生工作信息化建设需求

  • 学生工作信息化建设的建议



1
 
  学生管理工作的特点  



学生工作是一个比较庞大的工作体系,我仅从信息化建设的角度来表述。分以下三点:


1
各个业务科室业务相对独立


各个科室都有对应的上级主管部门,比如说人社厅、教育厅、团省委、高校工委等,各个主管部门对这些科室都有具体要求,并且他们也有自己的软件平台。例如就业,人社厅有专门的就业管理系统,要求各高校统一使用。


也就是说,学生工作在建设统一上平台之前,可能各个部门已经有了单独的管理平台,例如公寓管理系统、资助管理系统、就业管理系统等。所以在这个基础上,如果再建设学工平台的话,是用学工平台取代掉原有系统,还是把它们整合到一起?而且有些系统是上级部门要求你必须使用的。这是学生工作平台建设面临的一个问题。



2
上级要求变化快


从学校分管学生工作的副书记或者副校长,到学生处的处长、副处长,再到各个学院的党委副书记、团委书记,这些岗位的负责人会经常轮换,3年、5年会发生调整。


往往新的领导会有些新的工作思路,包括教育厅人社厅这些主管部门对学生工作的具体要求也会随着形势的变化进行调整。我们的工作内容变了,信息化平台的功能肯定也要发生变化,这也是学生工作的一个特点。像其他系统,例如教务系统的变化是比较小的,可能遇到学分制改革这样比较大的变化,才会需要进行系统更新。



3
学生工作执行力要求强


学生工作人员执行力、工作组织能力都非常强,哪怕不借助信息化的平台,布置一个任务,要求何时完成就能准时完成。这本身是一个优点,但是从信息化建设的角度来说有时候却是一个阻碍,他们会觉得这么复杂的流程还不如发一个通知省事,学工平台除了基本的信息管理之外,一些功能没有迫切的需求。而事实上,学工系统的信息化建设不能只是做一个信息管理的平台。

    


2
  从管理的角度解析学生工作信息化建设需求



作为信息化系统,从管理的角度最基本的需求包括要提高工作效率,提高准确度,减少重复工作。除此之外,结合学生管理工作的特点,它还有一些延伸需求,简单分了三方面:


独家|梁震鲁:从管理、服务、教育角度谈学生工作的信息化建设



1
自定义报表导出的功能


学生工作有许多上级部门,这些部门在日常工作中需要各学校上报许多数据。例如人社厅需要上报毕业生的生源信息、签约信息、毕业派遣方案等。很多学校即便是有了学生信息管理系统,也需要做大量的整理工作,就是因为自己系统导出的数据不符合上报格式。因此我们做了自定义报表功能,能够导出完全对接上级部门要求的数据,导出后零修改就可以直接上报。在这个过程中,我们不但需要从系统中选出我们需要的字段,还需要按照上级部门的要求,对一些字段进行代码替换等操作,这些工作,我们都能从平台处理完成,最后按照一定的格式形成报表。这才是真正减少我们的工作量。

    


2
自定义工作流加一个批量流转的功能


学生工作核心的几个业务整个流程无非就是一个工作流转的问题。这个流转在各个学校都不一样,各个领导的要求也不一样,但不管怎么要求它就是个数据流转的过程,就像OA中常见的自定义工作流功能一样。但是OA系统的表单流转,它是单一表单。比如说一张请假单,一张审批单,它会按照要求到每一级领导去审核,中间可以设置一些流转条件。


学工系统在仿照OA自定义工作流的基础上,添加了批量信息的流转要求,例如一个班级的所有学生信息,不管是离校审批通知单,还是入学通知报到,都是一个批量信息的流转,我只要能够自定义这个流转的过程,然后自定义筛选条件,就能够满足我作为管理方面的学工系统的需求。



3
移动办公


需要一个专门针对管理人员的移动办公平台。不管是APP还是微信端,要区别于学生使用的移动端,专门面向管理人员开发,这样更加适合实际业务的开展。



3
  从服务的角度解析学生工作信息化建设需求



管理,是解决内部工作的问题,而服务则是学工平台进一步的属性,下面从三个角度阐述一下学工平台的服务需求。


1
与管理平台分开、独立设计


学生管理平台是专门针对管理人员的。而学生需要的是独立的服务,可以叫网上服务大厅,或者碎片化的服务模块。可以是一个网站,也可以是一个APP,或者微信,它是什么并不重要,学生也不需要一个专门面向学生的管理平台,需要的就是一个个简单明了独立的服务模块,我们应该去做一个个小的功能模块,不断添加,完善。


2
融合校内其他业务系统


学工管理部门虽然做的只是学生工作,但是如果要做学生服务平台就需要站在全校的角度去设计,可以联合网络信息中心等部门,我们需要的是能够把学生聚焦到这个平台上来,让他在学校的各类活动都离不开这个平台。


如果说学生只是在用到学工的业务的时候才上到这个平台,用的教务相关业务的时候到教务平台,那么后面想要再延伸教育的属性就很难去实现。如果站在全校的角度去规划学生的一站式服务平台,就能达到聚焦的目的,吸引学生常驻在这个服务平台,以便在平台上开展更多活动。


3
借助第三方、开放的平台


不管是微信或者是QQ群,所有我们能够用的,都是我们的学工平台。现在学生喜欢使用QQ群、微信群,我们想要再建一个独立的校内APP让大家都使用是很难的,我认为也是没有必要的。第三方平台上开展工作,也是学生工作信息化建设的一部分,例如怎么在QQ群里开班会,选优,怎么利用直播平台搞活动。大家一起研究讨论,学会使用这些第三方的平台也是信息化建设的一部分。

独家|梁震鲁:从管理、服务、教育角度谈学生工作的信息化建设


这个就是齐鲁工业大学的OS平台(Online Service),在线服务的意思,是一个微信企业号。我们在这个平台上推出了很多小的应用,包括校内公交定位、校内互助、在线充值、校内导航等,把学生吸引到平台上,然后再推送一些服务、通知,他都能够接收到,并且这个平台上的所有学生都是实名认证的。使用微信就可以打开,里面不涉及到个人隐私。你看到的只是他的名字和学号,不会看到他的朋友圈,也不会看到他的微信号,也不需要独立安装。


我们本身也有校内独立的App,但是我们暂时没有推广,我们就是想把学生所有的焦点,聚焦在我们认为最合适的一个平台上,就是这个微信企业号,学生换个手机也不会把它卸载掉。


独家|梁震鲁:从管理、服务、教育角度谈学生工作的信息化建设


举个例子,前两天,我的班级群里学生搞了一个投票,看看大家对所学专业的态度,很快,班里一共38个人全都投票了,结果也是实名制的,都能看到谁选哪一项。我们很多的工作都可以通过这种QQ群进行,我还见到有些学校利用现在比较火的直播平台搞迎新活动,这也是一种意识,就是利用好第三方的平台。


服务是管理的前置条件,通过服务吸引学生的关注,将学生锁定在我们的学工平台,这是我们信息化的一个建设方向和需求。电视台播放电视剧的目的是为了播放电视剧,也得放广告。但是它如果改成发一个通知,说几点几分有一个什么样的广告,这个非常好看,快来看广告吧,没有人会来,所以他要拍个电视剧吸引大家来。做学生管理也一样,我们用服务来吸引学生来关注平台,先把学生吸引进来,然后在这个平台再开展业务工作。



4
  从教育的角度解析学生工作信息化建设需求



服务是管理的前置条件,那么教育就应该是我们学生管理工作的最终目的,但学工平台的教育属性往往是技术公司最容易忽略的方面,做技术,可能更关注于管理和过程当中的技术因素。但是我们是搞教育的,还是有以下几点思考:

   


//
学工平台的教育作用
//


例如迎新模块,很多平台在宣传迎新模块时都在说我的流程很好,可以不用排队,甚至可以不用去迎新现场,学生直接网上报到。但这在我们学校是行不通的,我们的迎新现场更像是一场校园文化的展示,学生现场排队本身并没有带来多大的工作量,各个学院通过迎新活动充分给家长、新生展示自己学院的文化、亮点。


移动迎新也好,网上迎新也好,它更应该是一个入学教育的前置,学生在入学之前、入学一周之内、入学经过军训,过了一个月以后他的心理状态是不一样的。学生还没有来到学校,他对学校的一切非常向往、非常憧憬,那个时候给他发什么信息他都会认真去看,给他发一个通知,他会把最关键的信息看好几遍。


学生进校一个月以后,你再跟他讲什么话他可能就不太听得进去了。所以在信息化应用到迎新上的这个环节,更应该关注教育的属性,如何利用网络平台,利用入学前的这段时间,对学生进行宣传教育,包括一些答疑和引导,这个效果是最佳的。我们学校是在录取通知书上就留上OS平台的二维码,学生认证加入后,学生处会设计一系列的内容和形式,进行入学教育。



//
学工平台的教育属性
//


我们现在在做校园大数据的平台,会发现一个问题,一卡通的数据、学生成绩、学生的上网行为都是很重要的观测点,但是学生处这边能积累的数据却非常少,非常笼统,大多是一些获奖情况的记录。那个数据太简单,不具备分析的价值。所以,我们学校去年出台了《双学分制人才培养模式下的大学生综合素质培养方案》,设计并实现大学生在校成长的量化评定,按照综合素质培养的基本内容,形成七个模块,并在每个模块中规范设项、合理赋分,最终以学分形式予以体现,我们将双学分的体系融入到学工平台中,弥补了学生数据积累的不完整,不科学。


还有网络思政教育,如何融入学工的统一平台当中,都是我们研究的方向。



//
教育、管理、服务三者合一
//


管理是为了教育,服务也是为了教育,所以我们应该站在教育的角度去管理、去提供服务。


我们将学工平台融入校园大数据平台。想借助学生管理系统去教育学生,离不开数据分析。我们要把学生的这些上网行为、图书借阅、一卡通、学生成绩、综合素质、日常行为、学生就业、心理健康等等数据结合在一起进行分析。


独家|梁震鲁:从管理、服务、教育角度谈学生工作的信息化建设



我们希望通过这些数据分析,能够给学生做一个画像,通过多边形图,清晰地看到这个学生,他是学习成绩比较好,还是身体素质比较好、还是他的思想品德比较好,这样就能够横向、纵向的进行比较,就能分析出学生管理中存在的和要解决什么样的问题。



5
  学工平台信息化建设的建议



在学生工作信息化建设过程当中,给大家提三点建议:


第一,与信息化部门密切合作。学工处上一套平台,不要自己去考察一下就ok了,一定要和网络信息中心等部门密切合作,在他们的支持下,你能更好地进行信息化建设。


第二,借助学生团队进行一些应用开发。学工口资源最多的就是学生,很多学生有开发能力,让他们开发出贴合学生自身需求的小应用,更具有吸引力。


第三,站在全校的角度统一规划。不管是统一的服务平台也好,应用平台也好,管理学生,不要只站在学生处工作的角度提出一些需求,应该站在全校角度上一起规划。


因此,学工部门需要的是一套信息化的整体方案,不是需要一个平台,也不是需要一个系统,它是需要将管理、服务、教育这些整合在一起,需要学生管理人员深度参与,研究分析,然后借助技术公司的力量,一起完成。




  

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