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人物专访 | 存在感与参与感:南京理工大学涂庆华谈“跨部门流程整合”服务怎么做

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日期: 2016-04-10
浏览: 32


人物专访 | 存在感与参与感:南京理工大学涂庆华谈“跨部门流程整合”服务怎么做



“我们一直想构建一个‘大人事系统’。之前的系统,只能称之为‘人事处的人事系统’。而现在要构建一个基于‘全校’的人事系统,即有管理又有服务职能。


把组织部、人事处、离退休处等相关部门全部打通,把干部管理、在职人员管理、离退休人员以及后勤的临时人员管理,几个原来分散的管理,全部集中串联起来,同时,基于学校的数据中心,给院系、业务部门看到自己及相关部门科研的、教学的信息。”

 -- 南京理工大学 涂庆华



2014年12月

南理工综合人事服务项目启动


2016年1月1日

新进教职工报到、教职工信息查询与统计

三十项人事服务上线


2016年3月1日
年度考核服务上线



小智第一时间对其进行追踪报道

也收到了很多老师们的留言回复

人物专访 | 存在感与参与感:南京理工大学涂庆华谈“跨部门流程整合”服务怎么做

近来,高校信息化业内“明星”南理工综合人事服务应用的火速蹿红,让“跨部门流程整合”再成焦点。南理工综合人事服务应用其建设重点整合了人事处、组织部、离退休处的工作流程,完成业务的全面梳理,是一次典型的“跨部门业务流程整合”优秀实践。


据此我们采访到南京理工大学信息化建设与管理处处长涂庆华,从人事服务谈起,深入了解南理工信息化建设探索实践之路。




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综合人事服务篇 

人物专访 | 存在感与参与感:南京理工大学涂庆华谈“跨部门流程整合”服务怎么做


Q1、在其他学校还在忙于学生迎新的时候,南理工把“教职工迎新”作为一个亮点来做,主要是出于哪方面考虑呢?


涂:师生都是服务的重点与核心。本科和研究生的迎新已经成熟了,而老师是学校发展的重要力量,如何让老师从踏入学校那一刻开始就感觉很舒服、暖心,有主人翁的意识,是我们一直在思考的问题。所以这次我们和人事处花了一些时间来梳理,而这也是流程优化的探索。



Q2、此次项目建设一项重要内容是业务流程梳理,整个梳理花了多长时间?


涂:项目是2014年底启动的,我们计划用两年的时间完成,2015年做第一期,2016年做第二期。第一期主要是完成基础信息的管理、考核、专业技能的申报等;主要在调研、流程梳理、流程的精简和优化上花费了比较多的时间和精力,包括教师进校,迎新等流程。

 


Q3、我们从教职工的信息入手,未来还会做哪些应用?


涂:数据融合与推送服务。我们已经把人事的基本数据梳理得差不多了,下一步就是把研究生、教务、学工、科研、财务等系统打通,年度考核与职称评审才能在线上运转起来,这样数据质量才能提升。如果没有业务去做支撑,数据质量很难有保证。我们之前虽然做了人事系统,也开放了让大家去修改,但数据质量很难提升上来。良好的数据要来自于良好运转的业务系统的。



Q4、在整个建设过程中有哪些印象深刻的事?比如遇到的困难。很多学校关注这件事是怎样完成的?


涂:首先要打消人事部门的顾虑,让他们相信你能做好这件事情,并把建设权利交出来。由我们而不是人事处来主导整个建设。因为人事处通常只想做服务于人事处需要的管理系统,不会也不可能多角度去考虑兄弟部门的需求。其它的兄弟高校同样建议主导权一定要交给信息化处,由信息化部门来统筹此事。


从我们自身的经验上来说,我们成立了信息化处,定位于一个统筹协调的部门。我们有两个职责:一是经费的统筹。所有信息化经费交给信息化处,每个部门要向信息化处申请项目和经费;二是我们在去年的网络安全与信息化领导小组会议中确定,以后校级的信息系统建设由信息化处来牵头,而不是业务部门。主要是为了推动业务流程的整合与优化。



Q5、对于刚上线的人事服务,满分100分的话,你会打多少分?


涂:80多分吧。这是模式的创新,进度上相对比预期慢了一些。目前我们完成的服务,只是做了数据的整理,以及教职工年度考核、新进教师报到的流程梳理等,对现有的几千个老师支撑力度还是不够的,老师们更关注的是填报类的服务。这里面有学校的问题,也有原始厂商的配合度问题。未来还有很多工作有要做,任重而道远。


Q6、我们了解到学校的办事大厅是同期上线的,那么对于学校网上办事大厅,您总的设计理念以及所期望的未来发展方向是怎样的?


涂:从学校信息化角度出发,我们希望构建一个统一的服务大厅。师生不需要知道这是哪个部门的业务,不需要知道是哪个部门在做支撑,只要快速的找到自己需要的信息和服务,这就够了。至于你怎么完成,如何做到流程通、数据通、业务通,这并不是用户所关注的内容。这正是我们努力的方向。





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经验分享篇 

人物专访 | 存在感与参与感:南京理工大学涂庆华谈“跨部门流程整合”服务怎么做


Q7、在建章立制方面,有哪些其他的政策切实推动了南理工信息化的建设吗?


涂:我们有一个信息化协调组。由分管信息化的校领导作为组长,各个部处分管信息化的处长作为成员,开会时可明显提高决策效率,这种组织架构是比较少的,但非常实用。


Q8、学校级别的领导小组会议,这是在一定程度上给与了一定的支持。除此以外,有没有相关的规章制度,来帮助信息化处有一定的主导权?


涂:这是必须的。信息化部门在高校通常并不是一个强势的部门。也许上海的高校基础会好一些,对信息化的认识相对走在前面。但江苏、安徽到西部地区,对信息化重要性的认识还不够。但现在有个可喜的趋势是,大家都开始认识到信息化重要性,认为信息化需要统筹。以前信息化部门定位只是一个支撑部门,而现在包括南大、南师、南航、南京信息工程大学等高校都纷纷成立了信息化处,负责学校信息化的统筹。


从管理架构上,信息化处要适应角色的转变,通过建章立制,规划好自己的管理服务框架和体系,把相应的职责承担起来。如果不能迅速的承担起相应职责,即便给一个名,也没有用。我们信息化处2013年底成立,2014年就开始建章立制,制定了《南京理工大学信息化工作管理办法(暂行)》,从政策层面上,把管理体系、项目申报等主导权掌控在自己手上,同时跟财务对接,把经费的统筹负责起来。



Q9、高校信息化首先要取得领导的支持与同意,很多学校都觉得很难。因为目前很多高校的领导还不认为信息化是需要统筹的工作,那么如何与领导保持良好的沟通,让领导重视信息化?


涂:每位校领导都会认识到信息化建设的重要性。但信息化到底如何重要,如何与学校的业务相切合,这实际是需要信息化负责人或相关工作人员去讲故事的。对于一个以教学、科研为主的学校,领导考虑得较多的肯定是学科、科研、人才培养,这是主线。但信息化不是独立的,它是和学校的学科建设、科研、人才培养相融合的。信息化虽然不是学校的核心竞争力,但是他可以促进学校竞争力的形成与提升。我们信息化出身的人喜欢讲技术,讲网络、虚拟化平台,这都不是领导所关心的事情。领导关心的是如何把人财物的信息,流程的优化做好。



Q10、如何让业务部门来配合信息化的工作,保持激情?


涂:给积极配合信息化工作的人以存在感和参与感。一是以业务域的方式,让每个部门清楚看到自己部门提供了什么服务。二是评奖评优。我们2015年做了评奖评优,给做的好的部门和个人予以表彰。并设立南京理工大学信息化先进个人奖项,是对参与的人一种认可,以学校的名义公开发文以示鼓励。




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未来发展篇 

人物专访 | 存在感与参与感:南京理工大学涂庆华谈“跨部门流程整合”服务怎么做


Q11、除了人事,那么IT、OA、科研、教务等业务未来是否会采用类似人事的服务,一块块的梳理?


涂:会一块块的梳理,但不是所有都会迁移到大厅里。我们会有计划、有步骤的完成,把覆盖面广的,人数多的服务先迁移过去。


Q12、2016年的重点工作大概是怎样的?


涂:主数据中心机房建设,我们今年正好要做机房的搬迁,4月底要完成搬迁;硬件平台,我们要完成虚拟化平台,以及无线网三期;软件这块,去年完成了主数据中心一期,今年将推进二期,教务、学工、资产、后勤、财务、图书、学工的数据全部要纳入到体系里面去。


除此之外,我还希望能为学校提供一定的数据分析,不叫数据挖掘。我们现在还远远谈不上大数据,但数据分析的内容是可以拿出来的,比如人事的数据分析、一卡通的数据分析、科研的数据分析,现在是有一定基础的。如果希望得到领导持续的支持,就应该让他切身感受到信息化对管理服务的价值。


另一方面,在业务系统的建设方面,包括人事二期、科研二期、后勤二期、移动服务平台二期。还有OA的升级,我的想法跟综合人事是一样的,我们不想再建一个校办的OA系统,而是建一个校级的OA。如果依然做一个校办的收发文平台,那仅仅为校办的领导所用,而院系的部门也要用,他们都有自己的审批。还有部门之间的协作,目前都没有涵盖到。我希望新的系统,核心的收发文要完成,督办(学校定下来的工作计划)也能够在线上完成。满足领导能看到每个部门在做什么,到什么程度了,哪个部门推进不力的需求。



Q13、十三五规划主要做哪些事情?


涂:大的事情叫智慧校园。更多的是以服务门户为基础,争取做到数据通、业务通、流程通。十三五期间主要构建两个中心:数据中心、流程中心。我们特别期望与学校领导沟通,如何加强流程的优化。很多系统做了不用,实际上是流程优化做的不好。完全按照业务部门提出的流程来做,技术人员照着做就好了,但实际上流程优化没做,换一个领导或者业务变了,流程立刻不用了。这样产品就不能适应发展,很快会被淘汰。因此,流程优化是一个关键的事情,很多学校和公司也都在做这方面的尝试。


涂庆华

南京理工大学

信息化建设与管理处处长  





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