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WE+2018 | 常州大学封红旗:常州大学采购内控管理经验

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日期: 2018-05-04
浏览: 14

WE+2018 | 常州大学封红旗:常州大学采购内控管理经验



背景分析



在背景分析当中,我列了8个工作当中的痛点。现在大家都知道双一流建设,常州大学可能没有赶上这班车。但是江苏省在设置双一流有四块,品牌专业、优质学科、共建、协同创新中心,每一个项目都是以创新资金的方式下达的。

我们学校每年有2300万的专项资金,这些资金的执行是有时间限制的。你上报时间只有一个星期,报上去的需求和下达资金之后执行的过程是没办法实现的。前面很多的时候都说你的资金回收了,再写一个报告讲一个理由,财政再给你反馈回来。

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但是可以告诉大家,2017年江苏省财政真正的把社会资金不再返还了。所以我们学校前两天财务处召集所有负责人开会,专项资金必须还完,不还完就收走了。这样一来,实际上就给我们采购管理部门带来了非常大的压力。我要告诉财务部门哪些是计划,哪些在执行中,哪些还需要进一步跟项目负责人沟通。

高校采用的财务管理制度是束缚,他只知道预算总额和实际产生出来的费用,中间的过程他是不知道的。所以他看到账面有很多钱就心慌,老说你们教育缺钱,但是有那么多钱又花不出去。由于时间关系,我列了这8个痛点不一个一个给大家念。如果有时间,每一个都可以说出一堆的痛。

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解决措施




这样的问题出来之后怎么想办法去解决?首先,刚刚很多领导都讲到了“放管服”。放权给项目负责人,作为管理部门要监管到,所以在这个当中我们就需要按照内控制度的要求来完成相关的体系。作为我们采购管理部门,特别是从预算下达之后到采购过程,到支付全过程都在我们一个部门的时候我们要小心,这也是想通过内控制度去实现的内容。

此外,制度采购87号令。哪一些是要走政府采购的,实际上作为我们采购管理部门如果把刚刚那些细小的采购工作也都管起来的话,可能我们的工作量除掉差旅费不比财务少以外,其他每一笔都会有很大的工作量。后面我们希望通过信息化的手段来减少这样的一些内容。

特别是《教育部关于推进直属高校内部审计信息化建设的意见》,我们再根据我们内控制度实施的要求,我们江苏省教育厅和财政厅专门发的一个内控制度的实施指南,在这当中对于我现在所在的部门会有三项内容,包括采购管理、包括合同管理、包括资产管理。

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1、预算采购计划前置

在这个基础上,我们做了第一项工作,把采购预算按照项目化的方式去进行下达,要求所有的项目负责人,这里面可能是院系、科学家、某一个具体的需求部门,让他们去完成网上发起采购申请。

这里有两个好处,第一,他的预算是不会超的。比如说我们经常会碰到这样的痛点,我们给他的总金额可能是200万,除了买设备以外还有低耗,低耗直接报销掉了。但是他委托我买的采购总额可能加起来会超过预算,最后我执行完了之后,当我办报销手续的时候发现钱不够了,这时候采购部门和我们就会没办法去处理。

现在我们就不存在这样的问题,我们把预算全部下达完了之后,你在预算范围里面你每申请一个采购任务,我们就会给你动一部分费用。当你执行完了采购工作,如果有结余就再返回下来,这是我们最基本的一个起点。也就是说,我们采购预算的计划是使用情况和整个的过程都清晰明了。

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2、数据流与审批流结合

第二,把数据流和信息审批流能够进行有机地整合。如果我们纯粹是一个信息流的话,我们采购管理是需要由数据流和信息流同步运行的。我们在这个过程当中,可以把预算数据、采购数据、合同数据、支付数据结合在一起,这里面会有预算采购计划申请审批、采购申请审批、支付申请审批。

这样两条数据流来做的话,就可以实现业务流和信息流集成在一起,更好地来解决我们刚刚所说的很多的痛点。所以在这个基础上,我们通过这样的方式来做这一项工作。

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3、数据沉淀与利用

今天上午很多领导讲到大数据的应用,我们做了这样的系统之后我们希望有一些大数据的应用。比如说所有的固定资产,我们资产是有账的。当我们的老师发起一个设备的采购请求的时候,他可以去查询我们学校有没有类似的仪器设备,这些仪器是怎么购置的,使用状况和预约使用情况,他可以判断要买还是不买。这里面有很多沉淀数据是可以拿来作为我们的决策的。

很多学校里面会做大型仪器设备的论证,很早是缺少数据的支撑。大家都知道有一个专利我要事情的时候,可能会简述一下,想用数据的沉淀来支撑这样的使用。比如说根据内控制度的需要,我们还需要对我们的供应商进行评审,这也是内控制度里面有明确要求的。我们可以从系统里面把供应商全部都梳理出来,这些供应商的履约情况怎么样,我们可以通过这个系统对他进行评价等等。

总而言之,我们想通过这样的数据沉淀的分析来创造一个良好的采购环境,来提高我们的采购效率。这是我们想看到的。

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4、采购内控信息化建设

我们为了做好采购的内控,我们也设计了一系列的流程。在这当中,比如说我们把2万以下的可以直接支付,直接可以进行报销。超过2万以上的,我们需要进行政府采购,需要签订合同。我们江苏省财政厅和教育厅从2018年开始,所有20万以上的合同必须报财政厅备案,我们可以直接提交给省财政厅去完成。这是我们设计的一个全过程的流程。

通过信息化内控的建设,我们希望能够解决这么几个问题,特别是落地的问题。因为在前面我们看过很多的系统,有专门的合同管理系统、有专门的采购管理系统、有印章管理系统等等,但是这些都不能够组合成我们所需要的采购内控管理的系统。

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前景展望



采购内控是一个持续的过程,而且有很多规范性的内容,这些内容我们完全可以通过信息化的手段去能够更好地做,这里面还有更多挖掘的内容。

1、挖掘内部人员的潜力

可以挖掘内部人员的潜力,如何采用流程化手段使得我们科学家真的只要申报一次,真的只要在论证的时候参加一次,其他的工作我们全部办好了。这是我们想要做的事情,能不能做到我们继续努力。

2、发挥代理机构的优势

我们会把采购需求推送到政府采购部门,让他进行网上审批,选择代理机构完成相应的政府采购工作。

3、开发供应商的能力

比如还有供应商,我们需要对合格供应商进行评审,让他能够解决我们相关的问题等等,这些都是我们在信息化的基础上可以继续往前走的。

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最后有一个小诗,我作为国资处的部门,我们认为我们做的是非常小的事,也就是苔花如米小,但是我们也想学牡丹开,也想为学校做出一些贡献。这是我今天汇报的内容,谢谢大家。

——本文为大会报告实录,未经嘉宾审核,略有删减。



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