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WE+2018 | 宁波大学高森生:高校云采购模式的探索与实践

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日期: 2018-04-28
浏览: 26

WE+2018 | 宁波大学高森生:高校云采购模式的探索与实践


WE+2018 | 宁波大学高森生:高校云采购模式的探索与实践


各位来宾、各位老师,下午好。很高兴今天在美丽的太湖畔和大家一起来探讨和交流高校信息化建设。大学的四大责任很清楚,人才培养、科学研究、服务社会、文化传承。所以我们高校的信息化建设都是围绕着人才培养这个根本在做的,我们要构建大的人事、大的教务、大的学工。

宁波大学


前面两位老师就是讲了大的教务、人事,学工我前面看过一个宣传片都是讲学工的。但是大家不要忘了我们还有一块大的保障,最近提出来我们保障部门要融入到高校的信息化建设中。这一块不是主要的,我们只能做一个配角。



 背景介绍 


1、政策背景

今天要跟大家探讨和交流的,所谓的云采购模式到底要解决什么?我们又提到“放管服”,这个是2017年五部委提出来的“放管服”。实际上主要是要告诉大家高校内部的“放管服”,大家做改革的尝试。这里面很大一块提到服务,怎么样通过“互联网+”和信息化做到服务。网上办事大厅都是通过互联网和信息化来解决我们日常服务效率的问题。

2016年提出一些改革的措施,特别是在横向科研经费我们可以自行采购其设备,只要合同里面规定了内容。2015年推出了电子发票,为什么要提电子发票呢?这是财务的一个痛点,财务大量接触发票。将来很有可能财务报销没有原始票据,这很快会实现。

2、财务困境

财务的困境在哪里?大量的经费增长,这两年经费增长非常快,教育投入非常大。宁大在2014年整个盘子13个亿,我们学校规模不是很大,但2018年刚刚通过的预算支出22个亿,是以这样的速度来增长。学校不可能按照这样的速度给你配备,所以大量的事物是无法完成的。怎么样通过信息化代替人工?

3、高校支出构成

看一下整个高校的支出结构,人员支出、公用支出两大块。人员支出占了很大比重,一般是占60-70%,在整个支出盘子里面不到50%。人员费用的构成等等在财务上不是问题,可能一两个人都可以解决,资金量虽然比较大,但是是不复杂的。


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公用这块,一块是商品服务支出,一块是资本性支出。这里面大量涉及到资产要入库、大量的政府采购。不用担心,这一块量很大,精度也很大,但是核算的量很小,一台设备可能是上千万的,一张凭证就可以解决掉。

商品服务支出,办公费、印刷费、水电费、会议费等等,这块整个量不大,但是占了很大财务的报销量,整天数着票据的都是上面那一块。这里面很关键的就是办公、差旅、因公出国境等等是非常惊人的数据。

4、财务报销构成

看一下宁大。按照现在量平均每个月15344笔报销凭证,其中办公用品、材料零星采购每月2673笔,差旅费平均每月报销笔数5636笔,怎么来解决这个问题?以往的途径有各种办法,一个是梳理流程怎么样快一点、便捷一点,怎么样培育老师、怎么样贴票据等等。

这几年我们推出了网上自助报销,老师不用跑财务处了,网上自己投递,但是还是没有解决根本的问题,还是要拿来大量的单据进行重新审核,完成大量的流程。


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5、采购困境

还有采购的问题,曾经有老师问过我,你这个采购平台上了以后每个月采购量很大,是不是要纳入政府采购?是的。每一块汇总起来,以年底的量来统计都符合政府采购的额度要求,都要集中采购。

事实上,每一个高校都没有这么去做,因为根本做不到。甚至我们每一笔,一年所有笔加起来多少量?我认为到政府采购的额度了。我们只是规范了目前让各个单位自己完成的,甚至讲自行采购这一块怎么样通过信息化来解决,解决什么问题?

一个是效率低的问题;第二,采购成本过高。没有批量的优惠,同时也有廉政风险,这里面大量票据的套现往往是从这个途径走的,因为其他途径没法走,政府采购都是规范的。这块是三大痛点,难以管控。


 解决途径 


1、解决思路

怎么样通过信息化来解决?总体的理念就是把整个学校的预算、采购、报销、管理全流程打通,一站式完成整个采购。一个是开放、共享、操作透明、可追溯、数字化管理、公开透明。


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2、平台方案

整个平台的方案当时设计的时候,事实上整体跟我们校园信息化统一的通讯能力、身份认证、统一支付都是对接起来的。最关键的就是财务的预算,预算这块必须接入我们整个的平台。

同时,自动完成后续财务的报销,这是从纵向来讲的。横向这块我们从校内的应用,包括校外的应用怎么样接入的问题,这是整个平台的方案。

3、解决问题

我们解决了合规问题、同时不用垫资金、品类齐全、物流及时、零库存、解决了报销,一个月一张凭证、一张发票,把所有的报销都解决了;不占现金流、价格优。这里面涉及到解决的问题,一个是校领导要考虑的问题,怎么样提高效率、怎么样廉政风险的问题、内控的问题。

财务部门关注的是整体的报销量,同时怎么样保证资金的使用,计划有序。资产部门是解决零库存问题,节省人力成本,不要有人去管这块负责材料的人用,同时不占用资金。对师生来说,一个是不用自己垫付资金,同时不用报销,还有我们可以得到方便、快捷的采购,还有质优价廉的服务产品。


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4、平台流程

整个平台很简单,我们设计的时候就是跟网上买东西是一样的。我们在京东、淘宝购买差不多的模式,看见喜欢的产品、需要的产品添加到购物车,提交给有钱的人,谁有经费审批权就把单子提交给他。

审批完了以后,所有后续的流程基本上跟网上购买商品是一样的,供应商确认发货,这边验收确认收货。最后就是财务做的事情,我们把所有的单子生成一个预约报销单这样的报销单生成以后,一个月一张凭证、一张发票,这是一个测试界面,不多。

这是一张报销单,这张报销单跟好多学校在做的网上自助在做的报销单是一样的,上面的条码和二维码是我们的财务系统要读取的数据。整个财务系统通过网上预约报销系统把这个单据可以读取,成百上千的单子可以生成这张凭证。把钱支付给第三方,统一的一张发票过来,这样的话整个流程就完成了,非常的简单。


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 未来展望 

1、差旅报销

我们做这一块,事实上最早找我的时候要谈的是差旅的问题,我当时讲差旅太复杂,高校的经费是成条的,不是成块的,一块一块很简单,企业非常好做,但是高校都是一条一条的经费,我们有很多的项目。

如果一个差旅实际上从每一个项目走,差旅报销的要求,甚至不同的经费要求还不一定一样,所以这个非常复杂。我事实上很关心差旅费的问题,因为这个量更大。如果把这个36%解决,我们财务部门一半可以减掉。

2、交通报销

另外就是事业单位公车改革,我们3月份刚刚完成,已经提交,我们要社会化,社会用车。日常的公务拥车怎么解决。所以想通过这么一个方式来解决差旅的问题,招标第三方共事来完成差旅。整体流程是一样的,跟我们采购、物资、办公用品一样的流程,你只需要提需求,然后通过整个系统给你服务,来提供相应的东西。

这里面还有一些比较难以解决的问题,比如说高铁,我们现在的票据没办法,报销跟上车的是一张票。本身飞机的话没关系,拿着身份证就可以上,发票是可以直接提交给财务部门,现在这块要想办法怎么解决,变成两个单子,一个是报销的,一个是上车的。如果这个能解决,差旅这块基本也能够解决。

3、电子发票

再就是电子发票的问题,国家已经出台了《会计档案管理办法》。不用几年,大量财务的档案都是用电子形式来保存,所以以后的报销都没有了,都是在线上走的。所有的系统,包括审批都是线上走的,票据是系统里面调取的,不需要再进行纸制的传输。


 最后 


十九大报告提出这么一句话,要增强改革的创新本领,保持锐意进取的精神风貌,善于结合实际创造性推动工作,善于运用互联网技术和信息化手段来开展工作。

这是我们对十九大报告的回应,我们怎么样用信息化手段提供服务。“互联网+”时代为各个行业都带来全新的变革,事实上对会计而言,这可能是一个巨大的转变。

所以我们要把握好这个机会,要转型,要更多的应用互联网技术去开展,站在时代潮流的最前线,谢谢大家!

——本文为大会报告实录,未经嘉宾审核,略有删减。


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