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WE+2018 | 西安交通大学张俊斌:教务信息化建设的实践与思考

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日期: 2018-05-04
浏览: 22
WE+2018 | 西安交通大学张俊斌:教务信息化建设的实践与思考


西安交通大学教务处副处长张俊斌:各位老师,大家下午好。其实很忐忑,2016年我第一次来参加过WE+大会,那个规模让我有些震撼,所以在这样的场合来讲我们学校的做法,其实真的是很忐忑的。后来我想了想,毕竟我们走过来了,我们走过的路中间的一些坎坷、经验、教训之类的,我想跟我们有同样经历或者是境地的学校,大家一定会感同身受。所以我最后还是觉得讲一讲,如果有不对的地方请大家批评指正。

宁波大学



我汇报的题目是《教务信息化建设的实践与思考》。一个学校的核心业务,教务系统如果不上线,其他的系统做得再好,整个学校数字化平台是带不起来的,教务是核心业务,教务处也是第一大处。我汇报主要是我们学校从过去上上一个系统到目前的系统,我们走过的路和我们的一些思考。


我想分几个方面,一个是背景,这里面包括教学改革的背景和系统原来的一些情况;另外是在构建新系统时候的一些举措;取得的成效;我的一些思考。                        



业务背景

WE+2018 | 西安交通大学张俊斌:教务信息化建设的实践与思考


很多高校正在经历这样的一些变革,正是这样的变革让我们的学校和高等教育在不断地往前走。



背景一:不断推进的教学改革



第一,大类招生与培养,我们被社会、被教育部推着往前走。大家可能知道后面高考填报志愿,学生是专业优先,然后填报学校。每个学校都有一些不太好的专业,这样的专业要不要存活。如果按照完全优胜劣汰的话,这样的专业是要关闭的,但是这些专业又有自己存在的价值,我们是不是完全按照考生的意愿没有人去就关掉了?这不是我们办学的初衷。我们按照业内通行的做法我们开展了大类招生,这是第一个背景。

    

第二,我们学生选择专业的时候比较盲目,我每年负责招生宣传,很多家长来以后就说你们最好的专业是什么。他根本不知道专业要干什么,考生也是很迷盲,进到大学里面会有很多人不适应,我们要求孩子自己选择专业。

    

第三,每个学校不管是专业课、技术课,总有讲的好和不好的。讲的好的老师的提升和整个课的质量提升,把这个选择权交给学生,通过鼠标来投票。通过学分制的推行来促使师生共同敬畏课堂。我们在2017年新系统上线以后,我们已经在推行让学生选,把一些老师选的没课上。

    

第四,我们学校从2006年在做搭建人才培养,最早是从2005年开始的拔尖人才培养。这样的一些学生的培养也是我们学校的特殊性,整个管理体制和普科生的轨迹是不一样的。基于这样的背景,我们的系统是需要跟进和变革。

    


背景二:体制机制改革创新



第二个背景,我们在推进教学改革的同时,我们在机制体制上做了一系列变革,包括成立本科生院。


第一,这个本科生院更多的是一个协调机构,和大家通常听说的本科生院不一样,我们是一个虚体,把学工系统和教学系统在联席会议制度的框架下统一起来,大家来协同工作。不是说把原来教务处升格然后变成了本科生院,然后几个科室变成什么处,不是这样的概念。我们相当于完全是一个虚体。


第二,我们在本科生院成立的时候,把原来快20年的非常虚的机构就是系这一级的教学组织夯实,已经成立53个系。


我们把办学自主权下放给学院,有的是按系,有的是按所,没有统一要求。这样就会带来一些问题,比如说一线教学组织和一些质量的保证没有抓手,特别是大院,你指望一个学院里面有好几个一级学科的学院,他能把各个系的培养能抓住吗?这是不可能的。


这次改革的时候成立53个系,把教学组织夯实,就是把支部要建在连队上,这样保证所有的工作都有抓手。为了配合学分制,我们实心了学业导师制,这个是很常见的。你要给学生他的专业知识学习之外,还要有一个对他人生的职业规划,以及其他各个感兴趣专业有一个认识的机会,这样能够做他的人生导师。


我们从2007年的大类招生,大类招生其实从2005年开始了,希望每个星期都有一个固定的时间让老师和学生有一个交互,目前正在实施。我们统筹双创,然后是就业,学生团委、教务处,几个机构的协同来推动双创工作,这个跟我们教务系统建设没什么关系。



背景三:老系统存在诸多顽疾



学校的教育改革不断往前推进,我们的系统要能跟上。每个学校的老师和学生都会吐槽自己学校的教务系统,我们也是同样的情况。我们之前的系统大概有这么一些问题,一个是功能上,我们不断地推动绩效改革,大类招生和分流的模式以前是不支持的。再就是关键数据缺乏约束,不知道当时为什么那么设计。


比如说成绩数据,按理讲应该和学生课程本身的数据要能够关联。但是我们原来的成绩库很强壮,就是一条记录里面有太多信息,没有关键数据的约束。这样有它的好处就是非常健壮,但是这样带来的问题大家也都知道,如果说成绩库本身被修改是没有任何约束检查机制的,这是很可怕的事情。


还有就是教学管理没有形成闭环。因为当时也是在2012年上线的时候是先行把急的功能上了,后面比如说培养方案和毕业审核,这些事情全都没有做起来。因为没有形成一个统一的闭环,后面的轮子不断往前走,前面的一环数据发生缺失,后面业务肯定是做不下去了,所以导致后面很多被动的一些事情。


原来的系统用起来也是比较麻烦,如果你们现在还用一些老版本的系统就会知道,操作起来没有自动化,这样效率是提不上去的。架构陈旧等等就不说了,还有一个关键问题就是背负太多历史包袱。


我们上一版系统师生服务体验不太好,拿选课来讲。我们之前学生调侃自己的选课系统是用漫画来调侃的,把自己的选课服务器放在那里,边上画一个土豆,每到选课的时候服务器都会瘫,太不强健了。新一版的是画了满屋子的土豆,看来没有瘫,是用了新的版本。原来是有这么一些问题,所以我们考虑能够在构建新系统的时候去充分考虑这样的因素。

    


实施举措

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我们做了以下事情,只要是开发系统都会存在这些。



四大举措:

  规划关键业务流程

✔  规范关键数据标准

✔  清理历史数据

✔  出台配套管理办法



第一个,梳理流程。教务处各个业务科室和二级学院的教务员,去规划流程怎么走等等。商量完了之后,处内的会议再加上技术部门,像网络中心的技术部门的人员一块来参与讨论流程。最后一步才是跟金智公司去讨论。所以这中间是分级的,特别是到后期我们不允许具体的业务人员直接跟公司技术人员讨论业务怎么优化和改进,因为这会形成灾难的。所以说我们对这样一些业务系统去全面梳理,形成一个规范的文档让公司去开发。这是第一个举措。

    

第二个,把系统规范数据进行统一。像基础公共数据,包括资源代码、编码、楼宇,包括老师身份的编码。因为每个学校都有这样的情况,你可能有一些正式身份的老师,还有聘用过来的,还有的是5月份要进校园但是还没有排课的,需要去优先考虑。我们对这块做了规范,课程代码的问题、不同培养方案,里面对课程的引用,还有课程停开了怎么办,这都是需要去梳理和考虑的。

    

第三个,清理历史数据。我们的系统部署到现场来测试,去梳理数据。刚才史总提到郑校长给我们的压力,我们的学校比较特殊,我们主管教学的副校长是计算机毕业背景的,分管本科的教务,又分管研究生工作,同时我们的基础教育、社会教育、网络中心、信息中心、图书馆等等,包括现在的学生系统也是他管,所以他一个人管的特别全。

    

第四个,我们还有配套管理方法,这是新系统上线必须面临的问题。如果说相关管理规定和对老师学生约束的东西没有跟进的话,系统最后肯定是跑不顺利的。我们按照教育部41号令,把管理工作做了很大的变化。


运行很多年的留级现在已经没有了,所有的人将来往后走你必须按照这样的模式。老生可以自主选择,都会受到一定的约束,而且你的成绩会专门来跟进,这个相当于是制度上的一些考虑。


另外,我们对于怎么去优化选课和退课,包括免听,学生可以不用到教室里听课,最后可以拿成绩。还有专业怎么分流,2017级的学生相当于在今年6月份会面临原有19个专业,包括机械、能动、材料、航天等等,面对这样的专业你怎么去分流,我们制定了详尽的管理办法和流程。

    


建设成效

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五大成效:

  配适人才培养改革需求

  核心业务自动化程度显著提升

✔  流程优化封堵了陈年漏洞

✔  管理与服务业务平滑过渡

✔  用户体验显著提升



第一,我们的系统可以很好地适配人才培养管理。


比如说大类招生、分流等等,这样的事情都是可以支持的。另外就是核心的东西叫做个人修读计划,每个人有自己的计划,初始版本就是现在培养方案里面制定的指导性教学计划。我们是允许学生来调整的,在满足课程先修后修的关系下,可以进行调整。调整完了以后,每一个学期的修读完成这个来走。等到下一个学期走的话,来保证下一期的修读继续进行。我们现在是主辅修协同培养,现在信息系统里面培养的方案里面就是把主修和辅修分开,我们一直到最后的毕业资格审查,这是完全的一个闭环的操作,信息系统这块非常好。

    

第二,就是核心业务自动化的程度显著提升。


这里面包括像以前的排课,包括资源的借用。在我们目前这一版本上线之前,我们记本子,我不知道还有多少学校是现在这样的情况。原来有很多手工的干预,现在只要说课程的特征被抽取出来,一批课程可能就排掉了,这是极大地提高了效率。去年年底为今年春季准备排课数据的时候,原本计划需要一个月时间,到最后两个星期就做完了,还是比较快的。

    

第三,我们堵住了很多漏洞。


系统本身的不支持导致了一些问题,有的直接线上登录给学生,后期的认定没有什么章法。现在所有学生的成绩能动的就是学生代课老师,如果交流成绩要认定,他自己发起一个申请,由相关部门审核,没有人可以动数据本身,堵住了漏洞。所有的计划和任务的修改都是做到有章可循,为了规范操作有些不良现象都会堵住。


还有业务整体平滑过度,我们创造了学校历史上的奇迹。8月19日新生上线,到目前对系统功能不断地完善,我们用的时间非常短,有些学校听了我们这个时间都觉得非常不可思议,你们这么短能把这么繁重的工作做完,确实是创造了你们学校的奇迹。


我们的系统没有导致业务振荡的,我刚才说的如果是教务处的老师就能听明白,我们现在系统里面的4、5、6、7用了四个培养方案。2016年计划修订,到了17级的时候把原来38个大类招生专业转化成一个,这个相当于四个年级用了四个不同版本的培养方案,这样带来的混乱是可想而知的。我们做到了业务零振荡,这是我们自己也努力的,也得益于金智的给力支持。


最后,是用户体验。


你们在各个场合可能会看到金智新教务的界面,确实很清新。另外从选课的角度也非常稳定,所以说学生用漫画善意调侃我们一下,说现在的土豆满屋子都是。我们和金智技术部门做了大量的优化工作,以前每到大规模选课的时候统一认证的环节,容易出问题。我们做了一些优化,现在将近1万人上页面没有迟钝,这是很不容易的事情。这是我们做下来的取得的成效。

    


几点思考

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最后,我再分享一下我对这个事情的几点思考。


正确处理几个关系。


第一,管理业务与技术服务的管理。


凡是有人跟我交流系统开发等等,我都会说这些。我是计算机背景的,我在最早的时候我跟别人交流的时候总是技术思维。但是后来发现你的代码写得再漂亮、逻辑设计再好,你对业务不支撑或者你没有满足业务复杂的要求,所有的事情都是白搭。


其次,管理和技术的关系其中还有一个点,作为系统开发来讲,技术部门不能冲的太靠前,这个东西一定是管理业务推进的。比如说你在学校的教务系统如果信息中心的老师牵着教务鼻子去走的话,那这个事情失败的可能性是非常大的。我们学校好在郑校长统一领导,然后部门之间协调非常好,我们变成相当于教务处长推进这个事,最后做下来很顺利。这是分享的第一点,处理好管理业务与技术服务的关系。


第二,教学管理与过程服务的关系。


举个例子,现在很多学校都在推进教学过程化考核,允许老师把考核自己定制,可以分成很多次。完了之后,教务系统关心的可能只是最终成绩,中间分了10次、8次,每次作业、课堂测验、小考、月考之类的,对于最后的结果来讲这根本无所谓,因为你自己定制的权重,最后只需要给教务系统一个结果都可以了。我们如果能把这样的考核功能全部做到教务系统里面,我觉得教务背负的包袱太重了。教务系统只是一个业务的组织管理和结果的管理,相当于大家还是有清晰的边界,不能让教务系统完全没有边界去支持所有的事情,这个事情做下来可能是一个烂摊子。过程考核这块应该怎么样来推进,我想每个学校都有自己好的做法。


第三,大家还是要处理好短期便利和长远规划的问题。


这是我们在做系统的时候很明显的体会,有时候你可能觉得,因为我们现在面临4个培养版本的挑战。我让系统开发一个新的功能把难关度过,还是制作一个新的逻辑,让业务走下去,这是需要做取舍的。一定要考虑我们的目的是为了什么,我们是为了做一个长远系统来支持教育改革推进,而不是为了短期的数据处理怎么样,把这个做成功能,这里面需要跟技术部门区分的一个部分。很多技术部门或者是跟公司业务部门吵架就吵在这里,作为业务部门来讲你自己一定要有自己的一把尺子。

    

还有一点,教学改革永远在路上。


我挺赞同上午史总报告里面提到的交付方式的问题,我们现在早就已经过了产品交付和项目交付的阶段。我们是不是每一件事情都要自己造轮子,这是不建议的。所以说不要想着到某个时间节点我所有事情都做完了,大家都撤。其实我们是在一辆战车上,我们不能老用项目交付的思维。

    

今天上午记得刘三女牙主任在提到信息技术与教学深度融合的问题,这是业内比较火的一个点。信息技术与教学正在深度融合,我们作为教务处的我们应该做哪些事情?我的体会就是,信息技术与教育深度融合,要进行重构。


第一,对教学环境的重构。第二,对教学内容的重构。现在的微课、慕课,可能会加一些新的信息技术支持的东西。第三,教学过程的重构。比如说现在有很多的课堂来支持整个的,包括有一个什么云课堂,支持教学过程的交互来让我们过程更顺利。第四,对教学参与者的重构。这里面包括教师的教学习惯不一样,我们需要利用信息技术的支撑来改进我们的教学。我们刚好分管的这块业务一直在致力于做这方面的事情,也希望能够跟更多的同行来交流。

    

我就分享这些,谢谢大家。


——本文为大会报告实录,未经嘉宾审核,略有删减。


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