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2016 - 01 - 14
昨晚,“南京理工大学30项人事服务上线”一文犹如“冬天里的一把火”,以燎原之势暖遍高校IT人朋友圈。“高冷人事管理”究竟如何秒变“暖心教职工服务”?不少老师们已迫不及待在后台留言:能8能给个登录账号体验下啊?于是乎,高校信息化业内的打探小能手小智再现在江湖!通过各种软磨硬泡、威逼利诱等无节操手段,小智抢先登录体验了一把惊艳IT江湖的南理工综合人事服务。话不多说,本期小智马上为大家揭秘:暖心人事服务 VOL.1新进教职工注册报到 上线前 · Before话说此服务上线前,很多高校新进教职工报到流程是这样的:你是新来报到的吧?给一张“报道单”转单签章老师们自己招呼自己啊每个高校都有的报到单But在很多学校结局却常常是酱紫滴:↓↓↓然而“新进报到”这件小事人事处、组织部、房管科...就轻松了吗...了吗?上线后 · After导引式办理,大幅降低沟通成本新进教师可以直接在学校网站注册,并选择自己就职的岗位。KEY 1系统将会根据不同岗位类别适配出相应的报到流程,并自动弹出“导引式提示框”,用遮罩式设计,确保老师视觉上能一眼看到填报说明。▼上图为真实效果 毫无PS改动KEY 2教职工阅毕收起后,系统随即展开详细的报到注册流程,具体包括“基础信息审核、校内业务办理、报到与起薪”三个部分。每个部分都清晰呈现具体的办理项目和当前的办理状态(办...
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2016 - 01 - 14
你以为这是某国外社交网站的的界面吗?错!它是南京理工大学为教师提供的人事服务应用!南京理工大学人事30余项服务应用历经4个多月的建设,于2016年元旦正式上线,开启猴年新气象!迎接各位教职工、校领导的再也不是冷冰冰、丑兮兮的界面,而是采用国际前沿的Material Design设计风格。而不为人知的是,除却超群的气质,这些服务应用更让老师们的工作效率提高至少10倍!据悉,本次上线共计30余项服务,跨部门整合了人事处、组织部、离退休处等部门的各项人事管理相关业务,服务共惠及校内50个相关部门。其中,“新进教职工注册报到”为新进教职工提供16项服务,“我的人事信息、我的信息变更”为学校近3000名教职工提供服务;“教职工信息管理、组织部管理、离退休处管理”主要面向职能部门进行信息管理与流程审核;“在职教职工查询与统计、各类人员查询”主要为各院系领导及校领导提供服务。30余项服务应用的建设重点整合了人事处、组织部、离退休处的工作流程,完成业务的全面梳理,是一次“跨部门业务流程整合”的优秀实践。与此同时,其核心创新点在于实现了“管理与服务的分离”、“流程与界面的分离”——此次所有服务应用的设计前期,已对服务对象进行了细分,并根据不同对象的差异化需求进行重新设计。这与传统管理系统建设中“将教职工、业务管理人员、校领导的需求用一套系统满足”的模式有本质差异。因此不论界面或交互、流程或功能都为用...
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2016 - 12 - 22
信息技术的发展带动了社会的变革,复杂的大数据处理基本都交给了云计算处理和完成。云时代下,建设智慧校园,高校学生工作应该做出怎样的创新?近日,长安大学学工部部长张骞文独家分享了《云计算时代高校智慧学生工作创新与思考》的演讲,以下节选自现场实录。高校如何做好智慧化的学生管理工作?分以下两个方面来探讨:(一)高校学生工作的大数据需求分析(二)学生工作的数据驱动 01    高校学生工作的大数据需求分析学生基础信息准确查询    当前高校学生工作现实情况下,我们对大数据首要需求是要有一个完整的、核心的基础数据库。基本信息的准确查询是反映一个学生系统水平的重要指标。理想情况是将招生系统数据、教务系统、建档立卡数据、卡务中心数据、学院数据、考勤数据、宿舍进出数据等作为数据采集中间件,当需要对某个学生进行信息查询时,只需要输入姓名或学号,就能第一时间获取其所需个人信息、考试成绩、考勤情况、综合测评、经济状况、重点关注事件等。学生档案管理的数据追踪体系    档案的管理,我认为应保证学生入校开始,到离校,包括离校以后,他的档案状态都可查询。这应该是为学生提供的一个最基本的信息服务。档案要建立采集追踪机制,档案袋上设计可追踪的二维码,另外要有可查询的接口。现实中确实会有招生办转存学院、学院寄送用人单位、单位退档学工部等各种情况,学...
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独家丨南京理工大学:综合人事服务建设过程的经验和思考

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日期: 2016-07-20
浏览: 397

南京理工大学(以下简称南理工)隶属于国家工业和信息化部,是国家211工程重点建设高校,并入选“江苏省高层次人才创新创业基地”和国家“创新人才推进计划”国家创新人才培养示范基地。



南京理工大学于今年1月上线了新的综合人事服务,引起了业内的广泛关注。在4月22日苏皖地区高校人事业务交流研讨会现场,南京理工大学人事处副处长王亚群老师做了题为《综合人事建设经验与思考》的分享,以下根据王处分享实录整理:



独家丨南京理工大学:综合人事服务建设过程的经验和思考


今天我主要是把建设信息化的背景、目前开发的状况以及在建设过程当中的一些思考和遇到的一些问题,和大家一起交流。


首先简单介绍下南理工人事处系统的历史状况


2005年进入人事处的时候,我们已经有一个很简单的人事系统在用,但那时候信息化并不是一项工作必须要走的流程,大家会觉得录入数据是一个“额外”的附加工作,所以很少有人去系统里更新数据,导致系统里的数据越来越不准确,最后就形成一个“越不用越不好用——越不好用越不用”的恶性循环。





人事信息化新建设的背景

独家丨南京理工大学:综合人事服务建设过程的经验和思考



到了2009的时候,我们人事处下决心要重新做一个系统,但是当时这个系统也没有用得起来,为什么呢?


一是重复填写。各部门数据割裂,经常重复填写,很多教职工不愿更新或补充数据。


二是数据不全。当时考虑也不够周全,很多数据项没在里面,在工作当中需要的数据没有。


三是维护不佳。这也主要分为两方面,一方面当时那家外包厂商的技术支持跟不上,我们提出来的要求不能满足;另一方面也是因为当时处里面没有专人对接把工作落到实处。系统没有及时维护,大家也都不用了,事实上这套系统很多功能也设计了,年度考核、职称评审、甚至临时工的合同到期提醒都有,但是使用不方便。种种原因,导致了实际上都没有运用起来。


2013年时学校决定要从整个校园的信息化规划的角度进行顶层设计,在之前的现代教育中心的基础上成立了信息化建设与管理处,通过这个部门加强学校信息规划的顶层设计,统筹学校的信息的规划,破除部门边界,分离管理和服务。


过去,科研有科研的系统,教务有教务的系统,人事有人事的系统,而这些系统有着严格的边界,数据标准不一致,不能互相传输、抓取,还要到另一个系统导出来再导进我的系统。


所以学校的信息化处提出了“校级大人事系统”的概念:为教职工个体完成生命周期各阶段的服务获取为目的;以“业务场景”为边界,建立松耦合的小服务,打破部门边界;所有数据实现校级统一、源头管理、授权使用的校级大人事系统转变。



那我们需要建一个什么样的系统呢?



第一是服务教师。能用起来,提高效率,而不增加教师的负担。比如年度考核,为什么有的老师要抵触?因为以前老师只要用word文档,机器里有的数据直接粘贴一下就能打印了,现在还要让他输入信息,教学量科研量,他们当然怨声载道。但我们如果能做到无需他重复填写、直接抓取,自然提高效率,让他们省心了。同时界面美观、操作便捷、使用顺畅,也让老师们用起来更舒心。


第二服务业务。通过数据共享让管理高效,让管理智能,能通过信息化了解到每项工作的状况。



南理工人事信息化建设现状



先说说建设过程:

  • 2013年成立信息化处,后来信息化处进行信息化规划提出要建立大人事的信息化系统,2014年12月学校将人事处信息化建设立项;

  • 2015年1月到2015年4月,进行了整理的需求梳理和调研,和人事处、信息化、组织部、离退休处等几个部门一起进行需求梳理和调研;

  • 2015年5月-2015年12月,确定了整体思路,启动开发;

  • 2016年1月,教职工信息统计分析、个人信息、新进报到正式上线。三月份年度考核和上线,这个上线指业务流程能完全从线上走。所以年度考核上线后,2015年的年度考核全部从线上走,完全使用起来。还有异动管理、离退休这些,也已经完全做好了,近期准备完全上线。


再说说具体建设情况:

第一,配合学校构建统一的网上办事大厅

这与传统的人事信息管理系统不一样:传统的人事信息管理系统是要登录学校的一个平台,再找到人事信息管理网站点击进去;


现在学校有个统一的网上办事大厅,这里面集成了不仅仅是人事部门的模块,还包括其他的模块,包括校办做的办公系统,本科生教学系统等。


涉及到人事处的有教职工信息管理,这里还涉及到权限的分配,不同的部门、学院,有不同的查询权限;我的人事信息查询,可以查询到我个人的信息、教学、科研等信息;新进人员报道的程序,现在我们已经完全能够在线上完成整个报道流程。


第二,建立信息管理机制

  • 确定人员、实现全覆盖。我们目前把教职工信息、干部信息、各类人员信息等全校所有人员信息都管理起来了

  •  明确信息管理权限、源头维护。源头维护就是哪个部门的职责范围内的数据哪个部门维护

  • 核心数据可追溯、可定点追踪。比如“副教授”改为“教授”,什么时候改的、什么人改的都可以查询,并且个人改完,部门还要审核。

  • 查询和统计可授权,保障信息安全。不同的人查询什么信息、学院查询什么信息都有权限控制。


第三,建立个人档案中心

首先是基本信息,现在我们是把能想到的数据都列进去了。除了基本的人事信息以外,我们在个人档案中心里面,也有一些数据要从其他的部门抓取过来,教学工作量、科研成果、科研经费、科研项目等等,包括工资都在个人档案中心的体现。整体上是从单一部门到多部门的共享、静态数据到全生命周期建立个人档案中心的一个转变。


第四,上线查询与统计。可以通过姓名或者工号进行查询,也可以性别、学位、岗位分布、职称、年龄啊等几个条件交叉查询统计,生成各种统计图表,也能点击进去看到具体明细。这个也是我觉得比较棒的地方。


第五,上线新进报道。以前是新进入职报道的教师自己去跑13个部门完成报道手续,但通常一天肯定跑不完,经常到办理部门后发现相关负责人不在,有些服务不到位的学院让老师自己跑,但新老师连校园里的路都不认识,所以至少要2-3天。


去年我们放寒假最后一天,最后一天大家都要赶着放假了,可能大家觉得会报道办理会比较费劲。当天正好有一个新教师来报道,但当时我们已经上线了新进报道服务,这位新老师从启动报道到完成所有二级单位报道只花了20分钟,各单位收到短信就及时处理了,非常方便!一般来讲,现在我们的新进教职工平均1-2个小时都能完成。国资处啊、财务处啊、医院啊、工会啊、保卫处啊这些部门都是可以在网上办理了,不用过去跑了,比如病历卡啊、爱心互助金合同啊、工作证等,后续有时间再去拿就可以了,也会有手机短信通知提醒你。


第六,上线年度考核。我们2015年的年度考核,个人填报、部门审核、学校审核全流程支持全是网上完成。我们可以设置部门的优秀率是多少,超过这个比例报不上来的,这样能有效的控制考核工作的规范性。


另外考核委员会认定的时候,近3000个教职工,要查谁的信息,也能直接从网上调出来看。各个单位有多少人优秀、什么情况都能马上查到,这在以前的都是完全不能做到的。


个人教学、科研数据都是直接从教务部门和科研部门抓取过来的,教职工不用重复填写了。系统刚上线的时候也存在数据不够准确和全面的问题,比如手机号码,以前数据是不全的,但我们在年度考核中设置必须填写个人手机号码,这样就很快完成了全校教师工个人信息的搜集,反向推动了学校数据质量的提升。


上面讲的就是我们目前已经使用的几个模块。整个系统使用的感觉总体上可以总结为这么几点:





简单的体会与思考



这次我们的系统不仅用起来了,感觉用的还不错,我个人感觉这里面有以下几个原因:


一是学校的统筹规划学校成立信息化处,从顶层设计进行规划,不再靠人事处单个部门来推进人事信息化。


二是信息化部门牵头推进。我们人事处大部分是不懂技术的,尤其像我是文科出身,所以我们只提供了需求提出“我们需要什么”,至于具体怎么实现,由信息化处来推动完成的。


三是碎片化服务、逐步上线。一个个服务模块逐步上线,上线后就开始使用,使用过程中反向完善数据,而不是以前一个系统开发完一下子全部扔过来。


四是主动协调、寻求支持、精益求精。我们处里人事科主要负责这次人事建设的相关工作,他们在这个过程中都积极寻求帮助,跨部门主动协调。很多人都很惊讶我们这么多部门怎么协调,怎么让其他部门来愿意积极使用?这里面我们人事科的同仁们确实做了很多工作,他们不断跟其他几个部门做工作,耐心地讲给他们听,让他们了解这个系统,并且详细地告诉他们能带来怎样的便捷。其他部门的同事们只要了解了、使用了,自然有感觉,觉得好用、有效果,自然也愿意一直用了。


另外,我们在整个系统建设过程中其实也发现了一些问题,正在进一步思考中,这里也拿出来跟大家交流下:


第一个是数据的准确。现在南理工已经将人事处有的所有信息都录入进去了,但是现阶段还是不能保证准确,实际上任何时候都不能保证100%准确。后续还有核实、查档等等基础工作。同时怎么保证数据能够及时更新?比如职称评审完了,如何能够第一时间完成数据维护。


第二是信息化的可持续性。现在是校领导非常重视,但是信息化不是买个电视机放在那就行了,还是要持续的维护。学校能不能持续的重视,持续的给与支持?我们也在思考。如果我们能不断完善功能和用户体验。让学校领导和老师们觉得离不开这个系统,那自然会受到重视。


第三个是部门间业务的协同。比如,寒假前我们想上线年度考核,这就要搜集当年度的信息和数据,相关部门说还没有统计出来呢,所以上线计划相对就要后延。;还有一个是开放系统的安全性,怎么在开放的情况下保证数据的安全,也让领导放心。


最后还有如何挖掘数据价值。数据丰富后,要思考的是如何从简单的呈现继续挖掘数据的价值,进行深层次的分析?比如人才引进,应聘时能否输入个人相关信息后,系统能综合其他的数据(比如整个学校教师科研情况、教学情况、论文情况、项目情况等),从而能判断出这个人才能否达到学校的要求?这都是我们进一步在思考和探索的。


谢谢大家!






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