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2016 - 01 - 14
你以为这是某国外社交网站的的界面吗?错!它是南京理工大学为教师提供的人事服务应用!南京理工大学人事30余项服务应用历经4个多月的建设,于2016年元旦正式上线,开启猴年新气象!迎接各位教职工、校领导的再也不是冷冰冰、丑兮兮的界面,而是采用国际前沿的Material Design设计风格。而不为人知的是,除却超群的气质,这些服务应用更让老师们的工作效率提高至少10倍!据悉,本次上线共计30余项服务,跨部门整合了人事处、组织部、离退休处等部门的各项人事管理相关业务,服务共惠及校内50个相关部门。其中,“新进教职工注册报到”为新进教职工提供16项服务,“我的人事信息、我的信息变更”为学校近3000名教职工提供服务;“教职工信息管理、组织部管理、离退休处管理”主要面向职能部门进行信息管理与流程审核;“在职教职工查询与统计、各类人员查询”主要为各院系领导及校领导提供服务。30余项服务应用的建设重点整合了人事处、组织部、离退休处的工作流程,完成业务的全面梳理,是一次“跨部门业务流程整合”的优秀实践。与此同时,其核心创新点在于实现了“管理与服务的分离”、“流程与界面的分离”——此次所有服务应用的设计前期,已对服务对象进行了细分,并根据不同对象的差异化需求进行重新设计。这与传统管理系统建设中“将教职工、业务管理人员、校领导的需求用一套系统满足”的模式有本质差异。因此不论界面或交互、流程或功能都为用...
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2016 - 12 - 22
信息技术的发展带动了社会的变革,复杂的大数据处理基本都交给了云计算处理和完成。云时代下,建设智慧校园,高校学生工作应该做出怎样的创新?近日,长安大学学工部部长张骞文独家分享了《云计算时代高校智慧学生工作创新与思考》的演讲,以下节选自现场实录。高校如何做好智慧化的学生管理工作?分以下两个方面来探讨:(一)高校学生工作的大数据需求分析(二)学生工作的数据驱动 01    高校学生工作的大数据需求分析学生基础信息准确查询    当前高校学生工作现实情况下,我们对大数据首要需求是要有一个完整的、核心的基础数据库。基本信息的准确查询是反映一个学生系统水平的重要指标。理想情况是将招生系统数据、教务系统、建档立卡数据、卡务中心数据、学院数据、考勤数据、宿舍进出数据等作为数据采集中间件,当需要对某个学生进行信息查询时,只需要输入姓名或学号,就能第一时间获取其所需个人信息、考试成绩、考勤情况、综合测评、经济状况、重点关注事件等。学生档案管理的数据追踪体系    档案的管理,我认为应保证学生入校开始,到离校,包括离校以后,他的档案状态都可查询。这应该是为学生提供的一个最基本的信息服务。档案要建立采集追踪机制,档案袋上设计可追踪的二维码,另外要有可查询的接口。现实中确实会有招生办转存学院、学院寄送用人单位、单位退档学工部等各种情况,学...
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2016 - 01 - 14
昨晚,“南京理工大学30项人事服务上线”一文犹如“冬天里的一把火”,以燎原之势暖遍高校IT人朋友圈。“高冷人事管理”究竟如何秒变“暖心教职工服务”?不少老师们已迫不及待在后台留言:能8能给个登录账号体验下啊?于是乎,高校信息化业内的打探小能手小智再现在江湖!通过各种软磨硬泡、威逼利诱等无节操手段,小智抢先登录体验了一把惊艳IT江湖的南理工综合人事服务。话不多说,本期小智马上为大家揭秘:暖心人事服务 VOL.1新进教职工注册报到 上线前 · Before话说此服务上线前,很多高校新进教职工报到流程是这样的:你是新来报到的吧?给一张“报道单”转单签章老师们自己招呼自己啊每个高校都有的报到单But在很多学校结局却常常是酱紫滴:↓↓↓然而“新进报到”这件小事人事处、组织部、房管科...就轻松了吗...了吗?上线后 · After导引式办理,大幅降低沟通成本新进教师可以直接在学校网站注册,并选择自己就职的岗位。KEY 1系统将会根据不同岗位类别适配出相应的报到流程,并自动弹出“导引式提示框”,用遮罩式设计,确保老师视觉上能一眼看到填报说明。▼上图为真实效果 毫无PS改动KEY 2教职工阅毕收起后,系统随即展开详细的报到注册流程,具体包括“基础信息审核、校内业务办理、报到与起薪”三个部分。每个部分都清晰呈现具体的办理项目和当前的办理状态(办...
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东南大学:以OA建设为抓手,做好办公室管理服务的“加减法”

来自: 小智
日期: 2015-11-03
浏览: 36


编者按:

作为国内首批建设办公信息化的高校之一,“抢先起跑”的东南大学并不止步于让其OA系统“赢在起跑线”,也不妄求于简单的一步到位“冲刺短跑”,而是选择持续优化完善的“耐力跑”,12年来从未中断。个中运营之道,且看本期揭秘!



从2003年正式启用办公自动化系统至今,东大OA系统为学校服务12个年头期间经历一次升级,目前系统拥有50余项服务功能、30条业务流程。在线用户近2000人。年平均发文1000余年平均收文近千条、年平均发布学校文件近千条(以上数据截止2014年12月)。


东南大学:以OA建设为抓手,做好办公室管理服务的“加减法”

 

目前,东大正在进行第二次系统升级,升级内容为:优化系统底层架构、完善交互性能、简化系统的管理维护等。我们先来粗略围观一下东大OA建设12年走过的历程:

 


2002

启动一期建设

一期建设完成个人办公、公文管理、会议管理、信息管理、日常办公、公共信息、用户管理等模块建设;

完成从C/S(客户端方式)向B/S(浏览器方式)的转变;

2003

制度、机制建设

制定规章制度:《东南大学电子化办公系统公文归档与管理暂行办法》;

建立二级管理机制:

1)学校层面:校级秘书、部门秘书、系统管理员;

2)部门层面:部门领导、部门秘书、普通人员;

2005

与档案系统对接

提供实时电子归档、查询服务;

2006

开通VPN

提供校外登录OA服务;

2007

启动二期建设,并完成第一次升级

底层框架从Domino5升级到Domino 7;

完全改用B/S模式下,操作更人性化;

根据一期使用情况,对系统进行进一步改造、优化,增加管理员的维护功能、增加工作交替功能、增加网上开户/销户审批流程;

2008

接入学校数字化校园

完成数字化校园的统一身份认证,接入东大门户,增加系统自助监控与预警功能;

2010

功能新增

增加公文办理督办提醒功能;增加公文修改申请功能;

2012

与组织、人事系统对接

实现干部信息、机构信息的抓取功能;

2013

功能新增

增加部门收文功能

2015

启动三期建设中

底层框架从Domino平台升级到主流的Java平台;

历史数据集成与整理归类,增强查询功能,增加印章、协议等管理功能和PDF版式签章功能、会议全程管理功能、统计分析功能;

增强系统的开放性,与信息公开等系统做对接、增加移动OA;

重构系统界面。


 

 

从以上时间表我们可以看到,东南大学几乎每年都会进行OA系统的优化!这样的节奏让人在惊叹之余不禁要问:

 

 


为什么东南大学能够坚持十二年都在用OA,

并且服务应用在不断的深化与完善?


 


 

 

带着大家的关注和疑问,我们专访了东南大学校办刘丽勤老师,根据刘老师的口述整理了此文,在此与大家分享,欢迎更多老师来跟我们交流!


东南大学:以OA建设为抓手,做好办公室管理服务的“加减法”

 
刘丽勤
东南大学校办秘书
校领导联络秘书
OA建设主要负责人


 

 

(下文中 WOA=金智教育OA团队    刘=刘丽勤老师)

 


WOA:我们了解到历年来,有许多高校都曾到东大学习交流OA系统建设,大家都有一个共同的关注点:为什么东南大学的OA系统十几年来一直使用得非常好?


 

 

刘:在我分管东大OA这十几年中,确实接待过很多高校来调研,大家问的最多的问题主要是:构建OA的抓手是什么?关键要素是什么?为什么我们设计的系统用不起来,很多老师不愿意用?


首先,“设计”一个好的系统至关重要,它一定是能帮助我们,而不是给工作添乱的,这就要求系统要“简单、易用”;

东南大学:以OA建设为抓手,做好办公室管理服务的“加减法”

 

其次,作为OA的设计者要对全校的办公服务有深入的了解,知道如何构建便利、方便的流程,将各个服务部门串联起来并且要制定相应的规章制度,即制度管人、流程管事,所有部门按照规章制度、服务流程来办理;


最后,学校将所有的工作进行分工,实现“合作分工、各司其职”办公室做好督办与提醒


东大就是有了这样的三步曲,才能将自动化办公从概念落到实处,真正用起来,为广大办公人员服务。

 

 


WOA:督办确实是校办很重要的一项工作东大又是如何做好督办、催办工作的?


 

刘:在系统刚刚使用阶段,确实我们也出现过漏办的情况。为了解决这个问题,我们增加了“提醒”功能,设置了两种办理提醒:

其一:期限办理提醒。在文件、事项、会议快到办理期限时,系统会自动提醒校秘书与部门秘书,以便按时完成要上报的事项;

其二:意见提醒。在传阅文件时,如果某位领导或者办理人员有具体意见时,系统会自动提醒校秘书,校秘书可根据意见进行再次办理。

 

 


WOA东大的OA系统每年都有一些新变化,为什么?

 


 

凡事都不是一成不变,我们在工作中一直在考虑着管理服务工作的“加减法“。如何进一步做好服务工作,优化管理流程始终是我们管理人员需要不断思考的问题,实现”加减法“一定需要信息化的技术支撑,这里几个例子:

 


1
人员维护“该同步同步,该放权放权”


 

我们以前系统中的人员信息是由OA系统管理员手工维护的。这种方式一来给系统管理员增加了很大的工作量,二来信息更新不及时。为解决此问题,我们做了两项改进:

一是领导人员信息全部自动去组织系统抓取,实现自动获得;

二是普通人员信息的管理权限下放到各部门秘书,由部门秘书网上申请,人事系统自动判别、审核。

 

东南大学:以OA建设为抓手,做好办公室管理服务的“加减法”

人员同步界面(新版界面升级中)

 


2
增加印章管理功能,用流程规范用印、用件的办理


 

为进一步规范印章、证件管理,增加印章刻制、注销流程、用印申请流程、用件申请流程。根据学校印发的《东南大学行政校级印章、证件使用与管理办法》、《东南大学行政印章管理规定》,学校取消了纸质用印本,对用印种类进行梳理、分类,按照文件要求制定印章的刻制和注销流程等,这些制度能否很好的落地执行,系统提供了很有力的支撑。


 

东南大学:以OA建设为抓手,做好办公室管理服务的“加减法”

印章使用申请界面(新版界面升级中)


东南大学:以OA建设为抓手,做好办公室管理服务的“加减法”

印章刻制申请界面(新版界面升级中)

 

 


3
增强系统间的关联,将OA信息推送至其他系统


 

系统中有一些功能模块要适时地删除。我们以前没有信息公开系统,所有信息公开的内容都走OA里流转。而目前学校信息公开办公室已完成信息公开系统的建设,OA中这个功能模块我们将取消。取而代之的是,我们开始关注如何将OA信息及时高效地推送到信息公开网站或者信息公开手机服务端。

 


WOA:我们听说东大分管校领导也很重视信息化建设工作?


 

 

刘老师:对的,分管信息化建设的校领导很支持这项工作。当我们很多信息系统上线后,各级领导的批示工作都可以在线上的“待办”中完成,批阅工作不再受时间、地点的限制,提高工作效率。有一位领导曾经对我们说过看来确实有很多事务性工作可以交给计算机去做,这样我们就可以有更多的时间思考其他事情”。

 

我们通过系统实现流程的规范,不会出现让老师乱跑部门的现象,也解决了找领导签字难的情况。秘书也不必像以前一样,不断地去打搅领导、汇报处理事项,而是全部通过系统发给上级领导,领导在方便的时候集中处理,提高了办事效率。


 

学校领导、各部门单位对办公自动化建设给予充分的肯定与支持,大家觉得很多时候看起来是一个很小的改变,却解决了学校管理服务中的一个大问题。


目前我发现延误工作的现象在我们学校很少很少,每一位校领导、处领导、OA秘书应该都形成习惯了,每天上班第一件事情就是处理OA待办


 


WOA:您觉得东大用OA之后最大的收获是什么?


 

 

刘老师:信息化让我们这些管理服务人员能够从单一、程序化的日常事务中腾出手来,有更多的时间去学习、去思考,进一步优化服务、提高服务质量,进入一个“服务-改善-更好服务”的良性循环。当然信息化的成败,最重要的还是领导的支持,我们学校确实比较幸运,校领导对信息化工作给予了很大的支持与鼓励。

 


后记  

眼下正值各高校开展十三五规划之际,各大高校都在探索和寻求信息化的可持续发展之道。

 

在采访的最后,刘老师说,接下来她思考和关注的是,如何基于学校多年OA积累的数据,为全校教职工提供更好地精准化服务。

可以预见:大数据+服务,新的一轮高校信息化服务抢滩战又将开始了!


 


 东南大学  

Southeast University

起源于1902年建校的三江师范学堂,现简称东大,坐落于南京市,是中央直管、教育部直属的副部级全国重点大学,中国著名的建筑老八校之一。

国家“211工程”、“985工程”首批重点建设的大学,是“卓越工程师教育培养计划”、“卓越医生教育培养计划”、“2011计划”、“111计划”入选高校,“卓越大学联盟”、“中俄工科大学联盟”、“中欧工程教育平台”主要成员。      


 

 


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