东南大学：以OA建设为抓手，做好办公室管理服务的“加减法”

编者按：

作为国内首批建设办公信息化的高校之一，“抢先起跑”的东南大学并不止步于让其OA系统“赢在起跑线”，也不妄求于简单的一步到位“冲刺短跑”，而是选择持续优化完善的“耐力跑”，12年来从未中断。个中运营之道，且看本期揭秘！

从2003年正式启用办公自动化系统至今，东大OA系统为学校服务12个年头。期间经历一次升级，目前系统拥有50余项服务功能、30条业务流程。在线用户近2000人。年平均发文1000余条、年平均收文近千条、年平均发布学校文件近千条（以上数据截止2014年12月）。

目前，东大正在进行第二次系统升级，升级内容为：优化系统底层架构、完善交互性能、简化系统的管理维护等。我们先来粗略围观一下东大OA建设12年走过的历程：

从以上时间表我们可以看到，东南大学几乎每年都会进行OA系统的优化！这样的节奏让人在惊叹之余不禁要问：

带着大家的关注和疑问，我们专访了东南大学校办刘丽勤老师，根据刘老师的口述整理了此文，在此与大家分享，欢迎更多老师来跟我们交流！

（下文中 WOA=金智教育OA团队    刘=刘丽勤老师）

刘：在我分管东大OA这十几年中，确实接待过很多高校来调研，大家问的最多的问题主要是：“构建OA的抓手是什么？关键要素是什么？为什么我们设计的系统用不起来，很多老师不愿意用？”

首先，“设计”一个好的系统至关重要，它一定是能帮助我们，而不是给工作添乱的，这就要求系统要“简单、易用”；

其次，作为OA的设计者要对全校的办公服务有深入的了解，知道如何构建便利、方便的流程，将各个服务部门串联起来；并且要制定相应的规章制度，即“制度管人、流程管事”，所有部门按照规章制度、服务流程来办理；

最后，学校将所有的工作进行分工，实现“合作分工、各司其职”，办公室做好督办与提醒。

东大就是有了这样的三步曲，才能将自动化办公从概念落到实处，真正用起来，为广大办公人员服务。

刘：在系统刚刚使用阶段，确实我们也出现过漏办的情况。为了解决这个问题，我们增加了“提醒”功能，设置了两种办理提醒：

其一：期限办理提醒。在文件、事项、会议快到办理期限时，系统会自动提醒校秘书与部门秘书，以便按时完成要上报的事项；

其二：意见提醒。在传阅文件时，如果某位领导或者办理人员有具体意见时，系统会自动提醒校秘书，校秘书可根据意见进行再次办理。

刘：凡事都不是一成不变，我们在工作中一直在考虑着管理服务工作的“加减法“。如何进一步做好服务工作，优化管理流程始终是我们管理人员需要不断思考的问题，实现”加减法“一定需要信息化的技术支撑，这里举几个例子：

我们以前系统中的人员信息是由OA系统管理员手工维护的。这种方式一来给系统管理员增加了很大的工作量，二来信息更新不及时。为解决此问题，我们做了两项改进：

一是领导人员信息全部自动去组织系统抓取，实现自动获得；

二是普通人员信息的管理权限下放到各部门秘书，由部门秘书网上申请,人事系统自动判别、审核。

人员同步界面（新版界面升级中）

为进一步规范印章、证件管理，增加印章刻制、注销流程、用印申请流程、用件申请流程。根据学校印发的《东南大学行政校级印章、证件使用与管理办法》、《东南大学行政印章管理规定》，学校取消了纸质用印本，对用印种类进行梳理、分类，按照文件要求制定印章的刻制和注销流程等，这些制度能否很好的落地执行，系统提供了很有力的支撑。

印章使用申请界面（新版界面升级中）

印章刻制申请界面（新版界面升级中）

系统中有一些功能模块要适时地删除。我们以前没有信息公开系统，所有信息公开的内容都走OA里流转。而目前学校信息公开办公室已完成信息公开系统的建设，OA中这个功能模块我们将取消。取而代之的是，我们开始关注如何将OA信息及时高效地推送到信息公开网站或者信息公开手机服务端。

刘老师：对的，分管信息化建设的校领导很支持这项工作。当我们很多信息系统上线后，各级领导的批示工作都可以在线上的“待办”中完成，批阅工作不再受时间、地点的限制，提高工作效率。有一位领导曾经对我们说过“看来确实有很多事务性工作可以交给计算机去做，这样我们就可以有更多的时间思考其他事情”。

我们通过系统实现流程的规范，不会出现让老师乱跑部门的现象，也解决了找领导签字难的情况。秘书也不必像以前一样，不断地去打搅领导、汇报处理事项，而是全部通过系统发给上级领导，领导在方便的时候集中处理，提高了办事效率。

学校领导、各部门单位对办公自动化建设给予充分的肯定与支持，大家觉得很多时候看起来是一个很小的改变，却解决了学校管理服务中的一个大问题。

目前我发现延误工作的现象在我们学校很少很少，每一位校领导、处领导、OA秘书应该都形成习惯了，每天上班第一件事情就是处理OA待办。

刘老师：信息化让我们这些管理服务人员能够从单一、程序化的日常事务中腾出手来，有更多的时间去学习、去思考，进一步优化服务、提高服务质量，进入一个“服务-改善-更好服务”的良性循环。当然信息化的成败，最重要的还是领导的支持，我们学校确实比较幸运，校领导对信息化工作给予了很大的支持与鼓励。