编者按:
作为国内首批建设办公信息化的高校之一,“抢先起跑”的东南大学并不止步于让其OA系统“赢在起跑线”,也不妄求于简单的一步到位“冲刺短跑”,而是选择持续优化完善的“耐力跑”,12年来从未中断。个中运营之道,且看本期揭秘!
从2003年正式启用办公自动化系统至今,东大OA系统为学校服务12个年头。期间经历一次升级,目前系统拥有50余项服务功能、30条业务流程。在线用户近2000人。年平均发文1000余条、年平均收文近千条、年平均发布学校文件近千条(以上数据截止2014年12月)。
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目前,东大正在进行第二次系统升级,升级内容为:优化系统底层架构、完善交互性能、简化系统的管理维护等。我们先来粗略围观一下东大OA建设12年走过的历程:
启动一期建设
一期建设完成个人办公、公文管理、会议管理、信息管理、日常办公、公共信息、用户管理等模块建设;
完成从C/S(客户端方式)向B/S(浏览器方式)的转变;
制度、机制建设
制定规章制度:《东南大学电子化办公系统公文归档与管理暂行办法》;
建立二级管理机制:
1)学校层面:校级秘书、部门秘书、系统管理员;
2)部门层面:部门领导、部门秘书、普通人员;
启动二期建设,并完成第一次升级
底层框架从Domino5升级到Domino 7;
完全改用B/S模式下,操作更人性化;
根据一期使用情况,对系统进行进一步改造、优化,增加管理员的维护功能、增加工作交替功能、增加网上开户/销户审批流程;
接入学校数字化校园
完成数字化校园的统一身份认证,接入东大门户,增加系统自助监控与预警功能;
启动三期建设中
底层框架从Domino平台升级到主流的Java平台;
历史数据集成与整理归类,增强查询功能,增加印章、协议等管理功能和PDF版式签章功能、会议全程管理功能、统计分析功能;
增强系统的开放性,与信息公开等系统做对接、增加移动OA;
重构系统界面。
从以上时间表我们可以看到,东南大学几乎每年都会进行OA系统的优化!这样的节奏让人在惊叹之余不禁要问:
为什么东南大学能够坚持十二年都在用OA,
并且服务应用在不断的深化与完善?
带着大家的关注和疑问,我们专访了东南大学校办刘丽勤老师,根据刘老师的口述整理了此文,在此与大家分享,欢迎更多老师来跟我们交流!
(下文中 WOA=金智教育OA团队 刘=刘丽勤老师)
WOA:我们了解到历年来,有许多高校都曾到东大学习交流OA系统建设,大家都有一个共同的关注点:为什么东南大学的OA系统十几年来一直使用得非常好?
刘:在我分管东大OA这十几年中,确实接待过很多高校来调研,大家问的最多的问题主要是:“构建OA的抓手是什么?关键要素是什么?为什么我们设计的系统用不起来,很多老师不愿意用?”
首先,“设计”一个好的系统至关重要,它一定是能帮助我们,而不是给工作添乱的,这就要求系统要“简单、易用”;
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其次,作为OA的设计者要对全校的办公服务有深入的了解,知道如何构建便利、方便的流程,将各个服务部门串联起来;并且要制定相应的规章制度,即“制度管人、流程管事”,所有部门按照规章制度、服务流程来办理;
最后,学校将所有的工作进行分工,实现“合作分工、各司其职”,办公室做好督办与提醒。
东大就是有了这样的三步曲,才能将自动化办公从概念落到实处,真正用起来,为广大办公人员服务。
WOA:督办确实是校办很重要的一项工作,东大又是如何做好督办、催办工作的?
刘:在系统刚刚使用阶段,确实我们也出现过漏办的情况。为了解决这个问题,我们增加了“提醒”功能,设置了两种办理提醒:
其一:期限办理提醒。在文件、事项、会议快到办理期限时,系统会自动提醒校秘书与部门秘书,以便按时完成要上报的事项;
其二:意见提醒。在传阅文件时,如果某位领导或者办理人员有具体意见时,系统会自动提醒校秘书,校秘书可根据意见进行再次办理。
WOA:东大的OA系统每年都有一些新变化,为什么?
刘:凡事都不是一成不变,我们在工作中一直在考虑着管理服务工作的“加减法“。如何进一步做好服务工作,优化管理流程始终是我们管理人员需要不断思考的问题,实现”加减法“一定需要信息化的技术支撑,这里举几个例子:
我们以前系统中的人员信息是由OA系统管理员手工维护的。这种方式一来给系统管理员增加了很大的工作量,二来信息更新不及时。为解决此问题,我们做了两项改进:
一是领导人员信息全部自动去组织系统抓取,实现自动获得;
二是普通人员信息的管理权限下放到各部门秘书,由部门秘书网上申请,人事系统自动判别、审核。
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人员同步界面(新版界面升级中)
为进一步规范印章、证件管理,增加印章刻制、注销流程、用印申请流程、用件申请流程。根据学校印发的《东南大学行政校级印章、证件使用与管理办法》、《东南大学行政印章管理规定》,学校取消了纸质用印本,对用印种类进行梳理、分类,按照文件要求制定印章的刻制和注销流程等,这些制度能否很好的落地执行,系统提供了很有力的支撑。
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印章使用申请界面(新版界面升级中)
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印章刻制申请界面(新版界面升级中)
系统中有一些功能模块要适时地删除。我们以前没有信息公开系统,所有信息公开的内容都走OA里流转。而目前学校信息公开办公室已完成信息公开系统的建设,OA中这个功能模块我们将取消。取而代之的是,我们开始关注如何将OA信息及时高效地推送到信息公开网站或者信息公开手机服务端。
WOA:我们听说东大分管校领导也很重视信息化建设工作?
刘老师:对的,分管信息化建设的校领导很支持这项工作。当我们很多信息系统上线后,各级领导的批示工作都可以在线上的“待办”中完成,批阅工作不再受时间、地点的限制,提高工作效率。有一位领导曾经对我们说过“看来确实有很多事务性工作可以交给计算机去做,这样我们就可以有更多的时间思考其他事情”。
我们通过系统实现流程的规范,不会出现让老师乱跑部门的现象,也解决了找领导签字难的情况。秘书也不必像以前一样,不断地去打搅领导、汇报处理事项,而是全部通过系统发给上级领导,领导在方便的时候集中处理,提高了办事效率。
学校领导、各部门单位对办公自动化建设给予充分的肯定与支持,大家觉得很多时候看起来是一个很小的改变,却解决了学校管理服务中的一个大问题。
目前我发现延误工作的现象在我们学校很少很少,每一位校领导、处领导、OA秘书应该都形成习惯了,每天上班第一件事情就是处理OA待办。
刘老师:信息化让我们这些管理服务人员能够从单一、程序化的日常事务中腾出手来,有更多的时间去学习、去思考,进一步优化服务、提高服务质量,进入一个“服务-改善-更好服务”的良性循环。当然信息化的成败,最重要的还是领导的支持,我们学校确实比较幸运,校领导对信息化工作给予了很大的支持与鼓励。
眼下正值各高校开展十三五规划之际,各大高校都在探索和寻求信息化的可持续发展之道。
在采访的最后,刘老师说,接下来她思考和关注的是,如何基于学校多年OA积累的数据,为全校教职工提供更好地精准化服务。
可以预见:大数据+服务,新的一轮高校信息化服务抢滩战又将开始了!
Southeast University
起源于1902年建校的三江师范学堂,现简称东大,坐落于南京市,是中央直管、教育部直属的副部级全国重点大学,中国著名的建筑老八校之一。
国家“211工程”、“985工程”首批重点建设的大学,是“卓越工程师教育培养计划”、“卓越医生教育培养计划”、“2011计划”、“111计划”入选高校,“卓越大学联盟”、“中俄工科大学联盟”、“中欧工程教育平台”主要成员。