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2016 - 12 - 06
前言 跨校区递送文件一直是多校区学校师生生活的一大问题。等班车两校区奔波耗时耗力?无法准时送达压力山大?多次往返奔波无果?最近,北京理工大学基于此推出跨校区快递服务应用——“京工飞鸿”。了解北理工历史的人会知道,北京理工大学原名北京工学院,简称京工,1997年,北京理工大学网络中心创立“京工飞鸿”——北理工第一个校内官方BBS论坛,现已关闭。如今,京工飞鸿又重新出现在大家面前,作为中关村校区与良乡校区之间服务于师生之间最专业、最贴心、最高效的快递,历史总是这样,一棒又一棒的交接。“京工飞鸿”是怎么做出来的?文 | 康慨“京工飞鸿”是北理工学生事务中心最近推出的一项两校区文件快递服务,依托研究生助管团队,为师生、部门在两校区之间传递纸质文件建立了一个平台。简单来说:我们是免费的快递。“京工飞鸿”这个名字的历史就不赘述了,我们选这个名字一是适合,二是情怀。点子和名字是有情怀的人想到的,事儿也是一队有情怀的人做起来的。但这里不是要说情怀,联盟上有一个帖子:学生事务中心正式上线,欢迎大家讨论在学校期间办理事务的痛点难点 ,有兴趣可以跟那个楼主讨论情怀。这里想说的是“京工飞鸿”那个系统的事儿,倒不是说系统做得有多好,而是想说系统是怎么做出来的,说系统怎么做出来的也不是想写一个技术文章,更想说的是通过“京工飞鸿”、“宿舍管理”、“综合管理”等若干小系统的开发,加上之前多年信息化相关的工作经历…...
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2016 - 11 - 18
微信企业号发布的高等教育领域的三大案例:北京理工大学,华东师范大学、北京师范大学,此前金智教育研究院已经为大家带来北京理工大学企业号案例分享,本期为您带来华东师范大学刘欢老师关于移动化实践的思考。    学校及信息化部门架构 华东师范大学目前在校的师生人数为4万左右,作为信息化建设的主推部门,信息化办公室员工共有三十余人,分为服务中心、公共信息中心,网络信息安全中心、研发中心等不同部门,按比例计算,平均每位老师需要服务1000名师生的信息化需求。目前,我们信息办中专门负责微信研发、运维的专职老师一共有两位。      信息化工作中的困惑 跟很多学校一样,我们学校在信息化工作中也遇到很多困惑,最大的困惑就是大家投入了很多时间和精力,却没有得到好的口碑,一些师生还是在抱怨,对我们的信息化现状不满意,这是件让人非常沮丧的事情。但我们是否可以从另外一个角度来看待这个问题?我校领导的观点非常具有代表性,就是为什么日常生活中投诉移动、电信的例子很多?因为大家都在使用,而且频率很高,没人投诉反而不正常。而如果大家都不用信息化,不满意的声音反而会少。所以,我们可以把师生的不满意,作为衡量信息化是否深入推进的指标。现在不满意的声音很多,说明至少大家都在运用信息化,都对信息化抱有追求。那么,让我们再来看...
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2016 - 11 - 15
学校概况           中南大学是由原湖南医科大学、长沙铁道学院和中南工业大学合并组建而成,已有百余年的办学历史。学校占地面积5886亩,现有职工1.7万,全日制在校学生5.3万。 中南大学是国家“211工程”首批重点建设高校;国家“985工程”部省重点共建高水平大学;2003年成为“中管高校”;2013年成为国家“2011计划”首批14所牵头高校之一 。学科特色一是拥有世界最完备的有色金属学科体系;二是拥有中国创建最早的西医医院以及医学学科体系;三是拥有国内领先的轨道交通教育体系。师资特色百余年来,学校始终坚持立德树人,涌现了大批师德高尚、学术精湛的大师名家 。在艰难创业年代,中南先辈砥砺前行、教育救国,涌现了一批新中国教育科技事业的开拓者 。 在改革开放新时代,中南人继承创新、高歌猛进,形成了以2名中国科学院院士、14名中国工程院院士领衔的高层次人才群。人才培养特色学校将能力培养与价值塑造相结合,以德为先、实践育人,造就中国特色社会主义事业的建设者和接班人 。学校先后向社会输送了40多万名合格人才,优秀校友遍布海内外,为人类及国家经济社会发展做出了应有贡献 。科研特色2000年以来,学校共获国家科技三大奖82项,其中一等奖、特等奖12项,9个项目入选“中国高校十大科技进展”,获得专利授权275...
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北理工“数字迎新”的前世今生

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日期: 2016-08-29
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▼       诈尸      


2008年,北京正在举办奥运会,我所在的学校也开始了数字校园工程的建设,项目的承包商是一家上市公司,整个项目中除了一堆存储服务器之类的硬件以外,还有几个软件系统,“数字迎新”就是其中一个。


大概是在2009年,数字迎新系统“上线”了。那时的“数字迎新”就是在迎新现场摆个桌子,放台电脑,要求学生报到的时候一定要到这个桌子签一下到,系统就会记录下学生已经来了。但因为没什么实际用处,很多学生不会来,所以系统里面的数字是多少,也根本不会有人关心。


后面的几年,按照这样的思路,我们重做了两遍系统,签到的桌子从一张变成了很多张,也要求学院一定要在系统中确认学生是否已经报到。但由于迎新现场的“工作人员”多是大二的学生,再加上每一年迎新现场的网络都会有这样或者那样的问题,数字迎新系统里的数字,从来就没有准确过。


学校各单位的管理人员也并不依赖这一系统做准确的统计工作,在很多人心里,大概都会觉得这是一件“吃饱了撑的”的事情,只不过不当面说破罢了。就连我们自己也都不知道,这种可有可无的系统,这种费力又没什么实际意义的事儿,干它干嘛?


可以说,在那些年“数字迎新”就是一个死系统,每年九月诈个尸,然后又乖乖的回去趴着了。



      涅槃    

2014 年,学校成立了信息化建设工作小组,由学校办公室牵头加快信息化建设。而这一年的工作重点之一,就是要把“数字迎新”的工作做好。在当时,已经有很多高校发现了那种现场“数字迎新”工作的问题,并且进行了改进,在经过对北京兄弟高校的一番调研后,工作小组确立“网上预报到”为主的新的数字迎新模式,并开始准备新的迎新网站和“网上预报到”系统。


新的数字迎新的核心思想,就是把迎新工作从新生报到的当天,提前到暑假期间。通过迎新网,发布那些新生最关心、最需要了解事情,同时将大学生活的方方面面介绍给新生,让新生对大学生活有一个大概的了解。“网上预报到”系统,则大概包含了三个方面的功能,其一是学生个人相关信息的发布,譬如学号、班级、住宿、同班同学的信息,辅导员和班主任的信息等等;其二是学生全面信息的采集;其三是整合一些重要系统譬如网上缴费等。


北理工“数字迎新”的前世今生

北京理工大学迎新网


表面上看,这些都是很简单的事情,但其实正是因为新的“数字迎新”工作的开展,才促进了学校在迎新期间的管理工作方式的变革:

1. 信息处理更快捷

在 2014 年之前,迎新前最令人头疼的不是系统好坏,而是拿不到系统运转所需要的数据。


排学号,曾经是一件非常消耗时间的事情:招办把信息给到教务处,教务处把数据分给学院,学院分给辅导员,辅导员排好以后再一层层上传;然后,还要仔细审核一遍,说不定哪个辅导员把数据弄错了;最后,教务处再仔细地把数据导入教务系统。等这些工作都做完了,距离新生到校报到估计也就两三天了。


数字迎新工作最先探讨的问题之一就是如何能够尽早向新生开放“网上预报到”系统,而要做到这一点,一方面需要招办加班加点尽早把所有新生数据梳理完毕,另外一方面也要改进数据处理流程,减少管理方式不合理而无谓消耗时间。为了实现这一点,由网络信息技术中心专人负责对招办提供的数据进行处理,再利用数字迎新系统中专门设计的数据预处理流程,一步步快速推进。从招办提供数据,到预分班信息给到辅导员,再到最后生成学号,整个过程基本控制在三天以内。有了学号,就有了后续所有工作的基础。


北理工“数字迎新”的前世今生

数据预处理


2. 信息流动更顺畅


在过去,新生信息是由招办或教务处逐一发送给各个部门,各个部门再根据各自的使用习惯进行处理以后导入各自的信息系统。这一方面非常麻烦,另一方面也为数据不一致埋下了隐患。


在建设新的数字迎新系统的过程中,工作小组制定了新生数据统一交给学校办,其它各个部门均从“数字迎新”系统获取数据的工作方式。在这种方式下,无论是学院还是其它在迎新期间需要使用到数据的部门,都能通过系统获取到自己工作所需的数据,既保证了数据的一致,也减少了各个部门分别处理数据的麻烦。


譬如过去卡务中心拿到的新生照片是以考生号命名的,而通过“数字迎新”系统处理后,可以直接拿到以学号命名的数据,省去了手工处理的步骤。新生体检表通过“数字迎新”系统打印后,省去了学生在空白表格上填信息帖照片的麻烦。

北理工“数字迎新”的前世今生

科迎新期间数据流转示意图


3. 信息采集更加完整


在 2014 年前,新生入学后,教务和学工等部门都是要组织学生进行信息采集的,采集到的信息会在日常工作中使用。但那些信息多数都以纸质版本呈现,辅导员们如果拿不到,也还要重新去采集。通过数字迎新的“网上预报到”环节,学生直接一次性把所有需要采集的信息全部填报给学校,各学院的辅导员对信息的质量进行把控,同时各个需要使用数据的部门,都可以直接从系统中查询、下载相关的数据。


同时,工作小组也规定了各个业务部门在新生入学后不得随意再次进行数据采集,从而减少了对学生的无谓骚扰。


4. 信息发布更加及时


在过去,新生只有在到达学校以后,才能知道自己住在哪个宿舍,因此所有新生到校后需要提着行李到广场的各专业迎新点领取材料,查询自己的住宿位置,于是迎新的广场人满为患。这就是典型信息不对称而造成的问题。


学校通过迎新网微信企业号,提前发布了住宿信息,每个学生都可以查询到,于是就可以让新生到校后直接去宿舍办理入住,把行李放下基本安顿好再到广场的迎新点报到领取材料。


一个小小的顺序转换,既让学校给学生的服务更加人性化,又缓解了迎新广场拥挤的人流,一举两得。




▼      更进一步   


在 2014 年所确立的“数字迎新”的管理模式,一直沿用至今,各个部门之间的配合也更加的顺畅。而“数字迎新”系统和迎新工作,也在不断地改进中。


1. 电子身份的发放


从 2016 年开始,学生“网上预报到”的过程做了一个小小的调整,就是在“网上预报到”前首先注册自己的“统一身份认证”账号。


这项工作,是配合信息办建设“注册中心”详情点击全校信息化语境下的注册中心是个什么鬼)的工作而进行的。注册中心的核心工作,就是要管理好人员的电子身份,而电子身份的安全发放就是其中最基本的工作之一。


过去学校的信息系统都习惯于发设置默认密码,简单点的 123456,复杂点的用生日或身份证号。但在个人信息泄露时有发生的今天,用这些方式发放电子身份是非常不负责的做法。但学生的电子身份发放又和互联网上注册一个账号不完全相同,每一个电子身份必须能够和学校学籍信息一一对应,因此就有了“统一身份认证”的注册过程。


通过将这个环节前置,同时也解决了另一个问题,就是“数字迎新”系统作为学校的一个信息系统,它也是应该用“统一身份认证”登录的。


2. 校园卡统一发放

北理工“数字迎新”的前世今生


一卡通领取处


校园卡统一发放,是学校成立“学生事务中心”以来对迎新现场环节管理改进的一次尝试,比起校园卡由各学院分别发放而言,统一发放有不少好处:


  • 省去学院装袋和的麻烦:没有了校园卡,在一个专业每个学生领到的材料是完全一样的,减少了材料装袋的内容,也省去了发放环节的区分的麻烦;

  • 准确的统计到校人数:过去迎新现场无法准确统计报到人数和未报到人数的问题可以得到解决,一方面训练有素的工作人员肯定能熟练使用系统,另一方面,最后数数剩了几张卡也能瞬间知道还差几个人;

  • 减少对电脑和网络的依赖:校园卡发放的环节将成为现场报到的确认环节,各个学院不再需要通过线上方式进行确认,这样也就解决了现场几十台电脑和它们的连网问题。信息化的管理,讲究的是简单顺畅,并非电脑越多就越先进。


                    北理工“数字迎新”的前世今生
一卡通发放现场

一卡通统一发放,最大的隐忧在于人流集中时会不会拥堵。经过一次实际迎新工作的检验,这是一个通过精心设计和准备可以解决的技术性问题。


3. 微信客服和官方 QQ 群


送孩子来北京上学,对于任何一个家庭来说都是一件大事儿。要做好各个方面的准备,特别是关于档案、户口迁移、助学贷款等等各个方面,每个新生家庭可能都或多或少面临着一些疑问。虽然迎新网已经对绝大多数问题进行了解答,但也拦不住新生和家长们打爆每一个能找到的学校办公电话。


2016 年开始,学校宣传部利用“i北理”微信订阅号的客服功能和官方新生QQ群,志愿者可以在家或者任何能够上网的时候,根据值班安排对新生提供咨询服务。志愿者有管理团队,对问题进行汇总分享,并对志愿者提供信息支持与指导,提升回答成效,对于不能回答的问题,通过指导老师及时与迎新领导小组或相关部门、学院形成直接沟通,将最准确的回复及时转发给咨询者,解决他们的问题。


这支百人志愿者团队,以移动互联网为信息枢纽,不仅及时解决了新生的问题,也及时将学校工作中的不足反应给各个部门,以便及时改进。


▼      写在最后    

2014 年以来参与以“网上预报到”为重点改造“数字迎新”系统这一工作,作者和同事们虽然花了不少时间和精力,但这却是这些年来做的最有价值的事情之一。因为“数字迎新”工作切实地提高了管理效率和管理水平,这一个过程也充分说明了“管理信息化”这一工作的建设核心并非单单系统本身,而是如何全校一盘棋,提高数据质量、重塑管理流程。


也正是几年来参加学校迎新的相关工作,作者认识了很多原本工作上并没有太多交集的同事,知道了招生办火热的七月,资助办坚守的八月,认识了工作在一线以一敌百的新生辅导员和为迎接新生而仔细谋划每个细节的二线领导们。跟这样一个团队一起度过忙碌却有序的暑期,共同完成一件繁琐却有意义的事情,很开心!



本文作者:李凌,北京理工大学网络信息技术中心副主任




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2017 - 10 - 31
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