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2016 - 12 - 06
前言 跨校区递送文件一直是多校区学校师生生活的一大问题。等班车两校区奔波耗时耗力?无法准时送达压力山大?多次往返奔波无果?最近,北京理工大学基于此推出跨校区快递服务应用——“京工飞鸿”。了解北理工历史的人会知道,北京理工大学原名北京工学院,简称京工,1997年,北京理工大学网络中心创立“京工飞鸿”——北理工第一个校内官方BBS论坛,现已关闭。如今,京工飞鸿又重新出现在大家面前,作为中关村校区与良乡校区之间服务于师生之间最专业、最贴心、最高效的快递,历史总是这样,一棒又一棒的交接。“京工飞鸿”是怎么做出来的?文 | 康慨“京工飞鸿”是北理工学生事务中心最近推出的一项两校区文件快递服务,依托研究生助管团队,为师生、部门在两校区之间传递纸质文件建立了一个平台。简单来说:我们是免费的快递。“京工飞鸿”这个名字的历史就不赘述了,我们选这个名字一是适合,二是情怀。点子和名字是有情怀的人想到的,事儿也是一队有情怀的人做起来的。但这里不是要说情怀,联盟上有一个帖子:学生事务中心正式上线,欢迎大家讨论在学校期间办理事务的痛点难点 ,有兴趣可以跟那个楼主讨论情怀。这里想说的是“京工飞鸿”那个系统的事儿,倒不是说系统做得有多好,而是想说系统是怎么做出来的,说系统怎么做出来的也不是想写一个技术文章,更想说的是通过“京工飞鸿”、“宿舍管理”、“综合管理”等若干小系统的开发,加上之前多年信息化相关的工作经历…...
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2016 - 11 - 18
微信企业号发布的高等教育领域的三大案例:北京理工大学,华东师范大学、北京师范大学,此前金智教育研究院已经为大家带来北京理工大学企业号案例分享,本期为您带来华东师范大学刘欢老师关于移动化实践的思考。    学校及信息化部门架构 华东师范大学目前在校的师生人数为4万左右,作为信息化建设的主推部门,信息化办公室员工共有三十余人,分为服务中心、公共信息中心,网络信息安全中心、研发中心等不同部门,按比例计算,平均每位老师需要服务1000名师生的信息化需求。目前,我们信息办中专门负责微信研发、运维的专职老师一共有两位。      信息化工作中的困惑 跟很多学校一样,我们学校在信息化工作中也遇到很多困惑,最大的困惑就是大家投入了很多时间和精力,却没有得到好的口碑,一些师生还是在抱怨,对我们的信息化现状不满意,这是件让人非常沮丧的事情。但我们是否可以从另外一个角度来看待这个问题?我校领导的观点非常具有代表性,就是为什么日常生活中投诉移动、电信的例子很多?因为大家都在使用,而且频率很高,没人投诉反而不正常。而如果大家都不用信息化,不满意的声音反而会少。所以,我们可以把师生的不满意,作为衡量信息化是否深入推进的指标。现在不满意的声音很多,说明至少大家都在运用信息化,都对信息化抱有追求。那么,让我们再来看...
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2016 - 11 - 15
学校概况           中南大学是由原湖南医科大学、长沙铁道学院和中南工业大学合并组建而成,已有百余年的办学历史。学校占地面积5886亩,现有职工1.7万,全日制在校学生5.3万。 中南大学是国家“211工程”首批重点建设高校;国家“985工程”部省重点共建高水平大学;2003年成为“中管高校”;2013年成为国家“2011计划”首批14所牵头高校之一 。学科特色一是拥有世界最完备的有色金属学科体系;二是拥有中国创建最早的西医医院以及医学学科体系;三是拥有国内领先的轨道交通教育体系。师资特色百余年来,学校始终坚持立德树人,涌现了大批师德高尚、学术精湛的大师名家 。在艰难创业年代,中南先辈砥砺前行、教育救国,涌现了一批新中国教育科技事业的开拓者 。 在改革开放新时代,中南人继承创新、高歌猛进,形成了以2名中国科学院院士、14名中国工程院院士领衔的高层次人才群。人才培养特色学校将能力培养与价值塑造相结合,以德为先、实践育人,造就中国特色社会主义事业的建设者和接班人 。学校先后向社会输送了40多万名合格人才,优秀校友遍布海内外,为人类及国家经济社会发展做出了应有贡献 。科研特色2000年以来,学校共获国家科技三大奖82项,其中一等奖、特等奖12项,9个项目入选“中国高校十大科技进展”,获得专利授权275...
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独家丨南京理工大学:综合人事服务建设过程的经验和思考

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日期: 2016-05-04
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南京理工大学(以下简称南理工)隶属于国家工业和信息化部,是国家211工程重点建设高校,并入选“江苏省高层次人才创新创业基地”和国家“创新人才推进计划”国家创新人才培养示范基地。




南京理工大学于今年1月上线了新的综合人事服务,引起了业内的广泛关注。在4月22日苏皖地区高校人事业务交流研讨会现场,南京理工大学人事处副处长王亚群老师做了题为《综合人事建设经验与思考》的分享,以下根据王处分享实录整理:




独家丨南京理工大学:综合人事服务建设过程的经验和思考


今天我主要是把建设信息化的背景、目前开发的状况以及在建设过程当中的一些思考和遇到的一些问题,和大家一起交流。


首先简单介绍下南理工人事处系统的历史状况


2005年进入人事处的时候,我们已经有一个很简单的人事系统在用,但那时候信息化并不是一项工作必须要走的流程,大家会觉得录入数据是一个“额外”的附加工作,所以很少有人去系统里更新数据,导致系统里的数据越来越不准确,最后就形成一个“越不用越不好用——越不好用越不用”的恶性循环。






人事信息化新建设的背景

独家丨南京理工大学:综合人事服务建设过程的经验和思考




到了2009的时候,我们人事处下决心要重新做一个系统,但是当时这个系统也没有用得起来,为什么呢?


一是重复填写。各部门数据割裂,经常重复填写,很多教职工不愿更新或补充数据。


二是数据不全。当时考虑也不够周全,很多数据项没在里面,在工作当中需要的数据没有。


三是维护不佳。这也主要分为两方面,一方面当时那家外包厂商的技术支持跟不上,我们提出来的要求不能满足;另一方面也是因为当时处里面没有专人对接把工作落到实处。系统没有及时维护,大家也都不用了,事实上这套系统很多功能也设计了,年度考核、职称评审、甚至临时工的合同到期提醒都有,但是使用不方便。种种原因,导致了实际上都没有运用起来。


2013年时学校决定要从整个校园的信息化规划的角度进行顶层设计,在之前的现代教育中心的基础上成立了信息化建设与管理处,通过这个部门加强学校信息规划的顶层设计,统筹学校的信息的规划,破除部门边界,分离管理和服务。


过去,科研有科研的系统,教务有教务的系统,人事有人事的系统,而这些系统有着严格的边界,数据标准不一致,不能互相传输、抓取,还要到另一个系统导出来再导进我的系统。


所以学校的信息化处提出了“校级大人事系统”的概念:为教职工个体完成生命周期各阶段的服务获取为目的;以“业务场景”为边界,建立松耦合的小服务,打破部门边界;所有数据实现校级统一、源头管理、授权使用的校级大人事系统转变。




那我们需要建一个什么样的系统呢?




第一是服务教师。能用起来,提高效率,而不增加教师的负担。比如年度考核,为什么有的老师要抵触?因为以前老师只要用word文档,机器里有的数据直接粘贴一下就能打印了,现在还要让他输入信息,教学量科研量,他们当然怨声载道。但我们如果能做到无需他重复填写、直接抓取,自然提高效率,让他们省心了。同时界面美观、操作便捷、使用顺畅,也让老师们用起来更舒心。


第二服务业务。通过数据共享让管理高效,让管理智能,能通过信息化了解到每项工作的状况。




南理工人事信息化建设现状




先说说建设过程:

  • 2013年成立信息化处,后来信息化处进行信息化规划提出要建立大人事的信息化系统,2014年12月学校将人事处信息化建设立项;

  • 2015年1月到2015年4月,进行了整理的需求梳理和调研,和人事处、信息化、组织部、离退休处等几个部门一起进行需求梳理和调研;

  • 2015年5月-2015年12月,确定了整体思路,启动开发;

  • 2016年1月,教职工信息统计分析、个人信息、新进报到正式上线。三月份年度考核和上线,这个上线指业务流程能完全从线上走。所以年度考核上线后,2015年的年度考核全部从线上走,完全使用起来。还有异动管理、离退休这些,也已经完全做好了,近期准备完全上线。


再说说具体建设情况:

第一,配合学校构建统一的网上办事大厅

这与传统的人事信息管理系统不一样:传统的人事信息管理系统是要登录学校的一个平台,再找到人事信息管理网站点击进去;


现在学校有个统一的网上办事大厅,这里面集成了不仅仅是人事部门的模块,还包括其他的模块,包括校办做的办公系统,本科生教学系统等。


涉及到人事处的有教职工信息管理,这里还涉及到权限的分配,不同的部门、学院,有不同的查询权限;我的人事信息查询,可以查询到我个人的信息、教学、科研等信息;新进人员报道的程序,现在我们已经完全能够在线上完成整个报道流程。


第二,建立信息管理机制

  • 确定人员、实现全覆盖。我们目前把教职工信息、干部信息、各类人员信息等全校所有人员信息都管理起来了

  •  明确信息管理权限、源头维护。源头维护就是哪个部门的职责范围内的数据哪个部门维护

  • 核心数据可追溯、可定点追踪。比如“副教授”改为“教授”,什么时候改的、什么人改的都可以查询,并且个人改完,部门还要审核。

  • 查询和统计可授权,保障信息安全。不同的人查询什么信息、学院查询什么信息都有权限控制。


第三,建立个人档案中心

首先是基本信息,现在我们是把能想到的数据都列进去了。除了基本的人事信息以外,我们在个人档案中心里面,也有一些数据要从其他的部门抓取过来,教学工作量、科研成果、科研经费、科研项目等等,包括工资都在个人档案中心的体现。整体上是从单一部门到多部门的共享、静态数据到全生命周期建立个人档案中心的一个转变。


第四,上线查询与统计。可以通过姓名或者工号进行查询,也可以性别、学位、岗位分布、职称、年龄啊等几个条件交叉查询统计,生成各种统计图表,也能点击进去看到具体明细。这个也是我觉得比较棒的地方。


第五,上线新进报道。以前是新进入职报道的教师自己去跑13个部门完成报道手续,但通常一天肯定跑不完,经常到办理部门后发现相关负责人不在,有些服务不到位的学院让老师自己跑,但新老师连校园里的路都不认识,所以至少要2-3天。


去年我们放寒假最后一天,最后一天大家都要赶着放假了,可能大家觉得会报道办理会比较费劲。当天正好有一个新教师来报道,但当时我们已经上线了新进报道服务,这位新老师从启动报道到完成所有二级单位报道只花了20分钟,各单位收到短信就及时处理了,非常方便!一般来讲,现在我们的新进教职工平均1-2个小时都能完成。国资处啊、财务处啊、医院啊、工会啊、保卫处啊这些部门都是可以在网上办理了,不用过去跑了,比如病历卡啊、爱心互助金合同啊、工作证等,后续有时间再去拿就可以了,也会有手机短信通知提醒你。


第六,上线年度考核。我们2015年的年度考核,个人填报、部门审核、学校审核全流程支持全是网上完成。我们可以设置部门的优秀率是多少,超过这个比例报不上来的,这样能有效的控制考核工作的规范性。


另外考核委员会认定的时候,近3000个教职工,要查谁的信息,也能直接从网上调出来看。各个单位有多少人优秀、什么情况都能马上查到,这在以前的都是完全不能做到的。


个人教学、科研数据都是直接从教务部门和科研部门抓取过来的,教职工不用重复填写了。系统刚上线的时候也存在数据不够准确和全面的问题,比如手机号码,以前数据是不全的,但我们在年度考核中设置必须填写个人手机号码,这样就很快完成了全校教师工个人信息的搜集,反向推动了学校数据质量的提升。


上面讲的就是我们目前已经使用的几个模块。整个系统使用的感觉总体上可以总结为这么几点:






简单的体会与思考




这次我们的系统不仅用起来了,感觉用的还不错,我个人感觉这里面有以下几个原因:


一是学校的统筹规划学校成立信息化处,从顶层设计进行规划,不再靠人事处单个部门来推进人事信息化。


二是信息化部门牵头推进。我们人事处大部分是不懂技术的,尤其像我是文科出身,所以我们只提供了需求提出“我们需要什么”,至于具体怎么实现,由信息化处来推动完成的。


三是碎片化服务、逐步上线。一个个服务模块逐步上线,上线后就开始使用,使用过程中反向完善数据,而不是以前一个系统开发完一下子全部扔过来。


四是主动协调、寻求支持、精益求精。我们处里人事科主要负责这次人事建设的相关工作,他们在这个过程中都积极寻求帮助,跨部门主动协调。很多人都很惊讶我们这么多部门怎么协调,怎么让其他部门来愿意积极使用?这里面我们人事科的同仁们确实做了很多工作,他们不断跟其他几个部门做工作,耐心地讲给他们听,让他们了解这个系统,并且详细地告诉他们能带来怎样的便捷。其他部门的同事们只要了解了、使用了,自然有感觉,觉得好用、有效果,自然也愿意一直用了。


另外,我们在整个系统建设过程中其实也发现了一些问题,正在进一步思考中,这里也拿出来跟大家交流下:


第一个是数据的准确。现在南理工已经将人事处有的所有信息都录入进去了,但是现阶段还是不能保证准确,实际上任何时候都不能保证100%准确。后续还有核实、查档等等基础工作。同时怎么保证数据能够及时更新?比如职称评审完了,如何能够第一时间完成数据维护。


第二是信息化的可持续性。现在是校领导非常重视,但是信息化不是买个电视机放在那就行了,还是要持续的维护。学校能不能持续的重视,持续的给与支持?我们也在思考。如果我们能不断完善功能和用户体验。让学校领导和老师们觉得离不开这个系统,那自然会受到重视。


第三个是部门间业务的协同。比如,寒假前我们想上线年度考核,这就要搜集当年度的信息和数据,相关部门说还没有统计出来呢,所以上线计划相对就要后延。;还有一个是开放系统的安全性,怎么在开放的情况下保证数据的安全,也让领导放心。


最后还有如何挖掘数据价值。数据丰富后,要思考的是如何从简单的呈现继续挖掘数据的价值,进行深层次的分析?比如人才引进,应聘时能否输入个人相关信息后,系统能综合其他的数据(比如整个学校教师科研情况、教学情况、论文情况、项目情况等),从而能判断出这个人才能否达到学校的要求?这都是我们进一步在思考和探索的。


谢谢大家!




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2017 - 10 - 31
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