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2016 - 12 - 06
前言 跨校区递送文件一直是多校区学校师生生活的一大问题。等班车两校区奔波耗时耗力?无法准时送达压力山大?多次往返奔波无果?最近,北京理工大学基于此推出跨校区快递服务应用——“京工飞鸿”。了解北理工历史的人会知道,北京理工大学原名北京工学院,简称京工,1997年,北京理工大学网络中心创立“京工飞鸿”——北理工第一个校内官方BBS论坛,现已关闭。如今,京工飞鸿又重新出现在大家面前,作为中关村校区与良乡校区之间服务于师生之间最专业、最贴心、最高效的快递,历史总是这样,一棒又一棒的交接。“京工飞鸿”是怎么做出来的?文 | 康慨“京工飞鸿”是北理工学生事务中心最近推出的一项两校区文件快递服务,依托研究生助管团队,为师生、部门在两校区之间传递纸质文件建立了一个平台。简单来说:我们是免费的快递。“京工飞鸿”这个名字的历史就不赘述了,我们选这个名字一是适合,二是情怀。点子和名字是有情怀的人想到的,事儿也是一队有情怀的人做起来的。但这里不是要说情怀,联盟上有一个帖子:学生事务中心正式上线,欢迎大家讨论在学校期间办理事务的痛点难点 ,有兴趣可以跟那个楼主讨论情怀。这里想说的是“京工飞鸿”那个系统的事儿,倒不是说系统做得有多好,而是想说系统是怎么做出来的,说系统怎么做出来的也不是想写一个技术文章,更想说的是通过“京工飞鸿”、“宿舍管理”、“综合管理”等若干小系统的开发,加上之前多年信息化相关的工作经历…...
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2016 - 11 - 18
微信企业号发布的高等教育领域的三大案例:北京理工大学,华东师范大学、北京师范大学,此前金智教育研究院已经为大家带来北京理工大学企业号案例分享,本期为您带来华东师范大学刘欢老师关于移动化实践的思考。    学校及信息化部门架构 华东师范大学目前在校的师生人数为4万左右,作为信息化建设的主推部门,信息化办公室员工共有三十余人,分为服务中心、公共信息中心,网络信息安全中心、研发中心等不同部门,按比例计算,平均每位老师需要服务1000名师生的信息化需求。目前,我们信息办中专门负责微信研发、运维的专职老师一共有两位。      信息化工作中的困惑 跟很多学校一样,我们学校在信息化工作中也遇到很多困惑,最大的困惑就是大家投入了很多时间和精力,却没有得到好的口碑,一些师生还是在抱怨,对我们的信息化现状不满意,这是件让人非常沮丧的事情。但我们是否可以从另外一个角度来看待这个问题?我校领导的观点非常具有代表性,就是为什么日常生活中投诉移动、电信的例子很多?因为大家都在使用,而且频率很高,没人投诉反而不正常。而如果大家都不用信息化,不满意的声音反而会少。所以,我们可以把师生的不满意,作为衡量信息化是否深入推进的指标。现在不满意的声音很多,说明至少大家都在运用信息化,都对信息化抱有追求。那么,让我们再来看...
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2016 - 11 - 15
学校概况           中南大学是由原湖南医科大学、长沙铁道学院和中南工业大学合并组建而成,已有百余年的办学历史。学校占地面积5886亩,现有职工1.7万,全日制在校学生5.3万。 中南大学是国家“211工程”首批重点建设高校;国家“985工程”部省重点共建高水平大学;2003年成为“中管高校”;2013年成为国家“2011计划”首批14所牵头高校之一 。学科特色一是拥有世界最完备的有色金属学科体系;二是拥有中国创建最早的西医医院以及医学学科体系;三是拥有国内领先的轨道交通教育体系。师资特色百余年来,学校始终坚持立德树人,涌现了大批师德高尚、学术精湛的大师名家 。在艰难创业年代,中南先辈砥砺前行、教育救国,涌现了一批新中国教育科技事业的开拓者 。 在改革开放新时代,中南人继承创新、高歌猛进,形成了以2名中国科学院院士、14名中国工程院院士领衔的高层次人才群。人才培养特色学校将能力培养与价值塑造相结合,以德为先、实践育人,造就中国特色社会主义事业的建设者和接班人 。学校先后向社会输送了40多万名合格人才,优秀校友遍布海内外,为人类及国家经济社会发展做出了应有贡献 。科研特色2000年以来,学校共获国家科技三大奖82项,其中一等奖、特等奖12项,9个项目入选“中国高校十大科技进展”,获得专利授权275...
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东南大学:以OA建设为抓手,做好办公室管理服务的“加减法”

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日期: 2015-11-05
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东南大学:以OA建设为抓手,做好办公室管理服务的“加减法”

编者按:

作为国内首批建设办公信息化的高校之一,“抢先起跑”的东南大学并不止步于让其OA系统“赢在起跑线”,也不妄求于简单的一步到位“冲刺短跑”,而是选择持续优化完善的“耐力跑”,12年来从未中断。个中运营之道,且看本期揭秘!

东南大学:以OA建设为抓手,做好办公室管理服务的“加减法”



从2003年正式启用办公自动化系统至今,东大OA系统为学校服务12个年头期间经历一次升级,目前系统拥有50余项服务功能、30条业务流程。在线用户近2000人。年平均发文1000余年平均收文近千条、年平均发布学校文件近千条(以上数据截止2014年12月)。


东南大学:以OA建设为抓手,做好办公室管理服务的“加减法”


目前,东大正在进行第二次系统升级,升级内容为:优化系统底层架构、完善交互性能、简化系统的管理维护等。我们先来粗略围观一下东大OA建设12年走过的历程:


2002

启动一期建设

一期建设完成个人办公、公文管理、会议管理、信息管理、日常办公、公共信息、用户管理等模块建设;

完成从C/S(客户端方式)向B/S(浏览器方式)的转变;

2003

制度、机制建设

制定规章制度:《东南大学电子化办公系统公文归档与管理暂行办法》;

建立二级管理机制:

1)学校层面:校级秘书、部门秘书、系统管理员;

2)部门层面:部门领导、部门秘书、普通人员;

2005

与档案系统对接

提供实时电子归档、查询服务;

2006

开通VPN

提供校外登录OA服务;

2007

启动二期建设,并完成第一次升级

底层框架从Domino5升级到Domino 7;

完全改用B/S模式下,操作更人性化;

根据一期使用情况,对系统进行进一步改造、优化,增加管理员的维护功能、增加工作交替功能、增加网上开户/销户审批流程;

2008

接入学校数字化校园

完成数字化校园的统一身份认证,接入东大门户,增加系统自助监控与预警功能;

2010

功能新增

增加公文办理督办提醒功能;增加公文修改申请功能;

2012

与组织、人事系统对接

实现干部信息、机构信息的抓取功能;

2013

功能新增

增加部门收文功能

2015

启动三期建设中

底层框架从Domino平台升级到主流的Java平台;

历史数据集成与整理归类,增强查询功能,增加印章、协议等管理功能和PDF版式签章功能、会议全程管理功能、统计分析功能;

增强系统的开放性,与信息公开等系统做对接、增加移动OA;

重构系统界面。



从以上时间表我们可以看到,东南大学几乎每年都会进行OA系统的优化!这样的节奏让人在惊叹之余不禁要问:



为什么东南大学能够坚持十二年都在用OA,

并且服务应用在不断的深化与完善?




带着大家的关注和疑问,我们专访了东南大学校办刘丽勤老师,根据刘老师的口述整理了此文,在此与大家分享,欢迎更多老师来跟我们交流!


东南大学:以OA建设为抓手,做好办公室管理服务的“加减法”
刘丽勤
东南大学校办秘书
校领导联络秘书
OA建设主要负责人



(下文中 WOA=金智教育OA团队 刘=刘丽勤老师)


WOA:我们了解到历年来,有许多高校都曾到东大学习交流OA系统建设,大家都有一个共同的关注点:为什么东南大学的OA系统十几年来一直使用得非常好?



刘:在我分管东大OA这十几年中,确实接待过很多高校来调研,大家问的最多的问题主要是:构建OA的抓手是什么?关键要素是什么?为什么我们设计的系统用不起来,很多老师不愿意用?


首先,“设计”一个好的系统至关重要,它一定是能帮助我们,而不是给工作添乱的,这就要求系统要“简单、易用”;

东南大学:以OA建设为抓手,做好办公室管理服务的“加减法”


其次,作为OA的设计者要对全校的办公服务有深入的了解,知道如何构建便利、方便的流程,将各个服务部门串联起来并且要制定相应的规章制度,即制度管人、流程管事,所有部门按照规章制度、服务流程来办理;


最后,学校将所有的工作进行分工,实现“合作分工、各司其职”办公室做好督办与提醒


东大就是有了这样的三步曲,才能将自动化办公从概念落到实处,真正用起来,为广大办公人员服务。



WOA:督办确实是校办很重要的一项工作东大又是如何做好督办、催办工作的?



刘:在系统刚刚使用阶段,确实我们也出现过漏办的情况。为了解决这个问题,我们增加了“提醒”功能,设置了两种办理提醒:


其一:期限办理提醒。在文件、事项、会议快到办理期限时,系统会自动提醒校秘书与部门秘书,以便按时完成要上报的事项;


其二:意见提醒。在传阅文件时,如果某位领导或者办理人员有具体意见时,系统会自动提醒校秘书,校秘书可根据意见进行再次办理。



WOA东大的OA系统每年都有一些新变化,为什么?



凡事都不是一成不变,我们在工作中一直在考虑着管理服务工作的“加减法“。如何进一步做好服务工作,优化管理流程始终是我们管理人员需要不断思考的问题,实现”加减法“一定需要信息化的技术支撑,这里几个例子:



1
人员维护“该同步同步,该放权放权”



我们以前系统中的人员信息是由OA系统管理员手工维护的。这种方式一来给系统管理员增加了很大的工作量,二来信息更新不及时。为解决此问题,我们做了两项改进:

一是领导人员信息全部自动去组织系统抓取,实现自动获得;

二是普通人员信息的管理权限下放到各部门秘书,由部门秘书网上申请,人事系统自动判别、审核。


东南大学:以OA建设为抓手,做好办公室管理服务的“加减法”

人员同步界面(新版界面升级中)



2
增加印章管理功能,用流程规范用印、用件的办理



为进一步规范印章、证件管理,增加印章刻制、注销流程、用印申请流程、用件申请流程。根据学校印发的《东南大学行政校级印章、证件使用与管理办法》、《东南大学行政印章管理规定》,学校取消了纸质用印本,对用印种类进行梳理、分类,按照文件要求制定印章的刻制和注销流程等,这些制度能否很好的落地执行,系统提供了很有力的支撑。



东南大学:以OA建设为抓手,做好办公室管理服务的“加减法”

印章使用申请界面(新版界面升级中)


东南大学:以OA建设为抓手,做好办公室管理服务的“加减法”

印章刻制申请界面(新版界面升级中)



3
增强系统间的关联,将OA信息推送至其他系统



系统中有一些功能模块要适时地删除。我们以前没有信息公开系统,所有信息公开的内容都走OA里流转。而目前学校信息公开办公室已完成信息公开系统的建设,OA中这个功能模块我们将取消。取而代之的是,我们开始关注如何将OA信息及时高效地推送到信息公开网站或者信息公开手机服务端。



WOA:我们听说东大分管校领导也很重视信息化建设工作?



刘老师:对的,分管信息化建设的校领导很支持这项工作。当我们很多信息系统上线后,各级领导的批示工作都可以在线上的“待办”中完成,批阅工作不再受时间、地点的限制,提高工作效率。有一位领导曾经对我们说过看来确实有很多事务性工作可以交给计算机去做,这样我们就可以有更多的时间思考其他事情”。


我们通过系统实现流程的规范,不会出现让老师乱跑部门的现象,也解决了找领导签字难的情况。秘书也不必像以前一样,不断地去打搅领导、汇报处理事项,而是全部通过系统发给上级领导,领导在方便的时候集中处理,提高了办事效率。


学校领导、各部门单位对办公自动化建设给予充分的肯定与支持,大家觉得很多时候看起来是一个很小的改变,却解决了学校管理服务中的一个大问题。


目前我发现延误工作的现象在我们学校很少很少,每一位校领导、处领导、OA秘书应该都形成习惯了,每天上班第一件事情就是处理OA待办



WOA:您觉得东大用OA之后最大的收获是什么?



刘老师:信息化让我们这些管理服务人员能够从单一、程序化的日常事务中腾出手来,有更多的时间去学习、去思考,进一步优化服务、提高服务质量,进入一个“服务-改善-更好服务”的良性循环。当然信息化的成败,最重要的还是领导的支持,我们学校确实比较幸运,校领导对信息化工作给予了很大的支持与鼓励。



后记

眼下正值各高校开展十三五规划之际,各大高校都在探索和寻求信息化的可持续发展之道。


在采访的最后,刘老师说,接下来她思考和关注的是,如何基于学校多年OA积累的数据,为全校教职工提供更好地精准化服务。


可以预见:大数据+服务,新的一轮高校信息化服务抢滩战又将开始了!




东南大学

Southeast University


起源于1902年建校的三江师范学堂,现简称东大,坐落于南京市,是中央直管、教育部直属的副部级全国重点大学,中国著名的建筑老八校之一。
国家“211工程”、“985工程”首批重点建设的大学,是“卓越工程师教育培养计划”、“卓越医生教育培养计划”、“2011计划”、“111计划”入选高校,“卓越大学联盟”、“中俄工科大学联盟”、“中欧工程教育平台”主要成员。





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2017 - 10 - 31
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